Ведение договоров 60

Несколько основных правил составления Договоров:

1) При заключении любого Договора нужно четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по результатам его реализации и согласовать с контрагентом важные моменты для обеих сторон по оформлению, подписанию и исполнению такого Договора.

2) Если предложение о заключении Договора поступает от неизвестной организации, необходимо провести всестороннюю проверку контрагента и провести тщательный анализ предложенного проекта Договора на всевозможные риски.

В таких случая, лучше всего, заключать Договор, разработанной заинтересованной стороной, а не получать готовый проект от контрагента.

Подписант, представляющий интересы контрагента, может действовать на основании Устава или же Доверенности.

4) Ни в коем случае не допускать двусмысленности условий договора и нечеткости фраз, которая может привести к нарушениям условий Договора.

5) Четко оговаривайте сроки выполнения условий по Договору для того чтобы избежать затягивания получения какой-либо услуги или поставки товара.

6) Четко оговаривайте условия оплаты оказываемой услуги по Договору. Из-за размытых формулировок в данном пункте, Вы можете остаться без оплаты оказанных Вами услуг.

7) Обязательно, при составлении проекта Договора привлекайте компетентных юристов, они помогут не только грамотно сформулировать ту или иную фразу, но и снизить всевозможные риски.

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

• порядковый номер записи в журнале,
• номер регистрации по утвержденному правилу,
• тип договора,
• предмет (суть) договора,
• дата заключения,
• срок действия,
• наименование стороны-контрагента,
• ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
• место хранение журнала.

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Журнал регистрации договоров ООО«Компания»

Дата начала: 11.01.2019

Место хранения: Отдел поставок

Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.

Дата окончания: «____» __________ 2019 г.

Срок действия договора

Договор поставки мебели

Договор поставки офисной мебели

Поставка офисной мебели по приложениям

№1 – перечень товара;

№2 – перечень комплектов

Договор поставки мебельной фурнитуры

№1 – перечень товара

Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.

Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.

Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по ссылке.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

4 500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы! Новости СМИ2

На каждом предприятии заключаются договоры (трудовые, на поставку, приобретение товара). Как правило, они хранятся в архивах. Для удобства пользования этими документами, а также устранения причины их утери ведется их учет. Заводится специальный журнал, в котором фиксируются реквизиты договоров, дополнительных соглашений к ним, а также устанавливается хронология их движения.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

• специалисты из отдела безопасности компании;
• юристы предприятия;
• специалисты из финансово-экономических служб.

В услугу сопровождения может быть включено:

• составление дополнительного соглашения;
• документирование переписки между сторонами в отношении значимых действий;
• претензионная работа — юридически грамотное документальное оформление претензий;
• помощь в решении проблем, если спорная ситуация произошла по вашей вине;
• составление актов выполненных работ (формы КС2, КС3), ведение журнала учета выполненных работ (КС6а), составление формы на списание материалов (М29);

Наконец, особой благодарности разработчики из Arax Group заслуживают от сисадминов. Программа предназначена для работы в сети (притом и для одновременной обработки договоров на разных компьютерах). А потому расположение установки по умолчанию в корневой папке диска C: — приятная мелочь для администраторов. Таких небольших «вкусностей» для облегчения установки и настройки в «Ведении договоров» множество. Главное, пожалуй, — подробный и грамотно расписанный файл справки. Другое достоинство, не так часто встречающееся среди такого класса программ — возможность работы в среде MS SQL.

«Ведение договоров» работает и с e-mail напоминаниями, не требуя доступа к почтовым программам. Отправления писем о сроках выполнения/контролирования договоров происходит непосредственно из приложения. Встроенный почтовый клиент (его функциональность строится исключительно на требованиях к уведомлениям и их отслеживанию) находится в меню «Сервис». А это меню — отдельная тема для отдельной статьи — но в рамках сегодняшнего обзора мы пройдёмся по его «вкусностям» лишь вкратце.

Помимо возможностей почтового клиента, здесь присутствует встроенная утилита резервного копирования, экспорт и импорт журналов событий из/в Excel (поддерживается и бесплатный пакет OpenOffice), архивирование устаревших договоров, настройка уровней доступа к программе.

Так как «Ведение договоров» изначально создана для совместной многопользовательской работы, то разработчики предусмотрели, что права у пользователей будут неравными. Всего предусмотрено 5 уровней доступа к данным о договорах: два базовых («Только просмотр» и «Только согласование»), без возможностей редактирования, создания или изменения данных; «Только ввод» (к примеру, для возможности введения данных о контрагентах или банках), уровень «Пользователь» — главный для работников предприятия, занимающихся делопроизводством — с практически полным доступам к ведению документации, и «Администратор» — возможность работы с меню «Сервис» (настройка почтового клиента, добавление других пользователей, резервное копирование).

Процедура подготовки и заключения договоров

Обычный порядок заключения договоров в организации состоит из нескольких этапов.

1 этап — подготовка проекта.

Это предварительный текст, который разрабатывается подразделением, в компетенции которого сама сделка (коммерческий отдел, отел закупок, сбыта и т. д.).

Проект содержит преамбулу, основную содержательную часть (предмет сделки), права, обязанности и ответственность сторон, условия (цена, сроки, способ расчета и т. д.), порядок урегулирования споров, адреса и реквизиты сторон.

На подготовительном этапе происходит и оценка рисков работы с контрагентом.

2 этап — согласование и визирование документа.

Стандартная процедура заключения договоров в организации включает в себя предварительное согласование со всеми компетентными и заинтересованными сторонами.

Профильное подразделение-исполнитель, бухгалтерия и, в заключение, юристы оценивают проект с точки зрения целесообразности, рисков, формы и существа документа и т. д. При необходимости согласовываются и вносятся замечания и правки. То же самое делает контрагент.

3 этап — подписание, регистрация и хранение.

Подпись уполномоченными лицами означает, что сделка вступила в силу и передается на исполнение.

Следующий шаг — регистрация договоров — в организации производится в специальном журнале учета. Сведения, которые в него заносятся, компания определяет сама, но как минимум это дата и номер сделки. Журнал хранится у секретаря, юриста или другого уполномоченного сотрудника.

Форма возможна любая, хоть старинная «амбарная книга», хоть специальная программа для регистрации договоров, но во многих организациях предпочитают обе. Электронная база — дело хорошее, но продублировать хотя бы минимальные сведения на бумаге не повредит.

Сами договоры хранятся в организации не менее 5 лет. Хранение подразделяют на:

• текущее (срок зависит от срока сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
• архивное (порядок хранения и дальнейшей передачи определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 — в зависимости от вида документа).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Договоры с контрагентами

На первой закладке указываем наименование, номер и дату, статус и период действия.

Также выбираем организацию (можем и банковский счет выбрать, будет подставляться в платежные документы) и контрагента (в поле покупатель подставляется соответствующий партнер)

На второй закладке настраиваются условия расчетов, выбирается детализация (можно по договорам, по заказам или по накладным) и условия запрета отгрузки по договору:

На следующей закладке выбирается аналитика финансового учета: группа фин.учета и статья ДДС. Как мы помним, такие же поля были и в соглашении. Так вот, если используется договор, то для данной операции группа фин.учета и статья ДДС будут заполняться из договора, в противном случае — из соглашения:

На последней закладке можем заполнить произвольный комментарий:

Из карточки договора можем создать следующие объекты системы:

Соглашения и договоры для операций закупки создаются точно так же.

Другие уроки по теме «Расчеты с контрагентами, подотчетными лицами»

Создание карточек партнера и контрагента, регистрационные и контактные данные, банковский счет.

Как учитывать взаиморасчеты с контрагентами, оформлять взаимозачет задолженности, делать сверку расчетов.