Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

347 СПРАВКА Кадровое делопроизводство

Выдача справок и копий документов работникам

Получение льгот и выплат, подтверждение дохода — по этим и многим другим причинам работники периодически запрашивают в кадровом отделе справки и копии документов. И работодатель (а вернее, ответственное лицо) должен предоставить их в течение трех дней с момента подачи письменного заявления. Документы выдаются безвозмездно.

Порядок выдачи документов сотрудникам прописан в ТК РФ (ст. 62).

Какие документы может получить работник?

К числу документов и их копий, на которые может рассчитывать сотрудник, относятся:

  • копии или выписки из приказов о приеме, отпуске, переводе на другую должность, увольнении;
  • справка с места работы с указанием информации о зарплате и других сведений;
  • копия или выписку из трудовой книжки.

Могут быть предоставлены и другие документы. Их вправе запросить как настоящий, так и бывший работник организации. Уволенный сотрудник может получить документы в тот же срок по заявлению.

Правила оформления справок и выписок

Справки и выписки оформляются только на фирменных бланках организации, либо на бланках по формам, установленным законом (например, 2-НДФЛ). После их составления документы необходимо отдать на подпись генеральному директору. Без подписи такой документ не считается действительным. Вместо директора подпись может поставить другое лицо, уполномоченное на это.

Правила оформления копий

Копии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами. Копии необходимо заверить — без заверения они не считаются действительными.

Под заверением подразумевается надпись «Верно» на каждой странице копии. На последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о трудоустройстве или переводе на иную должность необходимо прописать, что работник еще числится в организации.

Кроме того, необходимо указать должность лица, заверившего копию (это кадровик). Сотрудник кадрового отдела также оставляет подпись, расшифровку к ней (фамилию, имя, отчество), указывает дату выдачи копии и ставит печать.

Документы, с которыми возникают сложности

Существует ряд спорных ситуаций, с которыми сталкиваются работодатели и работники. Это касается выдачи следующих документов:

  • справок по форме 2-НДФЛ. Некоторые руководители отказываются выдавать данную справку, что противоречит не только Трудовому, но и Налоговому кодексу РФ;
  • характеристик с предыдущего места работы (работодатель не обязан предоставлять характеристику своему бывшему сотруднику, её предоставляют по усмотрению директора);
  • копий локальных актов, так или иначе связанных с трудовой деятельностью работника (это могут быть приказы о премировании, правила внутреннего распорядка и другие документы).

В статье 62 ТК РФ не прописан точный перечень документов, на которые может рассчитывать сотрудник, поэтому у работодателя нет достаточных причин для отказа.

Любые документы, связанные с трудовой деятельностью, работник может получить даже в том случае, если уже не числится в организации.

Административная ответственность за отказ или несвоевременную выдачу документов

При несвоевременной выдаче справок и копий, либо отказе работодателя работник вправе отправиться в трудовую инспекцию. После проверки она может наложить на организацию и ее руководителя штраф (в соответствии с КоАП РФ — ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12).

Юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 30 до 50 тысяч рублей. Индивидуальный предприниматель или руководитель организации — на сумму до 5000 рублей.

Штрафы предусмотрены в трех случаях:

  1. при отказе в выдаче документов;
  2. при просрочке;
  3. при платной выдаче (если в правилах трудового распорядка это прописано).

Любые действия, которые противоречат трудовому законодательству, могут повлечь за собой административную ответственность.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
— что проверяет трудовая инспекция и как подготовится к проверке

347 СПРАВКА Кадровое делопроизводство

Модуль «Кадровый электронный документооборот» реализуется на базе СЭД WSS Docs. С его помощью кадровые службы оптимизируют рутинные процессы, связанные с управлением персоналом. За счет прозрачности процессов данное решение помогает сократить риски допущения ошибок в документах и предотвратить потерю внутренней информации.

Читать еще:  4 ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА СТРОИТЕЛЬНОГО ПОДРЯДА

Модуль решает следующие бизнес-задачи:

  • Оптимизация кадрового делопроизводства, включая прием на работу, формирование различных приказов, договоров, справок, заявлений и прочее
  • Согласование документов в единой системе
  • Обеспечение безбумажного кадрового документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи
  • Безопасное хранение кадровой документации

Организация приема сотрудников на работу

По запросу инициатора из группы ЦО в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника. После чего документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью электронной подписи. Далее документ автоматически регистрируется и переходит на оперативное хранение.

Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Любой сотрудник может самостоятельно запустить в системе процесс увольнения или перехода в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов через систему, к рассмотрению и согласованию подключаются все заинтересованные службы.

Виды документов, которые может инициировать сотрудник:

  • Заявление о выдаче трудовой книжки
  • Заявление об увольнении
  • Заявка на перевод

Автоматизация работы с внутренними приказами

Типы приказов, которые можно автоматизировать с помощью модуля «Кадровые документы»:

  • Приказ о возложении обязанностей
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику
  • Приказ о прекращении трудового договора с работником
  • Приказ о приеме работника на работу
  • Приказ об изменении личных данных работника
  • Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
  • Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее – направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления.

Ознакомление персонала с документом происходит с помощью решения, принимаемого пользователем в СЭД. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.

Автоматизация процесса работы с кадровыми заявками и заявлениями

В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявку на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно подать и другие заявления:

  • Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
  • Заявление об изменении личных данных
  • Заявку на выполнение дополнительной работы
  • Справку о работе или 2-НДФЛ.

Процессы Согласования, Подписания и Ознакомления проходят в рамках одного этапа «Согласование», но в разных соответствующих подблоках. Штамп о подписании и штампы об ознакомлении проставляются уже в печатную форму. Как только последний работник ознакомится с документом и подпишет его ЭП, карточка переходит на Оперативное хранение, а документу автоматически присваивается регистрационный номер.

Модуль кадровых документов поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.

По вашему запросу мы проведем бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и расчитаем стоимость внедрения.

Кадровый учет аутсорсинг

В се больше предпринимателей и руководителей организаций в современном и стремительно развивающимся мире переводят отдельные структуры своего бизнеса на аутсорсинг. Лидирующие позиции в аутсорсинге удерживают финансовые и бухгалтерские услуги. Аутсорсинг услуги можно заказать как в комплексе, так и по отдельным участкам. Кадровое делопроизводства пользуется большим спросом среди услуг отдельного участка бухгалтерского учета. Каждая организация обязана ввести кадровый учет и соблюдать все нормы трудового права. Необходимо постоянно следить за всеми изменениями и обладать обширными знаниями кадрового делопроизводства. Доверьте данный участок бухгалтерского учета профессионалам. Заказав аутсорсинг делопроизводства у компании ОКНЕСУ вы получаете надежного и ответственного партнера, даем полную гарантию, что все услуги будут оказаны качественно и в срок.

Читать еще:  Как Получить Справку 182Н Если Организация Ликвидирована

Основная цель нашей организации – оказание услуг высочайшего уровня, выстраивания прочных и долгосрочных партнерских взаимоотношений с нашими клиентами. Компания ОКНЕСУ предоставляет гарантию на все оказанные бухгалтерские услуги. Мы станем вашим надежным партнером!

Один из основных участков бухгалтерского учета является кадровый учет. Кадровое делопроизводство ведется на основе первичных документов и внутренних нормативных актов по труду.

Что входит в услугах кадрового учета:

  • Прием персонала в штат – подготовка полного комплекта документов (приказы о приеме и увольнении, командировок, отпускных, взысканий).
  • Оформление — больничных листов, справок с места работы.
  • Составление штатного расписания, табеля учета рабочего времени на основании учредительных документов, правил внутреннего распорядка.
  • Движение персонала в организации (на предприятии) – карьерный рост или перевод с одного отдела в другой.
  • Расчет и начисление страховых взносов и налогов.
  • Сдача отчетности в контролирующие органы.
  • Создание личных карточек по каждому сотруднику.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства стоимость

Подготовка первичных кадровых документов для последующего ведения учета

Перечень разовых работ по ведению кадрового учета
аутсорсинг кадрового делопроизводства

  • Сотрудники аутсорсинговый компании являются внешним кадровиком. Это позволяет сократить издержки по зарплате и страховым взносам.
  • Экономия на оборудование для рабочего места, программное обеспечение, лицензий и дополнительные расходы связанные с повышением квалификации персонала.
  • Организация корректного документооборота и сведения всех ошибок к минимуму.
  • Консультация высококлассных специалистов.

Почему выбирают именно нас

Мы берёмся только за тот объём работы, который можем выполнить на должном уровне не ослабляя контроль и не снижать качество услуг по сопровождению текущих клиентов на аутсорсинге. Наши специалисты не перегружены работой, если мы понимаем, что предлагаемая нам новая работа отразится на качестве исполнения текущих обязательств, мы откажемся от неё. Сотрудничество с нами означает, что обслуживание клиентов на аутсорсинге никогда не будет пущена на самотёк!

В своем деле мы профессионалы. Наши специалисты постоянно подтверждают свою квалификацию, посещают семинары, форумы и различные курсы бухгалтерского учета. Мы всегда в курсе всех изменений в правовом, трудовом и НК.

Страховка от ошибок

В случае предъявления требований от НК РФ по уплате штрафных санкции за несвоевременную сдачу отчетности или по статье 15.11 КоАП РФ “Грубое нарушение требований к бух. учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности”, за период обслуживания в компании ОКНЕСУ, ущерб будет возмещен в соответствии с условиями договора.

Большинство аутсорсинг услуг оказанные компанией ОКНЕСУ оплачиваются по факту оказания услуг. Это значит, что клиент в полной мере может оценить качество оказанных услуг до оплаты.

Лучшее соотношение « цена — качество ».

Заказывая бух. услуги в компании ОКНЕСУ можете быть уверенным в том, что получите качественные услуги от высококвалифицированных специалистов по оптимальной цене.

Компания ОКНЕСУ предоставляет полный спектр бухгалтерских услуг на аутсорсинге, начиная от консультирования по любым возникающим вопросам бухгалтерского учета и налогообложения и заканчивая восстановлением учета. Уровень обслуживания и кооперации вас приятно удивит.

Мы высоко ценим каждого клиента. Прекрасно понимаем, как важно получить необходимые услуги вовремя. Все поставленные задачи гарантированно исполняются в согласованные сроки.

Идеология компании ОКНЕСУ заключается в оказании профессиональных услуг высочайшего уровня. Именно такой подход к делу позволяет выстраивать прочные и долгосрочные взаимоотношения с клиентами.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах

Каждый способ имеет преимущества и недостатки. Плюс централизованного учета – полный контроль над документацией и процессом ее формирования. Недостаток – много расходуется денег и времени на организацию делопроизводства, командировки, связанные с передачей некоторых видов документов. Также организация самостоятельного процесса управления подразумевает обеспечение сотрудникам возможности ознакомиться с оригиналами кадровых бумаг.

Читать еще:  Договор пожизненного содержания с иждивением Судебные споры

К плюсам децентрализации можно отнести своевременность издания документации и ознакомления с ней сотрудников под подпись. Но данный способ целесообразен при наличии у филиала достаточного количества полномочий, позволяющих принимать отдельные решения по кадрам, делать аудит персонала, восстанавливать документы, прочее. При выборе децентрализованного способа ведения отчетности важно, чтобы это не оказало негативного влияния на работу компании.

Как ведется кадровое делопроизводство

В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

А для новичков мы крайне рекомендуем к прочтению нашу статью про управление персоналом что это за профессия и кем можно работать в этой сфере, а главное, почему она так перспективна и сулит отличный карьерный рост.

Произвольные справки

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно хранить и анализировать любые справки, предоставленные сотрудником.

В карточке Сотрудника по ссылке Справки открывается список произвольных справок этого человека (рис. 3). При внесении новой справки (по кнопке Создать) можно добавлять новые произвольные виды справок.

К электронному документу Справка можно присоединить файл с копией предоставленной справки. Благодаря тому, что информация из справок разнесена по полям электронных документов, по ним можно строить выборки и отчеты.

Проанализировать справки можно в меню Кадры — Кадровые отчеты — Справки сотрудников. А наличие присоединенной скан-копии обеспечит возможность напечатать ее в любой момент.

Коротко о главном

Если сотрудник перешёл на цифровой формат трудовой книжки, сведения о его трудовой деятельности содержит СТД-Р. При увольнении такого сотрудника или по его требованию работодатель обязан выдать справку в бумажном или электронном виде.

В разделе «сведения о работнике» нужно указать ФИО сотрудника без сокращений, 11-значный СНИЛС и дату рождения.

В раздел «сведения о работодателе» кадровик или бухгалтер должен вписать наименование юрлица полностью, ИНН, КПП и 12-значный регистрационный номер в ПФР.

В раздел «сведения о трудовой деятельности» необходимо включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работником.

Срок выдачи СТД-Р по требованию сотрудника составляет три рабочих дня. Если сотрудник увольняется, справку нужно отдать в последний рабочий день.

Если уволенный сотрудник не забрал СТД-Р, работодатель может отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении. Это освободит директора от ответственности за непредоставление справки.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector