Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция офисменеджера 2021 года Образец

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис – менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

  • делопроизводство;
  • выполнение поручений руководителя;
  • осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
  • обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
  • работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
  • работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

  1. Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
  2. Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
  3. Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
  4. Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Читать еще:  Что будет за неоплату или просрочку оплаты коммунальных услуг?

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Необходимые качества

Прежде всего, стоит знать, что менеджер – это управляющее лицо, которое обладает профессиональными знаниями по организации и управлению производством, имеет высшее образование. Он умеет планировать личную работу, то есть устанавливать цели и определять пути их достижения, расставлять приоритеты. Менеджер может вести деловые переговоры, выявлять факторы непродуктивной работы и применять меры по их устранению.

На сегодняшний день разработан перечень требований к современному менеджеру:

  1. Умственные способности. К ним относят творческое креативное мышление, умение давать адекватные оценки.
  2. Отношение к окружающим. То есть должен уметь работать в команде, быть коммуникабельным, доброжелательным, с уважением относиться к каждому человеку в компании вне зависимости от социального статуса и должности.
  3. Личные черты. То есть стремиться к успеху, иметь внутреннюю мотивацию, хобби.
  4. Отношение к труду. Инициатива в принятии решений должна исходить от менеджера, должен быть восприимчивым к нагрузкам, способным к делегированию, организованным.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

усидчивость;

  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.
  • Специфика работы офис-менеджера

    Вы здесь Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

    В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

    Читать еще:  § 2 Установление фактов имеющих юридическое значение

    Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал.

    В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами. Чем отличается офис-менеджер от секретаря? Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса.

    Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий.

    Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями.

    Как составляется должностная инструкция

    Допустим, руководитель компании понимает важность и необходимость составления должностной инструкции, например, того же офис-менеджера, как и где он должен брать сведения для составления такого документа, что является основой для такого документа и т.д.

    Думаем, что у руководителя любого отдела, который начинает работать на предприятии с нуля, такие вопросы возникнуть, ведь только что зарегистрированное учреждение не может иметь должностных инструкций. И далее попробуем ответить на данный вопрос.

    Какие источники информации могут использоваться при составлении должностной инструкции:

    • Положения про структурные подразделения компании, принятые при создании компании;
    • Штатное расписание, устанавливающее наличие конкретных должностей;
    • Нормативы труда;
    • Справочник должностей квалификационного характера;
    • Интернет ресурсы;
    • Опросы работников;
    • Другие источники информации.

    Но, как отмечают эксперты, наиболее важным и необходимым источником информации для составления инструкции служит Квалификационный справочник должностей. Это база, от которой и следует отталкиваться. В данном документе прописаны все требования, компетентности, квалификационные критерии, выдвигаемые к каждой штатной единицы.

    Конечно, такой справочник должен стать основой. Но на каждом предприятии должностная инструкция может быть видоизменена с учетом требований предприятия.

    Читать еще:  Средняя численность и среднесписочная численность — разница

    Справочная информация: для каждой штатной единицы разрабатывается отдельная должностная инструкция.

    Должностная инструкция всегда должна разрабатываться на основании тех задач, которые в целом ставятся перед подразделением. Исходя из задач и функций структурного отдела, разрабатываются и функции отдельного работника. При этом документ всегда должен состоять из конкретно выделенных элементов:

    • Общие положения;
    • Задачи и функции работника;
    • Обязанности;
    • Права;
    • Ответственность.

    Допустимо, чтобы указанные разделы совмещались или укрупнялись, но при этом документ обязательно должен их содержать. И далее на примере разберем, как выглядит должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря.

    Основной регулятивный функционал

    Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет. Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

    Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

    1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
    2. Изучение корреспонденции.
    3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
    4. Ведение протоколов на заседаниях.
    5. Организация приема посетителей.
    6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
    7. Естественно, владение оргтехникой.
    8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
    9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
    10. Контролирует технические службы.

    Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector