Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция секретаряделопроизводителя

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: каковы права и обязанности работника?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.
Читать еще:  Образец журнала учета огнетушителей 2021 и 2021

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

  1. Раздел 1 – Общие положения.
  2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
  3. Раздел 3 – Права.
  4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

  • отдельного документа;
  • приложения к трудовому договору.

Хранение

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.
Читать еще:  Форум многодеток путевки 2021

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

Читать еще:  Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Автор: Ксения Михайлова

Руководитель производственного предприятия, к.э.н.

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Похожее

Если в штате организации или предприятия предусмотрена такая должность как инженер-энергетик, появляется задача – составить…

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для…

Работа системного администратора выходит за рамки конкретного рабочего места и отражается на деятельности всей организации.…

Склад считается ключевым объектом на производстве. И самым значимым сотрудником в этом отделе можно назвать…

Многие предприятия разделены на несколько департаментов. У каждого из таких подразделений должен быть свой руководитель.…

Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или…

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector