Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Кто должен использовать журнал учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирма-работодатель обязана вести учет времени фактического выполнения сотрудниками трудовых функций. Однако законодатель не регламентирует, каким конкретно образом работодатели должны исполнять соответствующее обязательство.

До 2013 года российские фирмы должны были задействовать в своей работе унифицированные формы учета рабочего времени — в частности, те, что утверждены Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Речь идет о форме Т-12, предназначенной для ручного ввода данных о посещении сотрудниками места работы, а также Т-13, которая адаптирована для фиксации сведений с помощью компьютерных систем учета явки работников.

С 2013 года компаниям необязательно использовать формы Т-12 и Т-13, однако практической необходимости отказываться от них, как правило, не возникает. Данные формы привычны опытным кадровикам и достаточно удобны в освоении для новичков в кадровом делопроизводстве. Оба документа официально именуются табелями, но на практике их часто называют «журналы».

Более простой с технической точки зрения способ учета рабочего времени — при использовании формы Т-12, так как ее заполнение не предполагает задействования компьютерных систем учета посещений работников.

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Читать еще:  У потребительских кооперативов новые обязанности

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?

Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов:

Наиболее распространенный тип фиксации.

Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись.

Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов.

Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля.

Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели.

Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца.

Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании.

Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?

В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени.

Оформление записей регулируется внутренними приказами. Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании.

Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки:

1.№ по порядку
2.ФИО сотрудника
3.Дата
4.Время прихода сотрудника на рабочее место
5.Время его ухода с работы
6.Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня
7.Подпись работника

Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так:

Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция.

А вот так выглядит уже заполненный журнал:

Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы.

Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет.

О том, как грамотно заполнять журнал учета

рабочего времени, расскажут специалисты:


Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет.

Есть Телеграм? Тогда подписывайтесь на самые полезные каналы:

Читать еще:  Должностная инструкция машиниста экскаватора 6го разряда

Канал психолога Юлии Иванюк, где она рассказывает о жизненных историях своих клиентов с нотками юмора

Канал косметолога и натуропата — Евгении Карповой, где она делиться своими знаниями о натуральной косметике и здоровой еде

Смежные условия

Обязательно ли в 2021 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.

Ведение книги учета дает множество преимуществ, среди которых:

  • повышается качество работы трудового персонала;
  • эффективно используется время работы;
  • оптимизация труда работников;
  • всесторонняя оценка возникшей ситуации, что помогает избежать или решить многие конфликтные ситуации.

Учет рабочего времени может происходить с такой периодичностью:

ЕжедневноИспользуется в том случае, когда работники приходят на предприятие каждый день, их работа нормирована, они работают определенное количество часов.
ЕженедельноСотрудникам не обязательно приходить на работу каждый день – они за неделю должны исполнить необходимое количество задач.
СуммированиеИспользуется в том случае, если на предприятии действует гибкий график работы.

Последний вариант подходит для тех организаций, которые осуществляют свою деятельность 24 часа в сутки.

Способы заполнения и контроль

Основным документом, который используется для контроля сотрудников на предприятии, является журнал учета, но вместе с ним используются и другие методы. К ним можно отнести электронный пропуск в виде магнитной карточки. С ее помощью можно четко отслеживать время прибытия и отбытия сотрудников.

Самым современным способом является биометрический учет, так как он предполагает проверку отпечатков пальцев сотрудников.

В законодательстве отсутствуют особые требования к заполнению журнала учета. Их рекомендуется утвердить внутренними нормативными актами распоряжениями.

Журнал заполняется двумя способами. Первый из них предполагает, что ответственное лицо заполняет всю информацию, а другие работники заверяют внесенные данные подписью. В другом варианте ответственный сотрудник заполняет колонки с данными и ставит свою подпись.

Два эти способы имеют равную ценность, их заполнение требует выполнения таких норм:

  • информацию записывать можно только ручкой – использование карандаша строго запрещается;
  • данные вносятся разборчивым почерком;
  • для изменения информации нельзя использовать корректор – лучше зачеркнуть текст одной чертой и сверху написать верные данные;
  • нельзя оставлять пустых строк, и если они по какой-то причине уже образовались, то их нужно заполнить прочерком.

Сегодня допускается заполнение бланка журнала в электронном виде. Для этого используется специальная программа или мобильное приложение. Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.

Детали оформления

Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете. Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.

Обычный журнал включает в себя такие колонки:

Ф.И.О сотрудникаДолжность, наименование структурного подразделенияПодпись сотрудника, времяИнформация о местных командировках
УходПриходВремя приходаВремя уходаИнформация о командировке
12345678
1Смирнов Л.Б.Инженер ПЭО7.3016.3014.2015.10Сдача счетов в банке
Читать еще:  ПОЛОЖЕНИЕ О МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА скачать образец бесплатно

Перечень колонок может быть увеличена при необходимости. Но тут стоит учитывать, что документ не является обязательным с законодательной стороны, и некоторые колонки из него можно выбрасывать.

Правила содержания

Журнал учета содержится ответственным лицом до окончания его заполнения.

Следует придерживаться таких правил делопроизводства:

  • нумеровать все листы журнала;
  • прошить книгу – нитки должны быть выведены на последний форзац, там их нужно завязать и оставить длину в семь сантиметров;
  • на последней странице следует сделать пломбу в виде прямоугольника из бумаги, которую следует прикрепить к концам нити.

На прямоугольнике нужно прописать количество листов, поставить подпись руководителя или сотрудника, который ответственный за ведение журнала.

Форма журнала

Оформление

Как оформлять журнал учета рабочего времени организация решает сама (утвержденной формы нет) и прописывает это в локальных нормативных документах. В дальнейшем необходимо придерживаться этих правил.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

  • № п/п.
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника.
  • Дата.
  • Время прибытия.
  • Время ухода.
  • Причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня.
  • Подпись трудящегося.

Неполное рабочее время: кому можно его установить?

Следующие категории трудящихся могут рассчитывать на сокращение времени, уделяемого обязанностям:

  1. 36 часов в неделю, если работа связана с вредными или опасными условиями, до 3-4 степени.
  2. 35 часов в неделю – если трудящиеся – инвалиды 1,2-ой степени.
  3. 35 часов в неделю для подростков в возрасте от 16 до 18 лет.
  4. 24 часов в неделю – в случае с детьми младше 16 лет.

Вопрос оговаривают отдельно, для каждого случая. Руководитель организации и подчиненный должны договориться о том, какую и почему схему применяют. Работодатели обязаны применять сокращенное время для таких граждан:

  • те, кто ухаживает за больными родственниками;
  • мать или отец инвалида, не достигшего совершеннолетнего возраста;
  • мать или отец ребёнка младше 14 лет;
  • женщина, ожидающая ребёнка.

Неполными могут быть рабочие недели и дни, в равной степени. На время отпуска подчинённого такой распорядок дня влиять не должен. Другие ограничения по трудовым правам тоже нельзя вводить только из-за этого.

Оплата идёт прямо пропорционально времени, отведенному на выполнение обязанностей. Или объему продукции, ставшему результатом работы.

Журнал по учёту рабочего времени не включен в требования, обязательные для всех. Но многие предприятия соглашаются на ведение такой документации. Это важная часть системы делопроизводства.

Главное – соблюдать требования, связанные с оформлением. Заполнение облегчается при опоре на табели учета графиков. Эти два элемента связаны друг с другом, записи в них вносят по мере необходимости. Срок хранения отсчитывают от даты последней записи в журнале.

Табель учета рабочего времени в видео Елены Пономаревой:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector