Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аудит кадровых документов как провести самому

Кадровый аудит

27 февраля 2018

Финансовый эксперт с высшим экономическим образованием по специальности «Экономист-менеджер». Имею опыт работы в Сбербанке России. Более 7 лет консультирую читателей по финансовым вопросам.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Что это такое?

Кадровый аудит представляет собой всестороннюю проверку ведущейся в фирме документации на предмет её соответствия положениям нормативных документов, а также проверку организации процесса взаимодействия руководства и владельца фирмы с наёмными работниками.

Экспертизы процессов взаимодействия с персоналом проводятся только в компаниях, имеющих наёмных сотрудников: если руководитель является по совместительству и единственным рабочим фирмы, проверка не осуществляется. Стоит отметить, что проведение такого аудита по законодательству РФ не требуется: решение каждой организации по поводу его проведения сугубо добровольно и принимается руководителем, советом директоров или владельцем.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( образец здесь ). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Работы, выполняемые при Кадровом аудите

1. Анализ правильности ведения кадрового учета в компании.
2. Анализ организации кадрового делопроизводства на предмет наличия предусмотренных законодательством документов.
3. Проверка документов организации, на предмет их соответствия законодательству. Анализ ведения первичной документации.
4. Проверка трудовых договоров на предмет соответствия законодательству (включая прядок предоставления отпусков, выплаты заработной платы, системы премирования).
5. Проверка правильности ведения и оформления трудовых книжек.
6. Проверка правильности оформления приема/увольнения сотрудников в организации.
7. Проверка правильности начисления больничных, отпускных, выплат при увольнении.
8. Подготовка организации к проверке органами охраны Труда.
9. Тематический аудит оплаты труда, включающий аудит зарплатных налогов и взносов в Фонды.
10. Проведение экспертизы правильности/неправильности исчисления налогов. Выдача рекомендаций без внесения изменений в учет.
11. Анализ правильности учета и регистрации иностранных граждан.
12. Составление недостающих документов.

Читать еще:  Как получить имущественный налоговый вычет при участии в долевом строительстве?

Методика проведения кадрового аудита

Одной из услуг, оказываемых КСК групп, являются услуги кадрового аудита. Поэтому методику выполнения проверки опишем на нашем примере.

В ходе кадрового аудита предприятия проверяются те документы и процедуры, которые инспектируются в рамках плановой или внеплановой проверки ГИТ. Кадровый аудит бывает нескольких видов:

  • Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
  • Выборочный. Проверка документов по организации и по определенному количеству сотрудников – десяти, тридцати, пятидесяти или иному количеству.

Вид проверки зависит от количества сотрудников компании и цели аудита. Так, например, если в компании работает более 400 сотрудников, то целесообразно провести выборочную проверку, так как проведение сплошного кадрового аудита будет связано с высокими трудозатратами.

Кадровый аудит как услуга включает в себя следующее содержание:

  • Проверка локальных нормативных актов.
  • Проверка документов по организации.
  • Проверка документов на сотрудников компании.
  • Проверка работы с персональными данными.
  • Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
  • Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
  • Предоставление консультаций.
Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите

Группа документа или процедуры

Наименование проверяемого документа

Локальные нормативные акты

– Правила внутреннего трудового распорядка

– Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне

– Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании

Документы по организации

– Табеля учета рабочего времени

– Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы.

Документы по сотруднику

– Трудовой договор и допсоглашения к нему

– Личная карточка работника

– Трудовая книжка работника

– Приказы по личному составу и другие приказы, касающиеся работника

Документы по персональным данным

– Согласие работников на обработку персональных данных

– Приказы по персональном данным: о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, о предоставлении допуска к персональным данным и информационной базе с персональными данными

– Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком

Проверка правомерности возложения на работника материальной ответственности

Читать еще:  Примеры основных бухзаписей ликбез для новичков

– Анализ договора о материальной ответственности

– Проверка списка работников, проходящих медицинские осмотры, и корректности оформления процедуры

– Книга учета движения трудовых книжек

– Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

– Журнал учета выдачи направлений на медосмотр

Проверка правильности оформления трудовых отношений с иностранцами

– Проверка разрешительных документов

– Анализ договора и иных документов

Иные документы и процедуры в зависимости от специфики деятельности компании

Termikel

Компания 000 «RosСо consultind & audit» является нашим партнером в сфере аудиторских и консалтинговых услуг. Наше сотрудничество продолжается в течении года. За это время компания проявила себя как надежный и стабильный партнер, способной исполнять свои обязательства в соответствии с обозначенными условиями сотрудничества. Благодаря профессионализму и солидному опыту персонала, все задачи, поставленные перед 000 «RosСо consultind & audit», решались в кратчайшие сроки, работы выполнялись качественно и быстро.

С уверенностью рекомендуем 000 «RosСо consultind & audit» в качестве надежного и стабильного партнера на рынке аудиторских и консалтинговых услуг и желаем компании успешного развития и достижения новых вершин в бизнесе!

Компания «RosСо – Консалтинг и Аудит» является нашим постоянным партнером с 12 января 2015 года. За время нашего сотрудничества эта компания неоднократно смогла подтвердить свой высокий профессионализм и…

Как провести кадровый аудит на предприятии ↑

Законодательством не закреплены правила проведения внутренней оценки состояния дел на предприятии. Руководство свободно в определении объема, способов, оснований, объема внутренней проверки.

Чаще используется следующий план проведения аудита:

  1. В интервью с руководством определяются цели проверки.
  2. Формируется график и план.
  3. Составляется список документов, подлежащих оценке.
  4. Анализируются кадровые документы по категориям сотрудников.
  5. Проверяются личные дела.
  6. Обрабатываются полученные данные.
  7. Составляются отчеты.

Инициатором проведения оценки может выступать:

  • заместитель руководителя;
  • директор.

Одновременно с анализом кадровой документации при проведении кадрового аудита изучаются
локальные нормативные акты, касающиеся проверяемых бумаг.

Весь процесс излагается на бумаге. По окончании подготавливается экспертное заключение, которое должно содержать важные сведения:

  • основания проведения аудита;
  • поставленные задачи и цели;
  • уполномоченные лица;
  • метод оценки;
  • последовательность исследования предоставленной документации;
  • предписания в отношении оформления результатов;
  • выявленные нарушения;
  • способ исправления ошибок;
  • указание возможных рисков.

Как только экспертное заключение готово, оно передается на вычитку специалисту, который не участвовал в его составлении. Далее, с ним знакомится руководитель предприятия.

Если надобность проведения проверки появилась в связи с увольнением специалиста кадровой службы, к заключению дополнительно прилагается акт приема-передачи ведения дел с перечнем трудовых книжек.

Образец приказа

На первом этапе руководство предприятия издает приказ о проведении внеплановой проверки с указанием проверяющей комиссии, темы оценки.

Его содержание доводится до сведения ответственного за работу отдела кадров. Назначенный специалист подготавливает и представляет необходимые документы для организационно-кадрового аудита.

Читать еще:  Как рассчитать рентабельность предприятия — формула расчета

Образец приказа:

Фото: приказ о проведении кадрового учета

Применяемые методы

Известно несколько способов проведения оценки документации:

Помощь специалистовС составлением гражданско-правового договора
Использование собственных силСоздается специальное аудиторское подразделение или поручается одному квалифицированному работнику

Доверенное лицо должно:

  1. Хорошо знать установленные законодательством нормы психологии, трудовых отношений, социологии;
  2. Уметь управлять трудовыми ресурсами, мотивировать персонал к деятельности, прогнозировать;
  3. Владеть методами и приемам прикладной социологии;
  4. Знать, как анализировать трудовые показатели, выявлять резервы для повышения эффективности выполнения работы;
  5. Использовать методы нормирования труда, отдыха;
  6. Разрабатывать проведение социологических исследований в коллективе;
  7. Составлять штатные расписания, договора;
  8. Уметь правильно принимать профессиональные решения, принимая во внимание экологические, экономические последствия, формировать кадровую политику компании;
  9. Проводить проверку квалификационного уровня работников.

Для составления точной картины состояния дел на предприятии используются следующие методы проверки:

  • аудит документации;
  • анкетирование руководства;
  • групповые дискуссии;
  • экстраполяция.

Самостоятельно

Компании, относящиеся к субъектам малого бизнеса, предпочитают проводить аудит персонала собственными силами.

Кто подлежит обязательному аудиту в 2020 году, читайте здесь.

Благодаря этому кадровые работники получают возможность обнаружить, исправить допущенные неточности, тем самым повысить профессиональный уровень.

Этот метод имеет и отрицательные стороны:

Сотрудники не всегда готовыОбъективно оценить свою работу
Проверяющие могут целенаправленноНе указать обнаруженные ошибки

Дабы этого избежать, лучше создать собственный отдел аудита. Для этого нужно разработать и утвердить внутренние нормативные акты:

Положение об аудитеЗакрепляющее цели, права и обязанности, взаимодействие с иными структурными подразделениями проверяющего отдела
Должностные инструкции специалистовДолжность, назначение, подчиненность, соответствие требованиям
Инструкцию с описанием порядкаТехнологии проведения оценки

С помощью специальных служб

Приглашение внешних консультантов позволяет получить дополнительные знания, ознакомиться с новым опытом, сэкономить время. Для их плодотворной работы понадобится создать соответствующие условия.

Обязанности проверяющих лиц включается:

  1. Анализ состава кадровой документации.
  2. Изучение документирования трудовых отношений.
  3. Оценку соответствия оформления бумаг требованиям действующего законодательства.
  4. Анализ систематизированного учета и хранения архивов.

Особенности проверки документации

Законодательством не установлено, какие документы являются обязательными для кадровых служб всех предприятий.

Однако существует необходимые для любой организации:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector