Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формирование кадрового резерва инструкция

Многие организации заинтересованы в том, чтобы быстро и качественно подобрать персонал, провести формирование кадрового состава государственной гражданской службы и закрыть вакансии. Предприятия ищут не просто работников, а резервистов, которые соответствуют определенному уровню, обладают профессиональными качествами, необходимыми навыками, умениями.

Сведения о подходящих на вакансию претендентах собраны в кадровой базе государственной службы. Если у государственного органа возникает потребность оперативно закрыть вакансию, помогают сведения о специалистах резерва.

На государственной и муниципальной службе работа по формированию кадровой базы кандидатов регламентируется:

В России существует резерв государственной службы трех видов:

  1. Для госоргана — конкретный орган власти самостоятельно создает свою кадровую базу по итогам конкурса, аттестации, сокращения штата.
  2. Для субъекта РФ — ее формирует государственный орган, регулирующий прохождение государственной службы в регионе, обобщая сведения от органов власти о включенных в базу данных претендентах.
  3. Федеральный кадровый резерв государственной службы формирует государственный орган, управляющий прохождением службы на уровне федерации. Находится под патронажем президента. Порядок включения в него кандидатов устанавливает президент. Алгоритм учитывает особенности подготовки управленческих кадров, имеющих опыт практической работы.

Кандидаты для включения в информационную кадровую базу проходят отбор, в том числе — оценку уровня их квалификации. База создана для достижения следующих целей:

  • обеспечить доступ для всех граждан к вакансиям государственной службы;
  • своевременно готовить высококвалифицированные кадры;
  • оперативно закрывать вакансии;
  • развивать мотивацию служащих;
  • реализовывать программы наставничества;
  • создавать условия для стабильного функционирования организации.

Кадровый резерв — что это?

В общих чертах кадровый резерв можно охарактеризовать как группу специалистов, которые отвечают определенным требованиям, прошли отбор и квалификационную подготовку и потенциально готовы стать руководителями. Источниками резерва кадров на управленческие должности могут стать руководители небольших филиалов и подразделений, главные и ведущие специалисты, молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку, и пр.

Впрочем, стоит уточнить, что в зависимости от специфики и потребностей организации кадровый резерв может быть сформирован из сотрудников всех категорий. Крупные промышленные предприятия зачастую испытывают сложности с подбором высококвалифицированных рабочих и готовят кандидатов на вакансии мастера, старшего мастера, начальника смены или участка и пр.

ШАГИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ КАДРОВОГО РЕЗЕРВА

1. Определение ключевых должностей для резерва

Принципы выделения ключевых должностей:

критичность позиции — высокое влияние на бизнес-результаты;

кандидата с нужным набором компетенций сложно найти на рынке труда, и требуется значительное время на подготовку сотрудника из числа внутренних резервистов;

Для того чтобы выявить какие именно должности могут стать вакантными в ближайшее время, необходимо провести анализ по нескольким направлениям:

оценить укомплектованность структурных подразделений компании во избежание вакансий на руководящих должностях;

проанализировать риски по сотрудникам на ключевых должностях (предпенсионный возраст, низкая лояльность, несоответствие модели компетенций и т.п.);

учесть планы компании по расширению бизнеса с точки зрения создания новых подразделений и должностей;

Необходимо определить оптимальное количество резервистов на каждую должность, с учетом риска выбывания, увольнения резервиста и т.д. Обычно это 2-3 человека на позицию.

2. Разработка профиля ключевых должностей (модели компетенций для позиции)

Составление профиля должности является первым шагом в подборе необходимого кандидата. Профиль должности включает в себя:

подробное описание функционала и ключевых показателей эффективности;

корпоративные компетенции (общие для компании);

профессиональные компетенции и необходимые навыки;

поведенческие особенности и личностные компетенции (обусловленные спецификой данной должности);

формальные и специальные требования.

В разработке профиля, наряду с HR-специалистом, должны участвовать руководители подразделений и специалисты в конкретной области, поскольку эта модель будет использоваться как для кандидатов при приеме на работу, так и для оценки существующего персонала, планирования развития и формирования карьерных планов.

Применение профилей должностей (моделей компетенций) в управлении персоналом способствует тому, что кадровая расстановка будет проведена в соответствии с профессиональными и личностными качествами сотрудников, а как следствие, это положительно повлияет на рост бизнес результатов.

3. Оценка персонала и отбор резервистов

При проведении процедуры оценки персонала для отбора кандидатов в кадровый резерв критерием, как правило, является наличие и проявление необходимых базовых корпоративных компетенций (например: лидерство, ориентация на результат, клиенториентированность и т.п.). Оценка сотрудников проводится также с целью выявить их потенциал, имеющиеся компетенции и навыки, а также определить готовность к развитию и прохождению программы подготовки.

При проведении процедуры оценки персонала для отбора кандидатов в кадровый резерв критерием, как правило, является наличие и проявление необходимых базовых корпоративных компетенций (например: лидерство, ориентация на результат, клиенториентированность и т.п.). Оценка сотрудников проводится также с целью выявить их потенциал, имеющиеся компетенции и навыки, а также определить готовность к развитию и прохождению программы подготовки.

Эта методика позволяет оценить эффективность кандидата.

Процедура Performance appraisal базируется методе целевого управления. Она предполагает отслеживание результатов по поставленным и выполненным целям/задачам, исполнению количественных показателей, с комментариями руководителя или эксперта. На основе матрицы показателей сотрудника рассчитывается коэффициент персональный результативности.

Потенциал (от латинского potentia – сила, мощь, возможность) – это набор характеристик человека, его внутренние резервы, которые прогнозируют его успешность в решении новых профессиональных задач.

Сотрудник с высоким потенциалом, или талантливый сотрудник, постоянно демонстрирует высокие результаты работы и показывает готовность к развитию и обучению, и соответственно, потенциально – это сотрудник кадрового резерва.

В практике менеджмента существует достаточное количество методик оценки потенциала сотрудников. Ассессмент-центры, тесты на профпригодность, опросы и интервью, тесты на IQ, личностные тесты, оценка руководителем, метод 360 градусов. Для объективного результата возможно воспользоваться несколькими методиками.

Читать еще:  Код 105 В Декларации 2021 Что Это

Наряду с этим, хорошим способом выявления потенциала работника остается наблюдение за ним и оценка его качеств в соответствующей производственной обстановке и на новом рабочем месте. Имеются в виду ротация кандидатов по подразделениям фирмы, временное замещение, позволяющее оценить способности к конкретным видам труда. В этих же целях практикуется непродолжительное подключение оцениваемого сотрудника к работе в инновационной проектной группе.

3.3. Рейтингование сотрудников, выявление кандидатов в резерв

По окончании процедуры оценки персонала для выдвижения кандидатов в резерв можно использовать методики рейтингования сотрудников на основании одного или нескольких критериев, что упростит принятие окончательного решения по утверждению списка резервистов. Универсальными критериями будут – «результативность» сотрудника и его «потенциал развития». Это поможет определить тех сотрудников, кто будет расти и способен стать преемником.

Таким образом, понятия «потенциал», «компетенции» и «талант» переходят в область измеряемых величин. При наличии автоматизированного инструмента, появляется возможность полноценно управлять процессом выявления и развития талантов.

Автоматизация оценки персонала и управления кадровым резервом

Программный продукт на платформе 1С:Предприятие 8 «Топфактор:Управление талантами» позволяет в едином информационном пространстве измерять результативность сотрудников, проводить оценку по компетенциям, управлять развитием персонала. При этом возможна интеграция с 1С:ЗУП КОРП в части обмена кадровыми данными. В частности, следующие процессы могут быть автоматизированы внутри системы:

4. Подготовка резервистов

Этап включает разработку индивидуальных планов подготовки для каждого сотрудника с учетом недостаточно развитых навыков и компетенций в соответствии с профилем ключевой должности.

Общая программа может включать подготовку универсальных (корпоративных) компетенций, важных на любой должности. Формы подготовки могут быть любыми: в виде семинаров, мастер-классов, тренингов и т.п.

Индивидуальный план развития должен быть нацелен на развитие резервиста с учетом его особенностей, слабых и сильных качеств, и требований целевой должности. Формы подготовки:

получение опыта на рабочем месте;

поручение новых рабочих задач, направленных на развитие сотрудника;

участие в развивающих проектах;

работа с наставником;

временные замещения резервистом вышестоящего руководителя и т.п.

На протяжении этого этапа важно проводить мониторинг эффективности подготовки и своевременную корректировку программы. Развивайте ваших талантливых сотрудников так, чтобы их потенциал мог быть использован в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Обычно программа подготовки рассчитана на год.

5. Оценка результатов

Для определения степени готовности резервиста к назначению на новую должность необходимо проведение дополнительной оценки. Такая оценка должна проводиться в комплексе:

оценка производственных результатов каждого резервиста;

изменение профессиональных и управленческих компетенций в сравнении с показателями при отборе;

результаты проектной работы.

По итогам оценки принимается решение, кто остается в кадровом резерве и должен быть поощрен, а кто – выбывает. Такая оценка может быть проведена в рамках регулярной оценки персонала, которая проводится на этапе включения в кадровый резерв.

6. Дальнейшая работа с кадровым резервом (пулом талантов)

При наличии целевых вакансий:

рассмотрение кандидатов из успешных резервистов;

мероприятия по вхождению сотрудника в новую должность.

При отсутствии вакансий необходимо оценить кадровые риски и принять комплекс мер по удержанию резервистов. Факт успешного прохождения подготовки и невозможности применения возросшего потенциала на прежней должности может снизить мотивацию и послужить причиной ухода сотрудника, на которого затрачено столько ресурсов, из компании.

расширение зоны ответственности сотрудника, его функциональных обязанностей и уровня принятия решений;

поручение руководства каким-либо проектом;

надбавка к заработной плате;

предоставление дополнительных льгот;

назначение наставником для менее опытных сотрудников;

временное исполнение обязанностей руководителя, на время его отсутствия, например.

Достаточно сильной формой удержания резервистов могут являться программы обучения и развития сотрудников, которые может предложить компания, в том числе включение в кадровый резерв на другие ключевые должности.

Также мотивирующее влияние оказывает поддержка руководства, встречи в неформальной обстановке для обсуждения текущих и стратегических задач.

Работа с кадровым резервом затрагивает всю компанию. Автоматизация описанных выше процессов позволяет сделать ее регулярной, прозрачной, легко контролируемой и низкозатратной. Автоматизированная система «ТопФактор: Управление талантами» на базе 1С позволяет проводить:

расширение зоны ответственности сотрудника, его функциональных обязанностей и уровня принятия решений;

управление кадровым резервом предприятия;

выявление высокоэффективных сотрудников;

формирование планов преемственности;

повышение квалификации сотрудников предприятия через индивидуальные планы развития.

Высокопотенциальные, талантливые сотрудники являются определяющим условием успеха на рынке. Задача бизнес-лидеров заключается не только в выявлении таких сотрудников, создании условий для раскрытия их потенциала, но и включение их в процесс подготовки новичков.

Эффективность сотрудника, его мотивация, вовлеченность и лояльность, в конечном итоге, определяется условиями, которые создает для него компания. Движущими мотивами для таких людей выступают стремление к профессиональному развитию и самореализации, выполнению сложных задач и самостоятельности в принятии решений. Обеспечить это возможно только за счет согласованного управления талантами, что является необходимым условием реализации стратегических целей для любого предприятия.

Автор статьи: Александр Белов — действующий консультант по KPI-управлению и управлению талантами

Отбор специалистов для резерва и их подготовка

В качестве кандидатов на включение в резерв могут рассматриваться лица:

  • самостоятельно предложившие свою кандидатуру;
  • выдвинутые непосредственным руководителем;
  • выявленные по результатам проведения процедур оценки (например, аттестации).

Но в любом случае они должны быть дополнительно подвергнуты процессу всестороннего рассмотрения их моральных, деловых, коммуникационных качеств на предмет выявления соответствия этих качеств необходимым для включения в кадровый резерв с перспективой занятия определенной должности. Критерии отбора могут быть разными, но обычно в их число входят:

  • наличие определенного образования, стажа и квалификации;
Читать еще:  Должностная инструкция повара школьной столовой профстандарт

Требования к этим критериям для определенной профессии содержат такие документы, как профстандарты. Подробнее о них — в статье «Закон о профстандартах в 2021 году — последние изменения».

  • соответствие определенному возрастному интервалу;
  • хорошее состояние здоровья, эмоциональная устойчивость, уверенность в себе;
  • наличие опыта работы в организации, включающей кандидата в резерв;
  • демонстрация профессионализма, ответственности, целеустремленности, устойчивых трудовых достижений в отношении выполняемых обязанностей;
  • умение прогнозировать ситуации, планировать работу, в т. ч. делать ее в сжатые сроки;
  • наличие интереса к выполняемой работе, творческий подход к ней, готовность к самостоятельности и риску;
  • активная жизненная позиция, стремление к совершенствованию и развитию, применение полученных при обучении знаний на практике;
  • умение работать в коллективе, наличие опыта руководящей работы, организаторских способностей, авторитета среди коллег;
  • умение аргументировать свою точку зрения и вести переговоры;
  • задатки лидера, коммуникабельность, гибкость в общении;
  • наличие желания расти в профессиональном плане и согласие на включение в резерв по определенной должности;
  • наличие необходимости в дополнительном обучении, наставничестве, тренингах, приобретении определенного опыта и навыков.

Большая часть этих критериев важна для любой руководящей должности, но в зависимости от конкретной позиции акценты на них могут смещаться. С ориентиром на тот или иной критерий могут выбираться индивидуальные программы обучения и подготовки кандидатов, направленные на развитие их профессиональных или личностных качеств. С другой стороны, включение человека в кадровый резерв само по себе уже является основанием для направления его на дополнительное обучение, переподготовку, тренинги или стажировку, а у организации появляется необходимость в составлении программ обучения. Обучение может быть организовано как силами организации, так и с привлечением сторонних организаций или специалистов.

Дополнительный практический опыт работы непосредственно в намеченной для кандидата должности он получает, замещая временно отсутствующего на работе руководителя, занимающего эту должность. И такое замещение обычно является правилом для организаций, формирующих кадровый резерв.

Особое значение в процессе подготовки кандидата на должность приобретает взаимодействие его с лицами, способными оценить состояние процесса формирования нужного специалиста и дать ему нужные консультации и практические рекомендации по обучению и поведению.

В любом случае за время нахождения в кадровом резерве человек получает дополнительные возможности для расширения собственного кругозора, получения новых знаний, нового опыта как в плане профессиональном, так и в отношении руководства коллективом. А значит, и для применения полученных знаний и опыта на практике, т. е. для проявления себя как специалиста более высокого уровня, соответствующего намеченной для него в кадровом резерве должности, а может быть, достойного и рассмотрения на более значимую должность.

Подробности

Этапы работы с кадровым резервом

Продуктивность работы с резервом кадров зависит от того, насколько четко будет соблюдена программа осуществления мероприятий. В план работы входит:

  1. Анализ целесообразности формирования групп.
  2. Создание списка.
  3. Подготовка кандидатов.

Анализ

Начинается кадровая работа на предприятии с:

— прогноза преобразований в структуре аппарата;

— модернизации системы продвижения рабочих;

— определения того, настолько насыщен резерв отдельными должностями или их группами. Здесь определяется также количество кандидатур на каждый пост;

— определения уровня снабжения резервами должностей согласно номенклатуры.

СПРАВКА! Перечисленные мероприятия способствуют определению потребностей в сотрудниках на предстоящий и текущий периоды.

Определение количества

Для оценки оптимальной численности кадров в резерве, нужно определить:

  1. Потребность компании в руководящих сотрудниках на ближайший или длительный (до 5 лет) период.
  2. Число подготовленных групп специалистов на каждом уровне по факту. Здесь не имеет значения место, в котором обучался определенный сотрудник.
  3. Примерный процент выбытия из групп определенных сотрудников. Это может быть обусловлено невыполнением программы подготовки из-за переезда.
  4. Число освобождающихся служащих из-за изменений в структуре управления управленческого аппарата, которые могут привлекаться к аналогичной деятельности на других участках предприятия.

СПРАВКА! Все перечисленные выше вопросы должны быть решены до того, как начнется формирование кадрового резерва.

Формирование списков

На этом этапе нужно определить:

— какие конкретно сотрудники могут и должны входить в список;

— кто из сотрудников, входящих в список, должен пройти подготовку;

— форму обучения, применимая к каждому из служащих. Решая этот вопрос, нужно учитывать индивидуальные особенности сотрудника.

Основные приемы

Методы работы с кадровым резервом на практике следующие:

  1. Анализ информации, имеющейся в документации. Здесь проверяются характеристики, отчеты, автобиографии, результаты аттестации и так далее.
  2. Разговоры по заранее сформированным вопросникам и планам. В процессе такого интервью определяют потребности сотрудника, его стремления и мотивы поведения.
  3. Наблюдение за работой сотрудника при разных условиях и в различных ситуациях.
  4. Проведение анализа результатов труда. Здесь проводятся исследование показателей производительности, количества правильно выполненных заданий, качества проведенной работы.
  5. Сравнение качеств работников с требованиями, которые предъявляются к должностям соответствующего ранга. На каждый пост подбирается определенный служащий.

Основные факторы

Способ выбора кандидатов на определенную должность предполагает формирование трех видов профессиограмм по всем руководящих постам, критериям качества и данным о сотрудниках. Основными факторами являются:

  1. Мотивация труда. Это интерес к творческой деятельности и профессиональным вопросам, стремление к увеличению кругозора, успех, достижения, готовность к обоснованному риску, к различным социальным конфликтам в интересах организации.
  2. Профессионализм и компетентность. Подбирая кандидатов, нужно учитывать их соответствие образовательному и возрастному цензам, уровень профподготвки, стаж, способность ведения переговоров и аргументация своего мнения, самостоятельность при принятии решений, отстаивание своей позиции и так далее.
  3. Потенциал и индивидуальные качества. Это такие качества, как коммуникабельность, внимательность, гибкость, уровень интеллигентности, авторитетность, эмоциональная устойчивость, мобильность, организаторские способности и прочее.
Читать еще:  Ликвидация и реорганизация филиалов — пошаговая инструкция

Ключевые задачи

При формировании списков, происходит:

— сравнение сочетания качеств сотрудника и требований к определенной должности;

— сравнение кандидатов на один пост и выбор наиболее подходящего сотрудника.

Подготовка

Основная цель кадрового резерва состоит в организации группы специалистов, имеющих высокий уровень профессионализма, которые могут при необходимости занять управленческие должности на предприятии. Чтобы ее достигнуть, недостаточно просто выбрать подходящих служащих.

СПРАВКА! Работа с кадровым резервом подразумевает и грамотную их подготовку.

Проводится она может разными способами, среди которых следует выделить:

— индивидуальную подготовку, которую будет осуществлять вышестоящий начальник;

— стажировку в должности, которая может происходить как на своем, так и на другом предприятии;

— обучение в институте или посещение курсов в зависимости от должности.

Условия развития

Данные условия создают определенную обстановку, в которой будет происходить развитие карьеры сотрудника. К ним относится:

  1. Высшая точка карьеры, то есть та должностная позиция, под которую и создается резерв.
  2. Длина карьеры, то есть количество позиций должности, находящихся на пути от первоначальной до высшей точки.
  3. Показатель уровня позиции, который показывает соотношение числа служащих, находящихся выше по карьерной лестнице, к количеству сотрудников, работающих на том же уровне с текущей должностью служащего.
  4. Значение потенциала движения — показывает отношение числа вакансий на более высокой ступени иерархии к количеству сотрудников, занятых на уровне нахождения текущей должности сотрудника.

Расходы

Понятно, что для создания резерва нужно потратить и деньги. К единовременным расходам на совершенствование управленческой системы относятся:

— капитальные вложения на внедрение мероприятий;

— сопутствующие расходы на изготовление и использование продукции, которая была выпущена после реализации новых программ.

Помимо этого, есть и расходы на разработку планов. Здесь берут во внимание:

— количество сотрудников, участвующих в отборе и подготовке кадров;

— месячная оплата труда каждого из таких работников;

— число месяцев работы конкретного специалиста;

— коэффициенты, которые учитывают оплату труда сверх нормы и переводы на социальные нужды;

— другие расходы, которые связаны с формированием и внедрением программы. К ним относятся расходы на разъезды, командировки, канцелярские товары и прочее.

СПРАВКА! Помимо этого, может понадобится новая оргтехника, периферийные устройства, средства связи, производственный инвентарь, вспомогательное оборудование, строительство или ремонт производственных помещений.

Делая расчеты, нужно учитывать и расходы на установку, наладку оборудования, прокладку сетей и так далее. За отдельную плату также происходит повышение квалификации или переподготовка. Также включают в расходы и затраты на создание материально-технической базы:

— стоимость сооружений по смете, в которых будут организовываться занятия, где располагается общежитие;

— капитальные вложения в транспорт;

— средства, которые пойдут на покупку инвентаря для длительного пользования;

— стоимость вычислительной, контрольно-обучающей, другой оргтехники.

СПРАВКА! В конце года должна быть проведена оценка качества работы с кадровым резервом. Понятное дело, что кадровый резерв требует финансовых и временных затрат. Но при грамотном подходе хорошие специалисты окупят эти расходы очень быстро.

Основы формирования перечня кандидатов

Порядок формирования кадрового резерва требует соблюдения ряда правил. Ведь зачисление в резервисты не должно быть основано на субъективном желании руководителя или неправильно сделанных выводах. Лучше опираться на такие принципы внесения кандидатов в список, как:

  • Реальная потребность в сотруднике. Если фактической потребности в замещении работника на должности нет, значит вам не нужен и резервист.
  • Актуальность данных о персонале. Обновлять информацию надо каждые два года.
  • Соответствие кандидата требованиям к будущей должности. Если сотрудник не подходит для работы, он не сможет справляться с поставленными задачами.
  • Перспективность и максимальность составленного списка. Перечень резервистов должен решать будущие нужды предприятия, а не только текущие. Он должен покрывать все должности.
  • Объективность оценки. Кандидатов надо оценивать всесторонне, а не на основе личного мнения руководителя. Поэтому принимать решение должна комиссия из нескольких человек.
  • Согласие работника. Резервистом можно стать только добровольно, не по принуждению руководства.

С какими проблемами может столкнуться работодатель?

Однако, это возможно лишь при соблюдении основных принципов работы с кадровым резервом. Как известно, зачисление в кадровый резерв — это способ дополнительной мотивации работников. Сотрудник после столь высокой оценки его профессиональных качеств ожидает дальнейших событий в виде назначения его на новую, более высокую должность или других поощрительных мер и, если эти ожидания не оправдываются, он испытывает неудовлетворение.

Согласно статистике, большинство недовольных резервистов в итоге уходят в другую компанию, где их заслуги ценят более высоко.

Таким образом, если руководитель принял решение о формировании кадрового резерва, ему необходимо позаботиться о сотрудниках, ответственных за выполнение этой задачи, а также о финансовых затратах, связанных с необходимостью стимулирования резервистов.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector