Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Делопроизводство Оформление писем требования к письмам

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

  1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
  3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

В разделе «образцы писем» вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье. Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно.

Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены «Требования к оформлению документов» согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление реквизита «адресат» служебного письма

В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата:

ОАО «Горящий факел»

ОАО «Горящий факел»

с указанием почтового адреса

ОАО «Горящий факел»

ул. Береговая, д. 17,

адресованное физическому лицу

ул. Каменщиков, д. 121, кв. 543,

г. Архангельск, 283450

Как оформлять реквизит «дата» в служебном письме

Дату на документ ставят после его подписания. Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания.

Как оформлять реквизит «Регистрационный номер» в служебном письме

Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе). К примеру:

02-21/146, в котором 02 – это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 – порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 – порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо – Оксана Крылова и т.д.

Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.

Порядок оформления реквизита запроса «ссылка на регистрационный дату и номер»

Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации. Если ваш получатель – крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.

Оформление в служенном письме реквизита «заголовок к тексту»

В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа. Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос «о чем письмо?». Например, «Об условиях поставки товара…» или «О предоставлении услуги…».

Оформление в письме реквизита «пометка о наличии приложений»

Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста. Например:

В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например:

Читать еще:  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

Оформление в служебном письме реквизита «подпись»

Под реквизитом «подпись» принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант. Примеры:

Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога «за». Согласно правилам современного делопроизводства – это грубые нарушения оформления служебного письма.

  • Отметка об исполнителе»: оформление реквизита
  • Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу. Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например:

Кривошеев Иван Сидорович

Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом. Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

  • Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
  • Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

  • письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

  • обычные письма направляются одному получателю;
  • циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

  • В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
  • Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

По форме отправления деловые письма разделяют на:

  • традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
  • электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

  • регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
  • нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

  • информационные, создаваемые с целью передать информацию;
  • рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Примеры деловых писем

Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:

Директору ООО «Снаб»

В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

Читать еще:  Ходатайство о назначении автотехнической экспертизы по дтп. образец и бланк 2021 года

    29 марта 2020 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.

В остальные дни в офисе работа производиться не будет.

При необходимости готовы предоставить пропуск.

С уважением, Левчук А.П.

Левчук Анна Петровна

Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)

на счет ООО «Рассвет».

Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»

При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.

Главный бухгалтер ООО «Рассвет»

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

  • сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
  • дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1].

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[2] (далее – Методические рекомендации).

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[3] (далее – Перечень 2010).

ЖДЕМ НОВЫЙ ДОКУМЕНТ

В июле 2019 года Росархив составил новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, подготовил соответствующий приказ[4] и инструкцию по применению[5] нового документа. Работа над формированием окончательного варианта текста проекта нормативного правового акта еще не закончена.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами[6].

Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма. Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).

Виды писем по содержанию

По содержанию письма бывают информационные и имиджевые. Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия. Основная цель имиджевых писем – зафиксировать благодарность, извинение, поздравление при деловом взаимодействии. Чаще всего такие письма создают для формирования положительной репутации.

Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем. Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками.

Читать еще:  Учёт представительских расходов 2021

Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.

НЕ СТРЕМИТЕСЬ РАСПРЕДЕЛИТЬ АБСОЛЮТНО ВСЕ ПИСЬМА

Письмо может быть и информационным, и имиджевым. Например, в тексте письма-извинения торговой организации о задержке доставки товара разместили обещание о крупной скидке при следующей покупке. К какому виду его нужно отнести? Такое письмо – и имиджевое (содержит извинение), и информационное (сообщает о скидке). Еще вариант: в отдел по работе с контрагентами крупного онлайн-гипермаркета пришло сопроводительное письмо с пакетом документов, необходимых для сотрудничества, в котором организация-отправитель поблагодарила за быстрое рассмотрение заявки. Письмо и информационное (содержит перечень документов), и имиджевое (содержит благодарность).

Виды писем по носителю

Каждый знает, как выглядят бумажные письма. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте.

С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто. Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.

Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.


Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних). Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились).

Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.

■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма.

■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:

  • собрать необходимую информацию;
  • написать текст делового письма;
  • выбрать бланк письма.

В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.

■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.

СОГЛАСОВЫВАЙТЕ ПИСЬМА ПРАВИЛЬНО!

Минимальный состав согласующих лиц: исполнитель-автор, его непосредственный руководитель, сотрудник службы делопроизводства. Кроме перечисленных работников, на документе должны стоять визы согласующих лиц, которых исполнитель должен определить исходя из темы делового письма.

Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.

■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы.

■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.

■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.

■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.

[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector