Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция по специальности Офисменеджер

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2021)

  • Для чего составляется инструкция
  • Порядок утверждения должностной инструкции
  • Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
  • Структура должностной инструкции
  • Требования к сотруднику
  • Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
  • Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
  • Итоги

Что должна содержать должностная инструкция офис-менеджера: примеры и образцы документов

Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

  • к какой из категорий относится работник;
  • кому из руководителей он непосредственно подчинен;
  • какое образование и опыт работы необходимы;
  • кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
  • какие знаниями должен обладать;
  • какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

  • правила техники безопасности и охраны труда;
  • требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
  • правила организации и ведения документооборота;
  • основы управления, экономики и организации труда;
  • персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
  • функциональные обязанности административных сотрудников;
  • основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
  • правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

  • обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
  • учет и организацию хранения этих материалов;
  • поддержание порядка и чистоты в офисе;
  • ведение документооборота;
  • контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
  • обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
  • внесение предложений по улучшению работы офиса.
Читать еще:  Рекомендации для аттестующихся педагогов в 2021–2021 году

При этом менеджер офиса имеет право на:

  • требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
  • своевременное получение вознаграждения за свой труд;
  • запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
  • оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
  • получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

  • неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
  • совершение противоправных действий;
  • нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
  • неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.

Образцы должностной инструкции офис-менеджера

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

В чем разница между офис-менеджером и секретарем

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций. По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы. Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост. В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов. Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Читать еще:  Три примера расчета при неполном рабочем времени

Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.

Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.

Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера

Скачать форму должностной инструкции

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:

  1. Общие положения
    В этом разделе обычно описываются:
    • название должности (офис-менеджер);
    • непосредственная подчиненность (здесь же указывается, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
    • категория должности (специалист);
    • квалификационные требования, к которым обычно относят уровень образования, опыт работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
    • наличие подчиненных;
    • порядок замещения;
    • перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
  2. Права
    В этот раздел включаются права, которыми наделяется офис-менеджер. Например, он может:
    • запрашивать информацию у других сотрудников;
    • знакомиться с решениями руководителя;
    • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
    • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
    • самостоятельно решать вопросы приема незапланированных посетителей;
    • требовать от сотрудников представления отчетности в установленной форме.
  3. Должностные обязанности
    Данный раздел определяет перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Обычно на офис-менеджера возлагаются:
    • выполнение заданий руководителя в рамках должностной компетенции;
    • организация приема посетителей;
    • ведение учета рабочего времени сотрудников офиса;
    • оформление командировочных документов и прием отчетов о командировке;
    • прием входящей корреспонденции и распределение ее между сотрудниками;
    • организация документооборота между сотрудниками офиса, а также с контрагентами;
    • учет договоров с контрагентами;
    • снабжение офисных работников канцелярскими и другими расходными материалами.
  4. Ответственность
    В этом разделе перечисляются виды ответственности, к которой может быть привлечен офис-менеджер (однако здесь не принято указывать конкретные санкции). Так, офис-менеджер может быть привлечен:
    • к дисциплинарной ответственности — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
    • административной или уголовной ответственности — за совершение соответствующих проступков;
    • материальной ответственности — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).
Читать еще:  Обязанности и функции корпоративного секретаря

Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

  • безупречная грамотность;
  • умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
  • приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector