Garant-blok.ru

Гарант Блок
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Статьи по теме

Какие требования к навыкам, знаниям и опыту установил профстандарт к делопроизводителям, обязательно ли его применять работодателям, расскажут эксперты. В статье — готовая инструкция делопроизводителя с учетом актуальных требований.

Скачайте документы по теме:

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации , регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» . Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

  • документовед;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ № 267н от 06.05.2015 г.

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

  • оформлением;
  • систематизацией;
  • регистрацией и учетом;
  • хранением;
  • подготовкой к передаче в архив.

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

Шпаргалка. Какие организации могут отложить обязательное применение профстандартов

Важно! На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы, например, досрочный выход на пенсию, либо связанных с особыми требованиями к квалификации.

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Читать еще:  Ходатайство о приобщении документов к материалам дела. образец и бланк 2021 года

Совет от редакции. Начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц.

Общие сведения

Делопроизводитель — специалист, который в основном занимается бумажной работой, сотрудник получением, составлением и обработкой документации. В задачу работника входит контроль того, чтобы отправленная бумага дошла до получателя. Должностное лицо в организации будет заниматься составлением служебной документации и, при необходимости, отправлять её в архив.

Для трудоустройства на должность делопроизводителя нужно иметь среднее специальное или высшее образование. Работодателю важно, чтобы работник знал законодательство РФ и стандарты составления договоров и иных документов. В интересах каждого работодателя нанять опытного и квалифицированного сотрудника, который будет качественно выполнять свои должностные обязанности. Чтобы получить сведения о необходимых навыках специалиста, стоит изучить пример должностной инструкции делопроизводителя.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2020 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностных инструкций в соответствии с профессиональным стандартом. Утверждена ли форма этого документа

Должностная инструкция, как уже упоминалось — это локальный акт организации, который содержит требования к квалификации работника, его правах, обязанностях, полномочиях при осуществлении трудовой функции. Если в организации имеется соответствующее подразделение, которое отвечает за составление таких документов, разработка должностных инструкций может быть поручена такому подразделению. В противном случае, разработкой занимается либо сам работодатель, либо любой сотрудник организации по его поручению.

Читать еще:  Примеры основных бухзаписей ликбез для новичков

Необходимо отметить, что форму должностной инструкции в соответствии с профстандартами, как документ, законодательство не утверждает, соответственно она может быть составлена произвольно. Однако документ должен содержать в себе данные о том, какой деятельностью занимается сотрудник, каковы цели и задачи такой деятельности, каковы квалификационные требования к ней. Кроме того, обязательно последовательное описание всех трудовых обязанностей сотрудников определенной должности.

В результате, должен получиться документ, который заверяется подписью работодателя на первой его странице (заверительная надпись «Утверждаю…». При наличии в фирме печати (в настоящее время не является обязательным), требуется помимо подписи работодателя проставить и ее. Помимо заверительной надписи требуется указать название компании, ее идентификационные данные, такие как адрес места регистрации, ОГРН, ИНН, данные о руководителе. Дополнительно указывается дата утверждения.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

  1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
  2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
  3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
  4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
  5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Должностная инструкция делопроизводителя в доу 2021 профстандарт образец

Делопроизводителя общеобразовательного учреждения профстандарт. Настоящая должностная инструкция составлена на основе Профстандарта: Настоящая инструкция устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя общеобразовательного учреждения. На должность делопроизводителя общеобразовательного учреждения может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих. Делопроизводителя общеобразовательного учреждения назначает и освобождает от занимаемой должности директор общеобразовательного учреждения в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором контрактом с работником.

Читать еще:  Как учитываются расходы будущих периодов

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

В ст. 195.1 Трудового кодекса РФ дается определение двух взаимосвязанных понятий:

  • квалификация
    – это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. То есть это комплекс показателей, которые необходимы для выполнения определенного вида профессиональной деятельности и которые позволяют оценить соответствие работника конкретной должности;
  • профессиональный стандарт
    характеризует квалификацию, необходимую работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в т.ч. выполнения определенной трудовой функции.

Профессиональные стандарты разрабатываются на виды профессиональной деятельности и включают описание квалификационных требований к группе должностей. Например, есть отдельные профстандарты, охватывающие деятельность:

  • по документационному обеспечению управления,
  • административно-хозяйственную,
  • по архивному делу и т.д.

Все профессиональные стандарты имеют одинаковую структуру,

утвержденную приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 147н «Об утверждении Макета профессионального стандарта». Объясним структуру профстандарта (для наглядности смотрите далее процитированный фрагмент профстандарта на сером фоне с нашими цифровыми отметками в кружках, одинаковыми цифрами помечена однотипная информация, которая фигурирует в разных блоках стандарта).

Начинается профстандарт с так называемой «функциональной карты вида профессиональной деятельности»

в разделе II. В этой карте выделяются основные направления деятельности, которые осуществляются в данной профессиональной области. В терминологии профстандартов они называются
«обобщенными трудовыми функциями»
(о). Для каждой обобщенной трудовой функции установлен
уровень необходимой квалификации работника
(о) и
состав «трудовых функций»
(«2»).

Следом за функциональной картой идет раздел III c блоками, в которых более подробно характеризуется каждая обобщенная трудовая функция

(«1»). В рамках этой характеристики перечисляются трудовые функции («2») и конкретизируется содержание работ по ним. То есть
перечисляются мелкие операции или «трудовые действия»
(о),
из которых каждая работа состоит.
Для каждой обобщенной трудовой функции названы возможные наименования должностей / профессий

(«4»), которые могут осуществлять эту деятельность, а также определены
требования к образованию и обучению («5»), опыту практической работы, могут быть установлены особые условия допуска к работе и др.
На сайте Минтруда России можно посмотреть список всех принятых отечественных профессиональных стандартов,

там удобно находить нужный. В программно-аппаратном комплексе «Профессиональные стандарты» по адресу https://www.profstandart.rosmintrud.ru размещены:

  • реестр профессиональных стандартов,
  • реестр областей и видов профессиональной деятельности,
  • реестр трудовых функций, а также
  • классификационные справочники (включая ЕТКС и ЕКС).

На начальной странице интернет-ресурса есть кнопка «Найти профессиональный стандарт» (отмечена цифрой 1 на Рисунке 1), которая позволяет искать профессиональные стандарты по различным показателям («2» там же), например, по трудовой функции, виду профессиональной деятельности и др.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector