Garant-blok.ru

Гарант Блок
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формирование и хранение дел с перепиской организации

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. В случае если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в кᴏᴛᴏᴩых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, кᴏᴛᴏᴩые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, кᴏᴛᴏᴩые ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по кᴏᴛᴏᴩому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. В случае если создается больше документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к ϶ᴛᴏму делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года. В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). При этом существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним ᴏᴛʜᴏϲᴙтся судебные дела, дела, решения по кᴏᴛᴏᴩым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к кᴏᴛᴏᴩым они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся. В случае если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к кᴏᴛᴏᴩому они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При ϶ᴛᴏм предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Читать еще:  Мотивированное мнение профсоюза при сокращении — образец

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение личных дел

Где хранятся личные дела

Все сведения о студенте относятся к конфиденциальным и не передаются третьим лицам. По этой причине их хранят в закрытом месте с ограниченным доступом для избежания утечки информации. Передаются сведения в случае предоставления студентом письменного разрешения. Ответственность за хранение несут секретариат и деканат. Право доступа имеют ректор, проректор, юристы, бухгалтерия, специалисты учебно-методической части. Иным лицам доступ могут дать по служебной записке с резолюцией ректора. Для контроля выдачи материалов ведется специальный журнал. На практике для хранения используют студенческую канцелярию. Оригиналы документов об образовании выдают после отчисления студенту.

Также их можно получить во временное пользование владельцу сроком на 3 дня по личному обращению, подписанному проректором. По истечении этого срока документы возвращают в деканат.

После окончания вуза

После окончания учебы в дело подшивают выписки приказов о допуске к:

  • сдаче государственных экзаменов;
  • защите диплома.

Затем вкладывают зачетную книжку и студенческий билет. После выдачи диплома дело отправляют в архив, где оно хранится 75 лет.

После отчисления

Накопленные данные по отчисленным хранят отдельно от других в студенческой канцелярии в течение 5 лет, затем передают в архив.

Сколько хранится личное дело студента

Общий срок хранения — 75 лет. Если студент был отчислен на 1-3 курсе, то такую папку хранят только 15 лет. Если отчислили учащегося 4 или 5 курса, то дело хранят также 75 лет.

Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

  • предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
  • номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
  • тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
  • хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
  • авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
Читать еще:  Реформация баланса новость от 15012015

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.
  • Делопроизводство (документационное обеспечение управления)
  • Нормативно-правовая основа делопроизводства
  • Функции делопроизводственной службы
  • Документ. Системы документации. Система организационно–распорядительной документации
  • Виды организационно-распорядительных документов
  • ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
  • Постоянные реквизиты документов
  • Бланки документов. Виды бланков
  • Требования к оформлению бланка письма
  • Требования к оформлению общего бланка
  • Оформление переменных реквизитов организационно-распорядительных документов
  • Основные требования к составлению текстов. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов
  • Порядок согласования, подписания, утверждения документов
  • Удостоверение документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации
  • Виды справочно-информационных документов
  • Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки
  • Особенности адресации
  • Правила составления сопроводительных писем
  • Особенности составления и оформления гарантийных писем
  • Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы)
  • Правила оформления обращений и использования формул вежливости
  • Внутриорганизационная переписка
  • Акт. Формуляр и структура текста. Разновидности актов
  • Основания составления акта
  • Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы
  • Протокол. Формуляр и структура текста. Разновидности протоколов
  • Правила протоколирования
  • Приложения к протоколу
  • Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний
  • Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение
  • Приказ. Разновидности приказов. Структура текста
  • Приказ по основной деятельности. Области регулирования
  • Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа
  • Порядок визирования и ознакомления
  • Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста
  • Виды организационных документов
  • Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил
  • Организация движения информации. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота
  • Порядок прохождения входящей корреспонденции: экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю. Правила доклада корреспонденции
  • Порядок прохождения исходящих документов: изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки
  • Организация движения и исполнения внутренних документов. Порядок работы исполнителей с документами
  • Регистрация документов. Порядок регистрации
  • Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Поисковые признаки. Картотека как основа построения электронных регистрационных систем
  • Контроль исполнения документов. Виды контроля
  • Сроковый контроль. Последовательность контрольных операций
  • Порядок постановки на контроль. Порядок снятия с контроля
  • Контроль исполнения устных поручений руководителя
  • Номенклатура дел. Виды номенклатур дел
  • Составление и оформление индивидуальной структурной номенклатуры. Требования к заголовкам. Определение сроков хранения документов
  • Правила формирования дел
  • Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия
  • Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения
  • Организация архивного хранения дел. Архив организации
  • Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения
  • Общие требования к форматированию реквизитов документов в MS Word
  • Создание бланков документов на ПК
  • Форматирование отдельных видов справочно-информационной документации: служебные письма, протоколы, акты
  • Форматирование распорядительной документации
  • Итоговая работа
Читать еще:  Акт о неисполнении должностных обязанностей образец

Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем: 36 ак. ч. + 16 ак. ч. бесплатно*

* По данному курсу бесплатно предоставляются дополнительные часы для самостоятельной работы в компьютерных классах Центра, где проводятся занятия. Вы можете закрепить полученные знания, выполнить домашние задания, проконсультироваться у специалистов Центра. Дополнительные часы предоставляются в дни занятий по предварительному согласованию с администратором комплекса.

  • утренним группам с 8:30 до 10:00
  • дневным группам — по 1 ак.ч. до и после занятий (13.15-14.00, 17.10-17.55)

По окончании обучения на курсе проводится итоговая аттестация. Аттестация проводится в виде теста на последнем занятии или на основании оценок практических работ, выполняемых во время обучения на курсе.

Преподаватели

Левина Светлана Марковна

Шишкина Гульнара Рашитовна

Леонова Елена Владимировна

Отзывы выпускников

Деева Ольга Сергеевна

Начала учебу в крайне напряженном состоянии — совмещение с основной работой, в кабинете из 3 человек, рабочая обстановка, где на подобные учебы смотрят сквозь пальцы, как на формальность. Тем более, моя должность инженер(технический архив). Работаю в должности 5 лет, но к архиву имею весьма опосредованное отношение — занята выше головы канцелярско-организационно-помогательной работой по указанию руководства. Тема «Делопроизводство» напрямую меня не интересовала. НО. Настоящий лектор может заинтересовать кого угодно! Смотришь на экран — читаешь строки и не веришь своим ощущениям: на моих глазах строчки раскрывают свое содержание, обретают глубину, становится предельно ясным смысл!
Я вела конспект занятий. Приходилось их прерывать на 2 часа раньше, что меня, как дисциплинированного человека, весьма беспокоило. Но благодаря крайне удобной организации ваших курсов назавтра я скачивала презентации модулей и сохраняла их в своей папке до лучших времен. Информация подобрана полная, со всеми законодательными и иными актами, что, несомненно, составит полную картину вопроса.
Также я оценила, что задания разбираются подробно, с пояснением мельчайших ошибок и приходят потом на почту индивидуально. Очень удобна переписка в чате — можно задать вопрос, можно получить обратную связь — ты находишься в моменте, в процессе, а не сидишь за пределами лекции. Ты внутри. Это воссоздает атмосферу реального обучения.
Честно говоря, я даже не могу придумать, в чем можно помочь вам улучшить процесс — все и так сделано на высшем уровне. Я впервые на таких серьезных и деловых занятиях. Но ранее я проходила курсы ПК и мне есть с чем сравнить. Я остаюсь поклонником ваших курсов. Включила в план на следующий год «Архивное дело». Передала куратору — выразила пожелание, чтобы это был ваш центр «Специалист».
Спасибо ВАМ.

Харченко Елена Николаенвна

Узнала и усвоила много новой информации по современному делопроизводству, замечательный курс.

Ленева Юлия Андреевна

Курс построен так, что за короткий срок можно освоить большой объем материала, при этом не перегрузив себя.

Галактионова Светлана Михайловна

Обучение было грамотно построено, информация излагалась в доступной и интересной форме.

Дубровина Татьяна Александровна

Отличный курс. Нормативная основа и практическое применение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector