Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция офисменеджера с функциями секретаря

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: специфические особенности и требования

Даже при незначительном штате, включающем лишь руководителя компании и его наемных работников, необходим ответственный сотрудник, который являлся бы организующей силой, способной направлять и контролировать рабочий процесс — именно эта мысль определяет текст должностной инструкции офис-менеджера.

Такая должность предполагает наличие у соискателя набора определенных навыков и соответствующего образования, а также умение взаимодействовать с людьми. Впрочем, этим список требований не ограничивается.

Требования к специалисту

Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.

Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:

  • знание основ работы с компьютером;
  • знание иностранных языков;
  • знание оргтехники;
  • высшее образование.

Личностные качества:

  • коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
  • внимательность;
  • пунктуальность
  • ответственность;
  • презентабельный и аккуратный внешний вид.

Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.

Компетенция

Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.

В компетенцию менеджера входят:

  • основы делопроизводства;
  • кадровый учет;
  • местные нормативно-правовые акты;
  • требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
  • правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

Права работника

Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

  • отправление документов на доработку;
  • прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

Работодатель должен помнить, что не имеет права требовать специалиста осуществлять работу, которая не прописана в его должностной инструкции.

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

Цель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:

  • в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
  • должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
  • даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.
Читать еще:  Гражданское право Тест 5

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника ДИ должна быть индивидуализирована.

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

  • кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
  • менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
  • менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
  • менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
  • менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

  • определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
  • определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
  • требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
  • основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Обязанности

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

  • встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
  • снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
  • вести учет расходов на нужды канцелярии;
  • сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.
Читать еще:  Аттестация архитекторов и инженеров 2021

Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:

  • вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
  • следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
  • координация службы доставки и курьеров;
  • контроль за состоянием уборки офиса и пр.

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Обязанности

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

  • встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
  • снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
  • вести учет расходов на нужды канцелярии;
  • сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.

Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:

  • вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
  • следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
  • координация службы доставки и курьеров;
  • контроль за состоянием уборки офиса и пр.

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Офис-менеджер

Офис-менеджером является работник компании, обязанности которого связаны с обеспечением продуктивной деятельности офиса компании.

Содержание:

  • История профессии
  • Особенности профессии
  • Обязанности
  • Важные качества
  • Навыки и знания
  • Перспективы и карьера
  • Обучение

История профессии

Возникла профессия офис-менеджер относительно недавно. Она сформировалась на базе должности администратора, со временем приобретая индивидуальные особенности. При этом в некоторых позициях обязанности специалиста совпадают с пунктами, наведенными в должностной инструкции секретаря, администратора и даже менеджера по персоналу, несмотря на отличие между указанными профессиями.

В переводе с английского слово «manager» звучит, как «управляющий». Иными словами, на офис-менеджера возлагается ответственность за обеспечение эффективного рабочего процесса всех служб компании. При этом он подчиняется непосредственно генеральному директору либо замдиректора по персоналу.

Читать еще:  Акт возврата денежных средств

Особенности профессии

В ведении офис-менеджера находятся все процессы, что касаются работы компании, сотрудником которой он является. Специалист руководит работой секретариата и вспомогательного персонала.

В зависимости от величины компании, а также ― действующих там моделей управления и делопроизводства, должностные обязанности могут отличаться.

Офис-менеджер ― это профессия, которой присущи такие преимущества:

  • отсутствие потребности в наличие высшего образования;
  • востребованность на рынке труда;
  • опытные специалисты в данной сфере могут рассчитывать на высокую заработную плату;
  • возможность получить опыт и завести полезные знакомства.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

  • минимальная зарплата у начинающих специалистов;
  • высокая ответственность;
  • вероятность критики со стороны руководства или коллектива;
  • потребность успевать выполнять основную работу и личные задания от начальника.

Обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера варьируются, исходя из направления деятельности фирмы, но основные из них следующие:

  • встреча посетителей офиса;
  • обеспечение соответствующих условий для проведения совещаний и брифингов;
  • снабжение остальных сотрудников офиса всем нужным для работы;
  • организация корпоративных мероприятий в офисе;
  • контроль финансовых затрат на офисные нужды;
  • планирование рабочего пространства для всего коллектива: предметы мебели расставляется таким образом, чтобы люди могли удобно работать;
  • закупка климатической техники;
  • организация проведения ремонтных работ в офисе (по необходимости);
  • прием звонков и регистрация корреспонденции;
  • распределение документации по соответствующим отделам.

Дополнительные обязанности предусматривают выполнение мелких, зачастую личного характера, просьб и поручений руководства (бронирование билетов и номеров в гостинице на случай командировки, закупка подарков партнерам компании и пр.).

Важные качества:

Необходимые качества, которыми должен обладать офис-менеджер:

  • ответственность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • хорошая память;
  • работоспособность;
  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • наличие организаторских способностей;
  • вежливость;
  • терпеливость;
  • презентабельная внешность.

Навыки и знания

Профессия офис-менеджер предусматривает знание основ делопроизводства, умение пользоваться оргтехникой, и наличие базовых знаний в области экономики, юриспруденции и психологии. Зачастую работодатели отдают предпочтение соискателям, которые хорошо владеют минимум одним иностранным языком. В зависимости от приоритетного направления деятельности компании могут быть востребованы и специальные знания.

Перспективы и карьера

Офис-менеджер ― это специалист, который может работать в коммерческих и государственных организациях различного направления деятельности. При этом перспектива продвижения по карьерной лестнице в данной профессии минимальна. Специалист вправе занять место менеджера по персоналу, если ранее частично выполнял подобные обязанности.

Обучение

Для того чтобы занять должность офис-менеджера, необходимо получить среднее или высшее образования (в зависимости от требований и уровня фирмы). Дополнительно, следует окончить специализированные курсы по знанию ПК и программы 1C. Также уместно уделить время изучению литературы по деловому этикету.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector