Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документооборот в территориальнораспределенной компании

СЭД для территориально-распределенной компании

Широка у нас страна родная, и когда в Москве еще разгар рабочего дня, то где-нибудь на Дальнем Востоке ваши коллеги (если у вас там филиал) уже ложатся спать. На документообороте это, конечно же, самым непосредственным образом отражается. Но есть такой инструмент – вы угадали, это СЭД! — который помогает обмениваться документами, невзирая на расстояние и на время. Для территориально-распределенной компании есть два варианта внедрения СЭД: централизованное и децентрализованное. Самой СЭД, на самом деле, абсолютно все равно, по какой из схем работать (по крайней мере, системы компании ЭОС могут и то, и другое). А вот что лучше для пользователя – смотрите сами.

Российские страховые компании

В 2019 году в адрес ООО «ДИРЕКТУМ» (разработчика сервиса обмена Synerdocs) поступили гарантийные письма от лица известных российских страховщиков. Компании заверили, что готовы принимать электронные транспортные накладные в рамках возмещения убытков по страхованию грузов.


ООО «СТРАХОВАЯ КОМПАНИЯ «АРСЕНАЛЪ»


ООО «Зетта Страхование»

Федеральная налоговая служба

Транспортную накладную разрешается использовать в электронном виде, соответственно и представлять — тоже (см. Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@). Порядок подачи документа аналогичен порядку подачи всех неформализованных электронных документов (см. Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 года № 03-02-07/1-1).

Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@


ООО «СТРАХОВАЯ КОМПАНИЯ «АРСЕНАЛЪ»


ООО «Зетта Страхование»

Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@

Взаимодействие участников документооборота

В зависимости от объемов документов в юридическом лице может быть принята централизованная, децентрализованная или смешанная система организации документооборота.

При централизованной системе организации документооборота все официальные документы регистрируются в одном подразделении (как правило, в канцелярии / общем отделе).

При децентрализованной системе организации документооборота документы регистрируются в подразделении, издавшем эти документы.

При смешанной — одни виды документов регистрируются в одном подразделении (централизовано), а другие виды документов — в подразделениях, их издавших (децентрализовано).

Правила работы с документами, в т.ч. правила регистрации, должны быть закреплены в утвержденных и действующих нормативных документах по ДОУ в каждом юридическом лице (например, в инструкциях, регламентах и других нормативных документах).

Как правило, основными участниками документооборота являются:

  • директор;
  • заместители директора;
  • секретари;
  • руководители структурных подразделений;
  • делопроизводители или ответственные за делопроизводство сотрудники структурных подразделений;
  • канцелярия и другие подразделения, ответственные за регистрацию и организацию работы с документами.

Взаимодействие между основными участниками документооборота осуществляется в процессе передачи документов на подпись, согласование, ознакомление, исполнение, регистрацию.

Как правило, в холдинге выделяется одно юридическое лицо — Управляющая компания, которая осуществляет стратегическое управление всеми юридическими лицами холдинга.

Каждое юридическое лицо взаимодействует:

  • с Управляющей компанией по вопросам стратегического развития (корпоративный документопоток);
  • с другими юридическими лицами холдинга по производственным вопросам (корпоративный документопоток);
  • с внешними организациями (входящий и исходящий документо­­­­потоки).

Управляющая компания издает приказы и другую документацию с целью осуществления управления юридическими лицами. Каждое юридическое лицо направляет в Управляющую компанию различные отчеты, ответы и иные документы. Все документы из Управляющей компании должны поступать в «единую точку входа», например, в канцелярию или секретарю директора. Все документы, адресованные в Управляющую компанию, также должны направляться из «единой точки выхода», например, из канцелярии или от секретаря директора.

Данные документы должны регистрироваться как корпоративные. При необходимости рекомендуется документы, полученные из Управляющей компании, и документы, направленные в Управляющую компанию, регистрировать в отдельных журналах регистрации и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих документов сторонних организаций. В Управляющей компании рекомендуется также регистрировать данные документы в отдельных журналах регистрации как входящие и исходящие каждого юридического лица и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих сторонних организаций.

Взаимодействие (переписку) между юридическими лицами холдинга рекомендуется осуществлять с помощью служебных записок, которые также регистрируются как входящие корпоративные и исходящие корпоративные.

Директор, его заместители и структурные подразделения юридического лица ведут переписку со сторонними организациями по производственным вопросам. Корреспонденция поступает непосредственно адресату или в канцелярию по почте, факсимильной связи, электронной почте. Канцелярия осуществляет рассылку документов адресатам. Такая корреспонденция регистрируется как входящие и исходящие документы.

Документооборот внутри департамента между подразделениями и между департаментами осуществляется лично делопроизводителями или секретарями или через канцелярию. Канцелярия осуществляет услуги экспедиции, т.е. обеспечивает рассылку документов адресатам. При необходимости данные документы регистрируются как внутренние документы в отдельном журнале регистрации в каждом подразделении.

Оперативное хранение документов осуществляется у секретарей и в структурных подразделениях. Дела формируются в соответствии с действующей номенклатурой дел. Документы постоянного срока хранения из структурных подразделений и департаментов передаются в Архив по установленным правилам.

Рисунок 2 Общая схема взаимодействия основных участников документооборота

Зачем необходимо внедрение системы электронного документооборота? Какие цели и задачи?

Все больше организаций приходят к пониманию необходимости внедрения систем электронного документооборота. Это многопользовательская система, призванная автоматизировать делопроизводственные задачи.

Внедрение ЭДО проводится в целях рационализации внутренних процессов, ускорения движения документопотоков, упрощения процедур работы с документами и обеспечения информационной безопасности.

Концепция электронного документооборота строится на автоматизации делопроизводственных процессов посредством внедрения специализированной информационной системы.

Перспективы внедрения электронного документооборота заключаются в сокращении временных и финансовых издержек. Это опосредованно влияет на эффективность деятельности организации и качество принимаемых управленческих решений.

Преимущества внедрения электронного документооборота заключаются в следующем:

  • Повышение производительности труда.

Сотрудники не будут тратить время на выполнение рутинных операций. Вместо этого они смогут сосредоточиться на ключевых задачах и интеллектуальном труде. Внедрение ЭДО приводит к значительному сокращению временных затрат на поиск, обработку согласование документов;

  • Снижение логистических затрат на доставку и распечатку.

Ведение электронного документооборота избавляет от необходимости приобретения расходных материалов и копировальной техники, которые требуются при использовании бумажных документов.

Также сокращаются расходы на оплату курьерской доставки и почтовой службы. Оригиналы документов пересылаются в другие подразделения, контрагентам и в контролирующие органы по электронным каналам связи;

  • Уменьшение площади архивохранилищ.

Внедрение ЭДО позволяет сократить издержки на аренду помещений для архивного хранения. В результате высвобождается офисное пространство. Документы, созданные в системе электронного документооборота, хранятся на нематериальных носителях;

  • Снижение влияния человеческого фактора.

Внедрение ЭДО позволяет минимизировать риски допущения ошибок в процессе работы с документами. Также исключается риск потери оригиналов и дублирования информации за счет однократной регистрации;

  • Обеспечение лояльности контрагентов.

Внедрение электронного документооборота за пределами организации позволяет добиться налаженного взаимодействия с контрагентами, которые обмениваются документами в виртуальной среде. Это обеспечивает оперативный обмен информацией;

  • Унификация процедур обработки документов.
Читать еще:  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЭЛЕКТРОМЕХАНИКА скачать образец бесплатно

Маршруты их движения в системе настраиваются таким образом, чтобы документация проходила по оптимальному непрерывному пути, минуя возвраты к сотрудникам.

Документы создаются по единой форме с указанием необходимых реквизитов. При этом происходит стандартизация процедур обработки, что упрощает выполнение делопроизводственных операций;

  • Ускорение рабочих процессов.

По сравнению с бумажными, электронные документы подлежат быстрому исправлению в случае необходимости. Внедрение ЭДО позволяет просматривать версии созданных файлов в системе;

  • Придание юридической значимости.

Внедрение электронного документооборота на предприятии обеспечивает аутентичность и подлинность подписанных документов. Они защищаются от подделки с помощью подтверждения авторитетности источника. Для этого требуется усиленная электронная подпись;

  • Повышение информационной безопасности.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет снизить к минимуму риск несанкционированного доступа к информационным массивам.

Исключается риск завладения конфиденциальными сведениями. Обеспечивается протоколирование пользовательских действий и разделение прав доступа;

  • Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.

Внедрение электронного документооборота в организации поможет улучшить исполнительскую дисциплину и контроль сроков исполнения поручений.

Проблемы и риски внедрения электронного документооборота

На этапе внедрения электронного документооборота существенно увеличатся расходы. Это связано с необходимостью закупки лицензированного программного обеспечения и дополнительного оборудования. Такую возможность не всегда имеют представители малого бизнеса.

Риски внедрения электронного документооборота в первую очередь обусловлены психологическим фактором. Зачастую сотрудники неохотно принимают нововведения. Им приходится отвыкнуть от устоявшегося порядка работы с бумажными документами.

Придется заложить бюджет на переобучение сотрудников. В период адаптации персонала к новым условиям могут возникать простои в рабочем процессе. Другая часть расходов связана с оплатой труда привлеченных специалистов, осуществляющих внедрение электронного документооборота.

Накладываются ограничения в процессе работы с контрагентами. Не все участники внешнего документооборота прошли процедуру внедрения ЭДО. Вследствие чего подписание договоров делается на бумажных носителях.

Еще одним сдерживающим фактором является необходимость использования технологии электронной цифровой подписи. Для этого придется подать заявку в аккредитованный удостоверяющий центр и получить сертификат ключа. ЭЦП является дорогостоящей. Вследствие этого ее имеют не все сотрудники, а только руководящий состав.

Проблемы внедрения электронного документооборота связаны с сохранением практики параллельного ведения документов в бумажном виде. В результате жизненный цикл протекает в смешанной форме, сопровождая традиционный документооборот.

При необходимости архивного хранения в течение длительных сроков или на постоянной основе возникает проблема обеспечения сохранности. Документы фиксируются на цифровых носителях, которые постепенно устаревают. Поэтому приходится проводить процедуру конвертации и миграции файлов. Также истекают сроки действия электронных подписей.

В процессе внедрения электронного документооборота следует учитывать возможность интеграции с другими программами. Для охвата всех аспектов деятельности в компании используется несколько систем.

Это может послужить причиной сосуществования разрозненных информационных технологий. Другой проблемой является использование контрагентом иной программной платформы.

Отличительная особенность ведения электронного документооборота связана с зависимостью от технических средств.

Информация может воспроизводиться только с экрана устройства при наличии доступа в Интернет.

Иногда это становится невозможно из-за перебоев с электроэнергией, нестабильности соединения или поломки оборудования. Поэтому рабочий процесс временно останавливается.

Состав системы

Работу системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие модули:

  • АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место пользователя;
  • АРМ «Администратор» — рабочее место для настройки и администрирования системы;
  • «Дизайнер маршрутов» — графический редактор для проектирования типовых маршрутов обработки документов;
  • «Дизайнер форм» — графический дизайнер для создания и настройки регистрационно-контрольных карточек документов;
  • «Менеджер журналов и отчетов» — графический дизайнер настройки отчетов и справок;
  • «Настройка ЭЦП» — средство настройки электронно-цифровой подписи;
  • «Монитор безопасности» — средство протоколирования системных событий и действий пользователей;
  • «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями внешней электронной почты;
  • «Взаимодействие удаленных серверов» — подсистема для обеспечения территориально-распределенного режима работы комплекса;
  • «Автообработка документов и событий» — подсистема для автоматического выполнения задач по обработке документов (регистрация, построение отчетов, формирование и отправка писем и т. д.);
  • «ЕВФРАТ API» — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить модули:

  • «Архивариус» — средство для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Работа с модулем осуществляется с помощью АРМ «Архивариус»;
  • WEB-Сервер — средство для работы с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https. Позволяет организовать удаленный доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. С помощью модуля становится возможна работа через АРМ «Мобильный клиент»;
  • «Понимание документов» — решение, позволяющее системе ЕВФРАТ анализировать содержание документов, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически переносится в регистрационно-контрольную карточку документа;
  • «Работа с шаблонами» — подсистема, позволяющая автоматизировать подготовку бумажных документов путем перенесения данных регистрационно-контрольной карточки в шаблоны;
  • «Автоимпорт документов» — подсистема для автоматического внесения в систему ЕВФРАТ документов, поступивших в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания), а также полученных из форм, размещенных на web-сайтах.

Directum

О системе DIRECTUM

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Концепция бизнес-решений DIRECTUM

Компания DIRECTUM развивает концепцию упрощения перехода на электронный документооборот в различных областях деятельности организаций и совместно со своими партнерами реализует стратегию сфокусированных на бизнес-задачах ECM-решений.

Ключевая идея стратегии – предложение заказчикам готовых бизнес-решений на базе системы DIRECTUM. Каждое бизнес-решение – это программно-консалтинговый продукт, ориентированный на достижение заданного эффекта при решении определенной бизнес-задачи.

Главными особенностями бизнес-решения являются:

  • Фокус на бизнес-задачах. Целью бизнес-решения является удовлетворение потребностей конкретных бизнес-заказчиков и решение конкретной бизнес-задачи.
  • Измеряемый бизнес-эффект. Для каждого бизнес-решения определяется перечень показателей эффективности, которые позволяют измерить эффект от его внедрения в организации.
  • Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение кроме технического решения включает также методические материалы, технологию внедрения, услуги бизнес-консалтинга.

Преимущества

  • ИнтеллектуальнаяECM

Интеллектуальным сервисам DIRECTUM Ario можно поручить выполнение рутинных ручных операций: распределение входящего потока документов, их регистрацию и заполнение карточек, сравнение версий документов. Более того с использованием сервисов Ario реализуется умный поиск в компании.

  • Высокая производительность и масштабируемость
Читать еще:  Согласие на передачу персональных данных третьим лицам

Мощная платформа DIRECTUM поддерживает работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере. Благодаря асинхронному выполнению «тяжелых» операций сохраняется быстрый отклик на действия пользователей.

  • Возможность разработки уникальных решений

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет развивать систему даже силами собственных специалистов заказчика. Для узкопрофильных и нестандартных задач создаются специализированные решения.

  • Широкий набор готовых решений

Более 20 бизнес-решений готовы к внедрению уже сегодня. Каждое из них закрывает конкретную задачу бизнеса и учитывает предметную область. Комплексный подход позволяет выстроить целостную систему управления организацией.

  • Многовариантность доступа

Десктоп-клиент – привычный многим офисным сотрудникам, веб-клиент – удобный при удаленной работе пользователей, мобильные решения – для оперативного подключения к процессам вне офиса.

  • Решение для юридически значимого обмена с контрагентами

Используйте готовое решения для обмена с контрагентами. Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО является естественной частью процесса согласования в DIRECTUM. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту и ставится на контроль, а при получении ответа снимется с него.

  • Интеграционные механизмы для встраивания в ИТ-инфраструктуру

Готовый коннекторы к SAP, 1С и другим системам, открытый API позволяют встраивать DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру предприятия. Так ECM-система становится ключевым элементом работы с корпоративным контентом.

  • Работа в территориально распределенной среде

DIRECTUM предоставляет удобные инструменты для взаимодействия разных систем как внутри холдинга, так и на уровне одной организации. Благодаря единому центру администрирования управлять службами и системами можно из единой точки.

  • Импортонезависимость и импортоопережение

Продукты DIRECTUM включены в единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи России. Поддерживаются все стандарты российского делопроизводства и требования безопасности.

Эффект от внедрения

После начала активного использования системы DIRECTUM компании отмечают ощутимый положительный эффект от перехода на электронный документооборот.

  • Понятная цель и видимый эффект

Внедрение бизнес-решения дает результат, понятный участникам проекта и руководству. В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать стоимостной эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам.

  • Прозрачность бизнес-процессов

Работа компании становится прозрачной и контролируемой за счет появления возможности отследить каждый этап любого бизнес-процесса. В случае необходимости, благодаря средствам включенным в механизм bpm/workflow в системе можно настроить любой процесс.

  • Повышение уровня исполнительской дисциплины

В силу различных причин, по статистике ответственными исполнителями не выполняются около 20% заданий. Внедрением ЕСМ-системы обеспечивается контроль за выполнением работы на всех этапах. Благодаря возможностям системы, руководителю гарантируется, что поставленные задачи не будут забыты исполнителями. Использование отчетов позволяет провести анализ причин отклонений.

  • Сокращение временных затрат

Почти все рутинные операции документооборота оптимизируются за счет работы системы. В том числе, благодаря использованию интеллектуального решения DIRECTUM Ario можно значительно сократить время на обработку входящих документов (автоматическая классификация документов, заполнение их реквизитов). Освободившееся время сотрудники могут использовать для выполнения более значимых работ, приносящих большую пользу предприятию.

  • Гарантия сохранности документов

Система DIRECTUM строго разграничивает права доступа к документам в соответствии с настройками, при необходимости, шифрует паролями или цифровыми сертификатами, благодаря чему, значительно снижается риск утечки конфиденциальной информации. Имеется возможность отследить производимые с документом действия, которые автоматически сохраняются в историю работы с ним.

  • Эффективное использование ПО

Возможен частичный перенос выбранных функций из дорогих комплексных ERP-решений в систему DIRECTUM. Перевод их в ECM снизит затраты на расширение рабочих мест под учетные системы.

  • Рост конкурентных преимуществ

Увеличение скорости обработки и передачи информации и контроля исполнения работ с использованием системы DIRECTUM, способствуют повышению уровня обслуживания клиентов. Компания накапливает опыт в системе, снижая зависимость от «незаменимых» сотрудников.

  • Эффект от внедрения бизнес-решений

При внедрении комплексной СЭД среди других особенно выделяется проблема оценки эффекта от внедрения. И если общий “оздоравливающий” эффект обычно определяется, выражаясь в повышении безопасности, прозрачности и целостности документооборота в организации, то прямое влияние на затраты или доходы организации практически не поддается количественному измерению.

В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать бизнес-эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам. Опыт нашей работы доказывает возможность достижения конкретных результатов при внедрении бизнес-решений.

Так, при внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Финансовый архив” стоимость подготовки к налоговым проверкам сокращается в 7-12 раз, а количество выемок оригиналов документов из архива документов – на 90%. Стоимость ввода данных из первичных документов уменьшается в 3-10 раз.

Внедрение бизнес-решения “DIRECTUM: Управление договорами” сокращает длительность процесса подготовки и согласования договоров минимум в 3-5 раз, в 2 раза уменьшает среднее количество итераций согласования, снижается количество негативных договорных инцидентов в 4-7 раз. В целом это уменьшает стоимость процесса в 1.5-3 раза.

При внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Управление совещаниями” средняя длительность согласования одного протокола сокращается в 2-3 раза, с 4-7 дней до 6-12 часов. Количество отмененных совещаний по причине отсутствия ключевых участников уменьшается на 30-40%, процент невыполненных резолюций в срок – на 45-75%.

Список показателей эффективности по каждому бизнес-решению приведен в каталоге бизнес-решений.

Услуги по внедрению

Выбор и приобретение системы электронного документооборота – это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение – одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами.

Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

  • библиотеку типовых проектных решений;
  • моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;
  • четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
  • проведение обучения пользователейпо готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
  • расчет эффективности по итогам внедрения;
  • и т.д.
Читать еще:  Перечень документов ответственного за электрохозяйство

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров в различных регионах.

Внедрение DIRECTUM «под ключ» гарантирует качественную настройку системы и включает:

  • Библиотеку типовых проектных решений;
  • Моделирование процессов;
  • Четкое управление проектом;
  • Подготовку нормативных документов.

Заказчикам также доступно самостоятельное внедрение с проактивной поддержкой экспертов компании DIRECTUM, ее партнеров и опорой на методические рекомендации.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота (СЭД), когда:

  • работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
  • высшее руководство работает с документами из системы;
  • контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
  • в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
  • создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Гибкий подход к процессу – это всегда оптимальный баланс сокращения затрат и рисков.

Мощная ECM-платформа

Платформа и компоненты Directum обеспечивают гибкость и масштабируемость ваших решений, территориально распределенную работу, интеграцию с корпоративным окружением, широкие возможности управления контентом, простоту использования и удобство доступа к системе.

Архитектура

Архитектура Directum строится на собственной платформе IS-Builder.

Гибкость, простота обслуживания и развития

Открытый предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет легко и быстро адаптировать систему к бизнес-процессам организации, в том числе силами собственных специалистов без участия вендора (обучение разработчика занимает всего 40 часов).

Открытость платформы дает возможность разрабатывать новые технические и интеграционные решения для закрытия специфических задач конкретной организации. За счет этого обеспечиваются гибкость, доступность и выгодность платформы для бизнеса.

Масштабируемость и территориально распределенная работа

Платформа Directum поддерживает одновременную работу порядка 10 000 пользователей и хранение более 18 000 000 документов. Масштабируемость подтверждают реальные проекты и нагрузочные испытания, проведенные в технологическом центре Microsoft.

Directum позволяет автоматизировать деятельность компаний со сложной территориально распределенной структурой:

  • Механизм репликации используется для подключения удаленных филиалов, подразделений и компаний, сильно интегрированных в деятельность головной организации.
  • Службы взаимодействия систем (Directum Intersystem Cooperation Services, DICS) предназначены для обмена данными между предприятиями холдинга, использующими разные версии системы.
  • Интеграция с системами обмена (Directum Interchange System Integration, DISI) служит для подключения контрагентов к обмену юридически значимыми электронными документами.

Удобный быстрый ввод и оптимальное хранение контента

Службы ввода документов обеспечивают простоту и скорость занесения документов из любых источников: со сканеров, МФУ, факсов, из файловой системы, электронной почты и т.д.

Службы преобразования документов отвечают за гибкость и скорость преобразования документов в форматы, принятые в качестве стандарта в компании и удобные для работы максимального количества пользователей (PDF, TIFF и т.д.), а также за извлечение из документов полезной информации (например, содержания для полнотекстового поиска).

Для хранения контента, в зависимости от его объема и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

  • Офисные документы относительно небольшого объема, необходимые для оперативной работы хранятся в СУБД Microsoft SQL Server.
  • Для больших медиаданных (видео), к которым необходим потоковый доступ, используются файловые хранилища.
  • Для организации долговременного архива электронных документов используются также файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища на более дешевое архивное.

Управляемая распределенная архитектура

Федеративный поиск — инструмент для поиска документов и задач во всех системах Directum территориально-распределенной структуры компании. Результаты выдаются с учетом прав доступа.
Максимальный эффект от использования федеративного поиска получат организации, которые в своей работе используют три и более систем (например, управляющие подразделения холдинговых компаний).

Центр администрирования служб Directum позволяет существенно упростить работу администраторов системы. Он представляет собой сайт, предназначенный для настройки, мониторинга, запуска и остановки служб одного или нескольких экземпляров Directum.
Для настройки служб на сайте доступны подсказки со справочной информацией и рекомендациями по заполнению. Также администратор может заполнить поля настроек значениями по умолчанию.

Интеграция с широким набором корпоративных систем и офисным ПО

Широкий набор интеграционных механизмов обеспечивает совместную работу Directum c множеством классов корпоративных систем и программного обеспечения:

  • Для реализации сквозных бизнес-процессов в предметных областях налаживается интеграция с учетными (1С: Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.) и CPM-системами (Prestima).
  • Для выстраивания, оптимизации и реинжиниринга ключевых процессов на верхнем уровне ECM интегрируется с BPM- и системами моделирования бизнес-процессов (Business Studio).
  • Для организации межкорпоративного обмена электронными документами Directum работает совместно с сервисами обмена документами (Synerdocs, Диадок).
  • Для удобства пользователей, привыкших работать со стандартным программным обеспечением Directum глубоко интегрирован с офисными пакетами и приложениями (Microsoft Office, OpenOffice.org).

Благодаря этому ECM-система идеально встраивается в ИТ-инфраструктуру предприятия и становится центральным элементом в работе с корпоративным контентом.

Удобство интерфейсов: десктоп и веб-клиенты, мобильные приложения

Основным приложением является Windows-клиент — максимально привычный для основной массы офисных работников. Интерфейс десктоп-клиента разработан в соответствии с гайдлайнами корпорации Microsoft и построен на принципах работы стандартных приложений. Использование данного клиента снижает порог вхождения и затраты на обучение.

Кроме того, работа в Directum может осуществляться через веб-клиент или мобильные приложения:

  • Веб-клиент обеспечивает практически полную функциональность и удобство удаленной работы, кроссбраузерность (включая мобильные браузеры), выполнение всех основных операций с контентом без привязки к рабочему месту и установки дополнительного ПО.
  • Решения для мобильных устройств и планшетов для Android и iOS закрывают основные сценарии работы в системе для рядовых сотрудников, руководителей среднего звена и топ-менеджеров. Приложения адаптированы для основных сценариев работы, в том числе без доступа к интернету.
  • Кроме того, портальные компоненты для SharePoint дополнительно позволяют любым сотрудникам, даже не работающим в Directum, использовать интернет-порталы для доступа к контенту, хранящемуся в системе, и ряду функций.

Дополнительные полезные ссылки

Информационная безопасность системы Directum (Windows- или Novell-аутентификация пользователей, разграничение прав доступа на документы, шифрование и подписания ЭП и так далее).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector