Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Выполняемый в компаниях функционал делопроизводителя — административная, офисная работа. ЕКСД относит должность к категории служащих, действующий профстандарт 07.002 — к специалистам.

Напоминаем, с 2016 года ЕКСД действуют наравне с профессиональными стандартами. Работодатели самостоятельно принимают решение о их применении для описания обязанностей в должностных инструкциях и наименования должностей, кроме случаев, специально оговоренных в законодательстве или отраслевых НПА (122-ФЗ и Письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253).

Не все предприятия переходят на электронный документооборот. Делопроизводитель выполняет «ручную» работу по обслуживанию движения внутренней и внешней корреспонденции и документации, занимается ее оформлением, регистрацией и подготовкой ко хранению:

  • принимает и регистрирует корреспонденцию (письма, извещения, претензии, приказы и т. д.);
  • передает на исполнение;
  • ведет банк данных документов, составляет учетные карточки;
  • выдает справки;
  • готовит описи и сдает в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

В небольших фирмах они входят в обязанности секретаря-делопроизводителя в организации и совмещаются с обязанностями помощника руководителя. ЕКСД содержит более низкий уровень требований к квалификации сотрудника. Перечислены следующие необходимые для исполнения обязанностей знания.

Профстандарт 07.002 называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Требования к специалисту «делопроизводитель» содержатся в описании обобщенной функции «3.2. Документационное обеспечение деятельности организации». Совмещение с функцией «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» не предусматривается — что делает секретарь-делопроизводитель, описывается в обобщенной функции профстандарта «3.3. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации». Квалификационные требования к делопроизводителю выше предъявляемых ЕКСД.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Суббота
09 октября 2021 г.

МРОТ:
Учетная ставка ЦБ:
12792 руб.
5,5%
  • Главная
  • О проекте
  • Услуги
  • Контакты
  • Реклама на сайте
  • Форум

Типовые бланки

  • Бухгалтерские
  • Кадровые
  • Юридические
  • Статистические
  • Экономические
  • Должностные инструкции

Полезности

  • Изменения с 2021 года
  • Изменения с 2020 года
  • Изменения с 2019 года
  • Изменения с 2018 года
  • Программные продукты
  • Подборка статей
  • Вопросы и ответы
  • Производственный календарь
  • ПБУ
  • Справочно
  • Законодательные документы
  • Экономический словарь
  • Корреспонденция счетов
  • Телефонные коды
  • МСФО
  • Аудит
  • Записи в трудовой книжке
  • Для г. Белгорода
  • Информация по 1С
  • Новости
  • Финансовые коэффициенты
  • Справочники
  • История бухучета

Бухгалтерский учет

  • Основные средства
  • Нематериальные активы
  • Товарно-материальные ценности
  • Затраты на производтво
  • Денежные средства
  • Расчеты с персоналом
  • Расчеты с бюджетом
  • Готовая продукция
  • Финансовые результаты
  • Капитал и резервы
  • Учетная политика
  • Учет и оплата труда

Налоговый учет

  • НДС
  • ЕСХН
  • УСНО
  • ЕНВД
  • НДФЛ
  • Страховые взносы
  • Взносы в ФСС
  • Налог на имущество
  • Водный налог
  • Земельный налог
  • Транспортный налог
  • Налог на прибыль
  • Налог на игорный бизнес
  • Акцизы
  • Налог на пользование полезными ископаемыми
  • Патентная система налогообложения

Управленческий учет

  • Проблемы организации управленческого учета на предприятиях
  • Сущность и назначение управленческого учета
  • Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг
  • Системы учета затрат и калькулирования себестоимости
  • Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений
  • Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений
  • Планирование и бюджетирование

Классификаторы

  • ОКСМ
  • ОКВЭД [1.1]
  • ОКВЭД [2]
  • ОКВ
  • ОКДП
  • ОКЕИ
  • ОКФС
  • ОКОПФ
  • ОКУН
  • ОКОФ
  • ИНКОТЕРМС
  • ОКИН
  • ОКЭР
  • КСД
  • ОКСО

Разработка сайта:

Главный редактор:

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

Время чтения: 4 минут(ы)
Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.

В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

  • к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
  • каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
  • каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).

Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

  • нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
  • основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
  • структуры предприятия и его подразделений;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
  • основ организации труда;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • основ трудового законодательства;
  • норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

  • действующим законодательством РФ;
  • Уставом организации;
  • должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
  • Правилами трудового распорядка компании.

Крайне важно указать, кому делопроизводитель подчиняется (директору компании, начальнику отдела, заведующему канцелярией), а также кто выполняет его непосредственные обязанности в момент отсутствия на работе (должностное лицо, назначенное руководителем компании в установленном порядке).

Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

Как правило, от делопроизводителя требуется:

  • прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
  • передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
  • ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
  • ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
  • отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
  • систематизация и хранение документов текущего архива;
  • ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
  • подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
  • обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
  • соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
  • соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
  • обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
  • выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

  • внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
  • ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
  • другие права, установленный действующим законодательством о труде.

Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

  • за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
  • за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
  • за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

Образцы должностной инструкции делопроизводителя

У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

Общие положения

В этом разделе описываются цель разработки инструкции, а также кратко перечисляются нормативные акты, на основании которых она была разработана. Здесь же перечисляются:

  • категория персонала, к которой относится делопроизводитель — специалист;
  • место делопроизводителя в структуре организации (наименование подразделения, подчиненность);
  • порядок приема на работу, замещения на период отпуска и болезни;
  • требования к делопроизводителю (образование, опыт работы, дополнительные курсы).

Здесь же может быть приведен список нормативных актов, которыми должен руководствоваться делопроизводитель в своей деятельности.

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

  1. Общие положения.
    В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.

Функции и задачи.
Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.

Должностные обязанности.
Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.

К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:

  • прием и регистрация входящей корреспонденции;
  • исполнение резолюции руководителя на документе;
  • оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
  • ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
  • рассылка корреспонденции по адресатам;
  • организация хранения и архивирования документов;
  • обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.

  • Права.
    Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
    • требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
    • запрос необходимой информации;
    • получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
    • ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
    • иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.

  • Ответственность.
    В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.
  • Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

    Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

    Где учат делопроизводству?

    Как стать делопроизводителем? В первую очередь — получить соответствующее образование. Учиться можно в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», в колледжах и техникумах по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», на курсах профессиональной переподготовки.

    Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.

    Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.

    Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.

    Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читать еще:  Незаконное использование товарного знака или бренда
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector