Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист что лучше и дешевле?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг или штатный специалист: что выбирает малый бизнес в России?

Дмитрий — владелец небольшого веб-агентства в Туле. Основные заказчики — московские фирмы, иногда обращаются клиенты из других стран. Работы хватает как для дизайнеров и программистов, так и для бухгалтеров. Правда, последнее время все чаще повторяется ситуация — сотрудник подходит к Дмитрию и говорит: «Наши бухгалтеры опять напутали…», на что Дмитрий, нахмурив брови, сурово отвечает: «Если они считают, что не могут с этим справиться, пойдите и скажите им одно слово: «А-УТ-СОР-СИНГ!». После этого проблема решается. До следующего раза.

Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг все более востребован среди малого бизнеса, у которого нет бюджета на содержание штатной бухгалтерии. Какие преимущества видят в нем предприниматели, какие есть подводные камни, что говорят те, кто уже успел перейти на современный формат и те, кто продолжает сотрудничать с бухгалтером в штате?

Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи

Преимущества и недостатки штатной бухгалтерии

Преимущества штатной бухгалтерии

  • Бухгалтерия в штате удобна прежде всего тем, что находится в непосредственной близости от руководителя, что создает у последнего ложную уверенность, что бухгалтерские процессы под контролем.
  • Сотрудник в штате вызывает больше доверия, чем представитель другой компании.
  • Считается, что штатный бухгалтер не передаст на сторону информацию, которая составляет коммерческую тайну.

Недостатки штатной бухгалтерии

Вместе с тем, наличие бухгалтерии в штате влечет за собой массу неудобств для генерального директора.

Необходимо постоянно держать «руку на пульсе» происходящего в бухгалтерии, поддерживать с ним хорошие отношения, решать массу организационных и управленческих задач, чтобы бухгалтер хорошо выполнял свою работу.

  • Руководитель должен постоянно контактировать с бухгалтером и контролировать качество его работы, оплачивать услуги аудитора.
  • Искать замену штатному бухгалтеру в случае его увольнения или исчезновения. Руководитель зачастую не может объективно оценить квалификацию бухгалтера при приеме на работу (в случае отсутствия у генерального директора бухгалтерского образования и опыта)
  • Необходимо решать вопросы, связанные с организацией рабочего места бухгалтера, подключения компьютерной техники, программы 1С, справочно-правовых систем, оплаты участия в семинарах, и подписки на профессиональную литературу.
  • Платить бухгалтеру зарплату, а государству — «зарплатные» налоги, оплачивать время его «простоев» (больничные, отпуска)
  • Мотивировать на правильное отношение к работе (для любого штатного сотрудника вы прежде всего работодатель, который «всегда должен»).
  • Кроме организационных и управленческих задач, которые нужно решать в случае наличия штатной бухгалтерии, есть и другие, напрямую влияющие на финансовый результат компании. Например, штатный бухгалтер не несет финансовой ответственности за ошибки в бухгалтерском учете, соответственно возможные штрафы, пени и пр. лягут на плечи компании. А конечная ответственность за правильность бухучета и уплату налогов лежит на генеральном директоре (для информации, в налоговых декларациях даже нет места для подписи главного бухгалтера, а максимальный административный штраф для главбуха составляет 3 тыс. рублей).

В итоге можно сделать такой вывод: штатный бухгалтер — это удобно, но затратно и рискованно.

Правильный расчет налогов и своевременная оплата

Снова обращаемся к профессионализму, от которого все зависит.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда обратившийся к нам клиент жалуется на “всплывшие” долги перед контролирующими органами, которые не позволили компании выиграть тендер или заключить важный контракт. Чтобы такой ситуации не возникало у наших клиентов, мы ежеквартально сверяемся с налоговыми и передаем информацию клиенту.

Еще одна распространенная ситуация — бухгалтер не рассказывает руководителю об альтернативных системах налогообложения и не просчитывает разные варианты. Мы часто встречаем магазины, которые находятся на УСН 6%, хотя экономически выгоднее УСН 15%.

Позвольте рассказать вам о нескольких правилах, которые действуют в нашей компании:

При начале работы с новой компанией или при каких-либо изменениях у клиентов, с которыми мы уже работаем, наши бухгалтера проводят анализ выбранной системы налогообложения. Для этого проводится финансовое планирование, производится оценка иных систем. Таким образом мы помогаем оптимизировать налогооблагаемую базу, конечно, в рамках закона.

Наши клиенты регулярно получают от нас информацию о том, на какую сумму уже накопилось налоговых платежей. Так мы помогаем собственникам эффективнее планировать расходы.

Мы проводим регулярные сверки с налоговыми. Это позволяет избежать долгов перед государством.

Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

На первый взгляд, плюсы такого варианта бухгалтерского сопровождения очевидны. Во-первых, нет необходимости нанимать бухгалтера и платить ему зарплату. Не нужно платить налоги за нанятого сотрудника, оборудовать ему рабочее место. Не потребуется покупать специализированные бухгалтерские программы и оплачивать их обслуживание. Модернизация бухучета, которая требует серьезных финансовых вложений со стороны бизнеса, осуществляется за счет аутсорсера.

«Аутсорсинговая компания всегда на связи, — уточняет Екатерина Руцкая. — Она не заболеет и не пойдет в отпуск. Работодателю не грозит текучка кадров, недопонимание с бухгалтером, его плохое настроение и прочие проявления пресловутого человеческого фактора. Компания отвечает за ошибки своих специалистов. А у руководителя появляется дополнительное время, чтобы сконцентрироваться на главных задачах. В результате, эффективность основной деятельности возрастает».

Но есть у бухгалтера на аутсорсе и недостатки.

Отсутствие оперативности. Невозможно поставить перед специалистом задачу и получить результат «здесь и сейчас». Бухгалтерское сопровождение аутсорсинг можно сравнить с конвейером, в хорошем смысле этого слова. Здесь все процессы отлажены, их большая часть автоматизирована. Любое «ручное вмешательство» требует задействовать дополнительные ресурсы, что не приветствуется исполнителем. Задачи, определенные в договоре, будут исполняться точно в срок. Но сделать что-то быстрее, скорее и «было нужно вчера» не получится.

Читать еще:  Начисление аванса в 1С 83 Бухгалтерия по шагам

Необходимость в организации обмена данными. Компании потребуется решить, каким образом предоставить аутсорсеру доступ ко всей необходимой информации. Отсутствие документов в электронном виде или невозможность обмена данными в режиме онлайн исключает вероятность аутсорсингового сопровождения.

Нарушение политики конфиденциальности. Бухгалтер в штате — это «свой» человек. Зачастую он владеет той информацией, которую директор не хотел бы доносить ни до кого более. Аутсорсер — независимый эксперт, а не штатный сотрудник, который получает доступ ко всей бухгалтерской информации компании. С одной стороны, это создает для бизнеса риски — передача данных третьему лицу может показаться грозой безопасности компании. С другой — авторитетные игроки на рынке аутсорсинговых услуг дорожат своей репутацией и защищают данные клиентов, а вот наличие штатного сотрудника такой защиты не гарантирует.

«Решение о том, привлекать ли стороннюю компанию для ведения бухучета на аутсорсе или нанимать бухгалтера в штат следует принимать директору компании с учетом особенностей ведения бизнеса, — отмечает Екатерина Руцкая. — Некоторым руководителям такой формат работы не подходит, так как они привыкли «смотреть» специалисту в глаза или требовать выполнения дополнительной работы, выходящей за рамки трудового соглашения. С бухгалтером аутсорсером так работать не получится».

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Какие виды бухгалтерского обслуживания бывают

Онлайн-бухгалтерии

Онлайн-сервисы, когда все делаешь сам: считаешь зарплату, готовишь кадровую отчетность. Потом платишь за это небольшие деньги. Существенный недостаток — теряешь еще и несколько рабочих часов.

Кому подойдет: небольшим компаниям, которые только-только запустились и хотят сэкономить деньги, направив их на развитие продукта.

Сколько стоит: в среднем 10 тыс. рублей в год.

Бухгалтер «на час»

Приходящий бухгалтер — таких еще часто называют бухгалтерами-фрилансерами — это специалист, который приходит в компанию на полдня. Бывает, что предприниматель сам идет к нему и приносит документы, которые накопились. Это, по сути, аутсорсинг в разных видах.

Оформление работников происходит в зависимости от ситуации. Кто-то заключает договор — это правильно. Кто-то не заключает, потому что: «Зачем мы будем лишний раз оформлять документы, это же налоги платить надо, я просто буду платить из рук в руки, тем более что я этого человека знаю». Эта ситуация такая же опасная, как разводить костер в степи.

Может быть масса вариантов развития событий. Самый популярный — человек перестает выходить на связь, а потом говорит, что никаких общих дел у вас нет, потому что договор не заключали. Бывает, что бухгалтер обнаглел, решил уйти и оставил базу себе. Начинается вымогательство: хочешь получить базу — плати 100 тыс. рублей. Мораль: какой бы аутсорсер ни был, всегда заключайте договор и фиксируйте, какие документы и информацию вы передаете.

Бухгалтер «на час» плох тем, что у человека, который работает один, есть предел. Бывает так, что бухгалтер набирает себе клиентов, но на кого-то в итоге обращает внимание по остаточному принципу. Еще специалист может уйти в декрет или заболеть, или оказаться проходимцем, который написал в резюме много слов, а сам ни в чем не разбирается. Риски эти несет предприниматель.

Кому подойдет: предпринимателям, которые не хотят тратить время на решение бухгалтерских вопросов, но пока не готовы нанимать сотрудника в штат.

Сколько стоит: в Москве 10-30 тыс. рублей в месяц, в регионах дешевле.

Бухгалтерия на аутсорсе

Здесь два варианта — маленькие аутсорсинговые компании и крупные бухгалтерии на аутсорсе.

С маленькой аутсорсинговой фирмой бывает так, что бухгалтер ушел на вольные хлеба, оброс каким-то количеством клиентов и начинает сам себе формировать команду. Зарплату чаще всего платят в таких компаниях «черную». Так они конкурируют в первую очередь с другими игроками: показывают маленькую зарплату, платят маленькие налоги, маленькие страховые взносы и как-то пытаются удержаться в этой пограничной зоне на грани рентабельности.

Читать еще:  План счетов Счет 41 Товары Описание бухгалтерские проводки

В компании, как правило, работает восемь-десять человек, и у них около 30-40 клиентов. Бухгалтер может нормально, качественно вести пять-шесть клиентов. Из этих 40 клиентов им реально выручку и прибыль приносят клиентов пять. Тем, кто реально приносит прибыль, уделяют больше внимания, чем остальным. Люди там особо не держатся за место, в основном работают по принципу: «Рядом с домом, коллектив нормальный, бухгалтерию я вроде знаю. Ну и что, что зарплата черная, все равно до пенсии не доживу».

Большой плюс в таких маленьких аутсорсинговых компаниях — это гибкость: они готовы подстраиваться под задачи клиента, а вот человеческий фактор по-прежнему сохраняется.

В больших бухгалтериях на аутсорсе штат такой, что даже если кто-то выпадет на время, отряд не заметит потери бойца. Общение не прервется — это важно. Единственное, услуги таких бухгалтерий стоят дороже, чем у маленьких аутсорсинговых компаний.

Также важно понимать, что, обращаясь в бухгалтерию на аутсорсе, вы не полностью перекладываете ответственность на нее и забываете про это страшное слово на букву «Б». Нужно быть готовым к партнерству: например, если документы от поставщиков приходят в ваш офис, то после этого их нужно вовремя передать бухгалтеру.

Кому подойдет: любым компаниям, для которых подходят стандартные бухгалтерские решения.

Сколько стоит: в большинстве случаев от 2 до 70 тыс. рублей. Все зависит от оборота и потребностей компании.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Читать еще:  Как рассчитать оплату за дополнительный свободный день для мамы

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
  • Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector