Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

Как правильно хранить документы

Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

  • # Полезные советы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • больничные;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Читать еще:  Как составить договор о материальной ответственности с бухгалтером

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Формирование дел

В одну папку подшиваются документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Также разделяются годовые, квартальные и месячные отчеты. Хранению подлежат подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии (по одному экземпляру в деле).

Лицевые счета сотрудников формируются отдельно, документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Месячные отчеты группируются по годам и располагаются в хронологическом порядке. Таким же образом формируются дела по переписке. Приложения подшиваются вместе с документом, к которому они относятся, даже если даты их составления отличаются.

Читать еще:  Счет 19 в бухгалтерском учете 2021 и 2021

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Порядок уничтожения бухгалтерских/финансовых документов в организации

Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия (ЭК).

О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии (Закон, Правила, Положение и Перечень).

Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации (в Правилах — пункт 2.4.1). Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия (в Правилах – пункт 2.4.4).

Читать еще:  Счет краткосрочных финансовых вложений стандартные проводки и бухгалтерская отчетность

Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию (в Правилах – пункт 2.4.7). Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями. Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации.

Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем 2017 году предприятия могут отдать на уничтожение материалы 2011 года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.

Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:

  • издание и утверждение руководителем документа, приказывающего создать ЭК для оценки надобности документации, накапливающейся в ходе работы компании;
  • создание списков бумаг постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также актов о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации. Акт о передаче материалов на уничтожение может составляться на базе типовой формы акта, приведенной в Методических инструкциях по делопроизводству о передаче на уничтожение документов, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;
  • утверждение на заседании ЭК составленных списков документов, подлежащих уничтожению, после чего их визирует единоличный исполнительный орган предприятия;
  • вывоз макулатуры на утилизацию по приемо-сдаточному акту;
  • документальное оформление факта уничтожения документов актом, составленным ЭК.

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно (уничтожение физическим, химическим или термальный способом).

Акт на уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы не допустить ошибки как при выборке бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, так и при самой ликвидации материала, целесообразно прибегать к помощи архивистов-профессионалов. Их работа становится особенно незаменимой в случаях, когда объем накопившихся учетно-отчетных документов велик и его переработка требует значительных временных затрат. Специалисты архивных компаний четко придерживаются норм и правил настоящего законодательства, поэтому в соблюдении ими порядка уничтожения бухгалтерских документов можно быть уверенным.

Учитывая все вышесказанное, руководителям предприятий всегда стоит помнить о том, что в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ уничтожение документации вне соблюдения сроков ее архивации может стать основанием привлечения к административной ответственности.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector