Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция по специальности Архивариус

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» утв. Постановлением Минтруда России №37 от 21.08.1998
Приказ Минтруда России №266н от 19.04.2018 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по формированию электронного архива»»

Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»»

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

  • создание системы хранения документов на предприятии;
  • их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
  • контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Кадровая политика должна включать в себя следующие понятие и разделы: Основное содержание кадровой политики Данный раздел определяет задачи, в достижении которых призвана помочь данная кадровая политика предприятия, либо конечную цель политики. К примеру, целью.

В данном разделе для организаций представлена практическая информация о путях разработки кадровой политики и кадровых процедур. Данное руководство предназначено для сотрудников отдела управления персоналом. Оно будет полезно тем, кто только начинает разрабатывать.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

К таким организациям можно отнести:

  • финансовые учреждения;
  • банки;
  • главные офисы страховых отделений;
  • производственные и промышленные предприятия;
  • учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность архива заключается в следующем:

  • обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
  • осуществлять прием и оформление поступающих документов;
  • принимать участие в создании перечня поступивших дел;
  • проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
  • производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
  • вести постоянный учет принятых документов;
  • подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
  • обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
  • выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.
Читать еще:  Каковы сроки подачи декларации по форме 3-ндфл и уплаты налога?

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

  • положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  • структуру организации;
  • порядок принятия и передачи документов на хранение;
  • правила пользования документами;
  • систему делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты об архивном деле;
  • правила трудового распорядка;
  • правила пользования техническими средствами;
  • правила составления отчетов;
  • трудовое законодательство;
  • порядок составление актов уничтожения документации;
  • правила составления описи;
  • правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

  • ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  • запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  • запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  • сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  • представление интересов компании;
  • не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
  • подписание документации в пределах своих обязанностей;
  • поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  • разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  • нарушение внутреннего распорядка организации;
  • нарушение делового этикета;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • нанесение предприятию ущерба;
  • нарушение пожарной безопасности;
  • направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  • нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  • соблюдение дисциплины на предприятии;
  • качественное исполнение своей работы;
  • своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
  • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
  • юридическое подразделение;
  • кадровая служба.
  • Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

    Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

    Кто такой архивариус? Только благодаря почтению прошлого у нас может быть безоблачная перспектива в будущее. Очень часто многотысячные компании и компании с огромным количеством работников, а также небольшие фирмы, зачастую должны прибегать к прежним наработкам, использовать старые и отданные в картотеку данные, для того чтобы найти решение возникшей проблемы.

    Но данных ежедневно накапливается чрезвычайно немало, и в случае, если беспорядочно ставить каждое дело на полку, либо использовать для этого виртуальную память компьютера, то вскоре стремительно отыскать нужную вам информацию будет неосуществимо.

    Чтобы не расходовать немало сил и времени и использовать архивные данные, компании часто зовут профессионалов на пост архивариуса. Только лишь этот страж архива посоветует в каком месте, и что конкретно разыскивать, установить верную направленность розыска данных или даже сам организует нужные документы.

    Кто такой архивариус? Архивариусом является эксперт, управляющий архивом индивидуальной либо государственной компании, систематизирующий архивные документы, отвечающий за их безопасность и составляющий их описание.

    Термин архивариус произошел от слова «архив», а последнее, в переводе из латыни, означает «здание правительства». Как и каждая профессия, специальность архивиста содержит в себе в довольном числе плюсы и минусы.

    Преимущества профессии:

    Не требуется специальное образование

    Работа, практически вся умственная, физически не сложная

    Имеется творческая часть действий в процессе

    Тишина и покой на рабочем месте

    Сокращение к минимальному количеству напряженных обстановок

    Вероятность приобретать способности, совершенствовать индивидуальные свойства, увеличивать высококлассную квалификацию.

    Недостатки профессии:

    Сколько получают архивариусы? К минусам специальности возможно причислить маленькую зарплату, присутствие врачебных противопоказаний, одинокость на рабочем участке, недостаток вакантных должностей на территории Российской федерации.

    Эту профессию считают одной из самых скучных профессий; отсутствие карьерного роста.

    Специальность архивиста популярна в различных учреждениях. Может быть востребован архивариус в судебном или врачебном учреждении, в клинике.

    Обязанности, навыки архивариуса:

    Профессиональный страж архива, для получения работы, обязан владеть перечнем личностных качеств и профессионализмом, с целью эффективного исполнения заданий. Деятельность архивариуса может показаться на первый взгляд обычной, однако он обязуется сохранять документы и взаимодействовать с ними. В перечень главных обязательств введены: -Подбор, классификация, сохранность архива -Получение и обрабатывание документов в архиве -Развитие ссылочных сведений, согласно архивным бумагам -Предоставление документов в госхранилище -Надзор за ходом делопроизводства в учреждениях -Архивариусу следует обладать способностью хранения документации, фиксировать и зашифровывать документы, вовремя подготавливать единицы к описи. Помимо этого, архивариус имеет дополнительные обязанности: -Принимать участие в экспертизах. -Наблюдать за соблюдением правил безопасности при пожаре. -В случае поступления требований по архивным копиям, предоставляют их. -Применяют в труде инновационные ресурсы, в случае если это нужно. -Требования к архивариусу -Труд архивариуса сложный и сопряженный со значительной ответственностью за итог. Согласно данному обстоятельству, к этой должности достаточно высокие требования. Некоторым они могут показываться чрезмерно жесткими, но это все с целью уменьшения числа непринужденных погрешностей человеком. Все условия к специальности возможно поделить на главные виды.

    Так же предлагаем ознакомиться с профессиями андеррайтера , акушерки и администратора гостиницы .

    Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса

    Непосредственно должностные инструкции архивариуса также включают в себя и основные квалификационные требования, предъявляемые к сотрудникам и соискателям, претендующим на данную должность. Эти требования также обычно устанавливаются работодателем с учетом особенностей деятельности субъекта хозяйствования, однако в большинстве ситуаций есть возможность установить общеприменимые требования. Так, архивариус должен знать:

    Положения нормативных документов и законодательных актов, обеспечивающих правовое регулирование архивного дела.

  • Установленные на предприятии локальные нормативные акты, которые касаются правил выдачи и получения дел и ведения архива.
  • Методы хранения и использования документации в порядке ведения архивного дела.
  • Порядок учета, описи, хранения и утилизации архивной документации.

Помимо определенных теоретических знаний, у архивариуса в соответствии с его должностными обязанностями на предприятии также должны присутствовать и некоторые практические навыки. А именно:

  • Архивариус должен обладать умениями использования компьютера и иной офисной техники для работы с архивами.
  • Сотрудники данной должности должны иметь практические навыки ведения делопроизводства.

Работодателям также следует обратить внимание на определенный спектр личных качеств, которые должны присутствовать у архивариуса:

  • Хорошая память.
  • Аналитический склад ума.
  • Внимательность.
  • Усидчивость.
  • Спокойствие.

Так как данная работа часто может являться рутинной и однообразной, необходимо особое внимание уделить именно психологическому комфорту работников и их мотивации.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector