Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документооборот при подборе персонала

Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Отчетность в рекрутинге – формы и виды

На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:

  1. Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
    В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%. Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком.
  2. Понять эффективность объявлений о вакансиях.
    В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями. Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько.
  3. Определить эффективность каналов поиска соискателей.
    Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны.
  4. Определить скорость работы специалиста по подбору
    В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии.
  5. Оптимизировать финансовые траты на подбор
    Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.

Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.

Аналитика помогает бизнесу не потерять контакт с рынком соискателей

Может показаться, что аналитика — это эффективно и даже не очень сложно, но нужно только большим компаниям и лидерам рынка. Зачем небольшому бизнесу из регионов прокачивать наем, если всё и так неплохо?

Читать еще:  Как получить статус вынужденного переселенца в рф?

Дело в том, что подбор в России сильно изменился за последние два года — произошло то, что можно назвать «идеальным штормом» на рынке труда. Демографические изменения, пандемия, снижение внутренней миграции и спад безработицы — все эти факторы привели к тому, что интерес работодателей в новых людях и интерес самих соискателей находятся в противофазе.

По данным hh.ru, в 2021-м интерес в работе среди соискателей сопоставим с показателями предыдущих годов, а вот спрос среди работодателей рекордно поднялся вверх.

Демографические процессы — одни из самых прогнозируемых в экономике, и данные Росстата отчетливо показывают, что в ближайшие годы ситуация на рынке труда будет только ухудшаться. За последнее десятилетие существенно сократилось население в возрасте от 20 до 30 лет. Данные по возрастным когортам 10–14 и 15–19 лет не более утешительны, то есть в России постоянно сокращается общая численность населения и при этом снижается процент молодых людей, в которых больше всего заинтересованы работодатели. Чем меньше молодежи, тем больше потенциальных рабочих мест на одного человека, и соискатели могут выбирать.

Не все компании об этом знают, поэтому нередко предлагают зарплату ниже средней по отрасли, а сотрудники всё не находятся. Такую ситуацию подтверждает и статистика. Аналитики hh.ru и Talantix провели исследование причин отказов в принятии на работу по итогам собеседований. В рамках исследования были проанализированы обезличенные данные порядка полумиллиона причин отказов, которые рекрутеры самостоятельно указали при работе с кандидатами в системе Talantix с января по июнь 2021 года.

Как оказалось, в первом полугодии 2021 года причиной-лидером по количеству отказов стало несоответствие зарплатных ожиданий соискателей предлагаемой вакансии — 121,5 тыс. отказов, или почти каждая третья причина отказа. Это наглядная иллюстрация того, что аналитика и знание рынка нужны среднему и малому бизнесу в регионах так же, как и большим международным корпорациям.

Этапы цифровизации HR

Исследование SAP и Deloitte показало, что только у 9% компаний в России полностью цифровизированы HR-процессы. При этом 25% российских организаций до сих пор все делают вручную, «на бумаге». Остальные находятся на той или иной стадии интеграции цифровых решений. В принципе, уровень цифровизации HR можно поделить на четыре этапа:

HR «на бумаге»

Большинство процессов, связанных с рекрутингом, наймом и работой с сотрудниками, не структурированы и делаются вручную.Если вы на этом этапе:

  • Составьте карту HR-процессов. Обозначьте все ситуации взаимодействия с сотрудниками, определите какие цели несут те или иные HR-процессы. Обычно их можно поделить на следующие задачи:
  • Поиск и найм сотрудников.
  • Обучение и адаптация персонала.
  • Развитие талантов и кадрового резерва компании.
  • Оценка результатов и эффективности сотрудников.
  • Администрирование персонала.
  • Оцените текущие HR-процессы. Чтобы это сделать нужно посчитать сколько времени, денег или других ресурсов вы тратите. Например:
  • Для поиска и найма сотрудников нужно посмотреть на время, которое уходит на рекрутмент. Причем время всех сотрудников, которые так или иначе вовлечены в процесс: от HR до менеджеров, которые ищут людей к себе в команду.
  • Уровень обучения и адаптации персонала можно оценить с помощью внутреннего тестирования, интервью и чек-листов выполнения процессов.
  • Развитие талантов можно оценить скоростью роста сотрудника внутри компании.
  • Администрирование персонала можно измерить точно также, как и найм. А именно, количеством затрачиваемого времени всех людей, которые так или иначе вовлечены в процесс. Время — деньги: чем больше времени разных людей вы тратите на поддержание процесса, тем больше денег вы тратите.
Читать еще:  Должностная инструкция главному инженеру проекта

Любые изменения внутри должны опираться на цели, задачи и стратегию бизнеса. Если вы решили цифровизировать HR, то ваша главная задача — понять, зачем это нужно бизнесу и какую выгоду он может получить. Составив и оценив карту HR-процессов внутри компании, можно понять, как их оптимизировать — самостоятельно или с помощью сторонних решений.

Например, как сократить время поиска кандидатов? Можно «вытянуть» из процесса лишних людей, отдать процесс на аутсорс или подключить сторонний сервис.

Фрагментарная автоматизация

На этом этапе компании только начинают автоматизировать HR-процессы. Для этого используются внешние продукты:

  • CRM-системы для постановки и контроля задач вроде Asana или Trello.
  • Сервисы для автоматизации поиска и найма кандидатов. Например, GoRecruit или Experium.
  • Платформы для поиска проектных исполнителей — Naimix, Arbonum.
  • Сервисы, которые автоматизируют документооборот и выплаты подрядчикам и временным сотрудникам, вроде Solar Staff.

Бывает так, что на этом этапе компании проще разработать собственную систему для автоматизации. Условно, написать собственную CRM. Рекомендую делать так только после анализа, а в идеале и внедрения уже существующих на рынке механизмов. Изобретать свой «велосипед» гораздо сложнее чем внедрять что-то готовое.

Если вы не видите готового продукта, который поможет решить вашу HR-задачу, то можно посмотреть на лидеров рынка, спросить про их собственные решения и договориться о внедрении. Условный «Яндекс» может использовать собственную систему подбора и онбординга курьеров — это не внешний продукт, но уже готовое решение.

Зрелая автоматизация

Следующая задача — формирование общего пространства, в котором будут структурированы данные инхаус-команд, фрилансеров, подрядчиков, а также базы кандидатов. Для подобной интеграции существуют:

  • ERP HCM (Enterprise Resource Planning module: Human Capital Management) — система планирования и развития человеческих ресурсов компании.
  • TMS — (Talent Management System) — модуль обучения и контроля талантов компании.
  • ATS (Applicant Tracking System) — система контроля и сопровождения кандидатов и сотрудников на испытательном сроке.
  • E-Staff Recruiter — программа, которая полностью автоматизирует процесс рекрутинга: от поиска до собеседования, тестирования и найма.

Цифровизированный HR

Этап полной цифровизации HR-процессов, в котором в разработанную структуру интегрируются последние решения HR-рынка: от low-code платформ, на основе которых разрабатываются корпоративные приложения, до машинного обучения, которое отвечает за постоянное развитие построенной HR-системы.

Сегодня таких компаний немного, но видно, что тренд цифрового HR выходит далеко за рамки крупного бизнеса. Теперь об этом думает и средний, и малый бизнес.

Путь от «бумажной» работы до собственного цифровизированного пространства сложен, но неизбежен. Это особенно важно на фоне роста числа проектных исполнителей и повсеместного интереса к фрилансу. А если у вашей компании недостаточно ресурсов для развития внутренних HR-систем, то российский рынок уже предлагает массу готовых решений, которые можно взять за основу для цифровой трансформации.

Что делать при утере статуса микропредприятия

В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).

Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.

А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.

Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.

Курсы повышения квалификации по Кадровому делопроизводству:

  • Все регионы России
  • Дистанционная форма обучения
  • Доступ 24/7
  • Удостоверение или Диплом установленного образца
  • Доставка по Почте России бесплатно
  • Регистрация всех выданных документов в ФИС ФРДО
Читать еще:  Ликвидация и реорганизация филиалов — пошаговая инструкция

Корс-Кадры

Корс-Кадры — профессиональная программа для кадрового учета. Идеально подходит предприятиям в сфере малого бизнеса.

  • быстрая установка и регистрация (можно работать сразу после настройки учетной записи предприятия);
  • бесплатно — до 5 сотрудников, до 5 приказов, до 50 заполнений календаря (свыше доступно после покупки программы);
  • при покупке программы новые версии можно получить бесплатно;
  • доступная стоимость: локальная версия — 2 760 рублей единоразово, сетевая — 4 980 рублей.

Программа позволяет вести учет данных сотрудников и оформлять приказы (о приеме, увольнении, отпуске, командировке и т.д.). Также встроен «Календарь кадровика» (отображение кадрового состава, отображение и ввод отработанного времени, отображение дней рождений сотрудников и т.д.).

БухСофт: Зарплата и Кадры

Программа «Бухсофт: Зарплата и Кадры» идеально подойдет для ИП и юридических лиц, бюджетных учреждений, НКО, банков и страховых организаций.

  • можно пользоваться бесплатно в ограниченной версии (ее функционала достаточно для ведения кадрового учета);;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс;
  • бесплатная выгрузка первичных и отчетных документов из Excel.
  • учет персональных и кадровых данных сотрудников;
  • ведение табеля с применением различных графиков работы;
  • легкий и быстрый расчет заработной платы, больничных, отпускных;
  • автоматическое формирование отчетностей в ФСС, а также 2-НДФЛ, РСВ.

При необходимости вы можете расширить возможности программы, купив полную версию стоимостью от 3 200 рублей (итоговая цена зависит от количества сотрудников).

Сотрудники предприятия

Программа «Сотрудники предприятия» подходит для кадрового учета на предприятия малого и среднего бизнеса, НКО.

  • бесплатно для 1 рабочего места (базовая версия);
  • оповещения о событиях;
  • возможность многопользовательского доступа, разграничения ролей (администратор, пользователь, только просмотр или только ввод информации);
  • широкий набор функций.
  • ведение базы сотрудников и вакансий;
  • оформление всех необходимых документов (карточки сотрудника, приказов, табелей и т.д.);
  • оформление отчетов по сотрудникам (уволенные, на совмещении и т.д.);
  • распечатывание документов;
  • экспорт и импорт данных;
  • учет командировок.

Приобрести можно как локальную, так и сетевую версию. При покупке программы для 2 и более рабочих мест стоимость составит — от 4 000 рублей.

Кадры Плюс

Программное обеспечение «Кадры Плюс» подойдет для некоммерческих организаций: образовательных и культурных учреждений, медицинских организаций, прочих государственных (бюджетные, казённые) учреждений.

  • простой пользовательский интерфейс;
  • наличие пробной бесплатной версии, в рамках которой на ограниченный период предоставляются максимальные возможности программы;
  • не нужны дополнительные расширения и интеграции;
  • представление бессрочной лицензии;
  • возможность многопользовательского доступа;
  • бесплатное техобслуживание и пакет обновлений в течение 12 месяцев после покупки программы.
  • оформление всех необходимых кадровых документов;
  • ведение разных баз сотрудников (по трудовым договорам и договорам ГПХ);
  • быстрый поиск информации по сотрудникам и документам с помощью фильтров;
  • настройка календаря напоминаний по работникам;
  • архивирование документов;
  • отчетности и аналитика;
  • одновременная работа нескольких специалистов;
  • импорт и экспорт данных, печать документов;
  • ведение кадровой статистики.

Стоимость стандартной версии — 10 680 рублей (оплачивается один раз).

Зарплата специалиста по кадрам

Уровень заработной платы сильно зависит от региона и типа компании, где трудится специалист. В бюджетной сфере зарплата начинающего кадровика может составлять от 12 тысяч рублей. Специалист с опытом может претендовать на 20–25 тысяч рублей.

В компаниях бизнес-сектора и на предприятиях уровень зарплат выше. Опытный кадровик может получать от 40 тысяч рублей в качестве сотрудника отдела и до 70–80 тысяч рублей в качестве руководителя. Карьерный рост можно продолжить в более крупной компании или частном кадровом агентстве. Зарплата опытного руководителя здесь может составлять до 120 тысяч рублей.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector