Гарантийное письмо об оплате. образец и бланк для скачивания 2021 года

Правильное оформление гарантийного письма по оплате: образец написания для скачивания

Деловая переписка может содержать важные элементы и сопровождаться различными документами.

Одним из документов, участвующих в переговорах, является гарантийное письмо на оплату, которое незаменимо в товарно-денежных отношениях и операциях.

Что представляет собою этот важный документ и как верно его составить, рассмотрим подробно в этой статье.

Заключение

Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.

Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.

Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.

С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

В каких ситуациях применяется

Потребность в гарантийном бланке появляется, когда у одной из сторон возникает неуверенность в том, что другая сторона (покупатель или заказчик) исполнят свои обязательства, а устных заверений не будет достаточно. В этом варианте, кредитор вправе потребовать письменного подтверждения в исполнении своих обязательств, подкрепленных подписью и печатью.

Таким образом, гарантийный бланк обеспечивает письменное намерение исполнить взятые на себя обещания.

Такие письма применяются при:

1. Оплате за продукцию или услуги.
2. Погашении задолженности.
3. Предоставлении юридического адреса.
4. Предоставлении работы.
5. Оформлении контракта.
6. Ответе на письменную претензию.

Как составить письмо об оплате

Законодательными нормативами РФ по состоянию на 2021 год не установлено унифицированного шаблона гарантийного бланка об оплате. Поэтому, такой документ можно составить в произвольном стиле, с соблюдением положений делопроизводства и общепринятыми правилами оформления подобных писем. Такие письма составляются для фиксирования намерения исполнить действия, обозначенные в тексте бланка. Предоставлять письменные гарантийные обязательства вправе, как юридические, так и физлица.

Если автором такой гарантии выступает предприятие, то документ обязан быть подписан директором и скреплен печатью. При подписании такого документа представителем фирмы, потребуется отобразить реквизиты доверенности, с прикреплением ее копии.

Такой бланк непременно должен быть зарегистрирован, как у отправителя, так и у получателя.

При заполнении гарантийного бланка желательно выполнить следующее:

1. Документ рекомендуется составлять на фирменном бланке, если это касаются юр. лица, или на простом бумажном листе А4.
2. Непременно нужно указывать в послании полные Ф.И.О. получателя или название компании, с обозначением адреса, телефона и прочих данных, необходимых для осуществления контактов.
3. После этого по центру строки заполняется заголовок документа.
4. В основном тексте письменной гарантии рекомендуется прописывать лаконично причину возникновения необходимости составления такого документа и обозначать сроки, выполнения гарантийных обязательств.
5. Также можно отметить об ответственности за срыв обязательства.
6. К письму можно прикрепить материалы, которые, по мнению должника, являются важными для второй стороны.
7. Если бланк состоит из нескольких страниц, требуется их прошить и пронумеровать, или на каждом листе – поставить подпись.
8. Чаще всего, гарантийное послание предоставляется в ответ на претензию, поэтому в тексте такого бланка рекомендуется обозначить такой факт.
9. Завершатся составление письма заполнением реквизитов автора в бланке, а также подписью начальника фирмы и гл. бухгалтера. Подписи скрепляются печатью.

Примечание. При подписании документа доверенным лицом, в бланке отмечаются реквизиты доверенности с прикреплением к бланку ее копии.

Образец гарантийного письма об оплате услуг

Далее конкретно поговорим о самом документе. Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого будет рассмотрен ниже, является одним из примеров подобного документа. Он вполне подойдет для разработки гарантийных писем и по другим направлениям.

Уважаемый Александр Александрович!

Между нашими компаниями 31.10.2011 был заключён договор на консультационные услуги, который ежегодно пролонгировался и своевременно исполнялся нашими сторонами.

Однако по не зависящим от нас обстоятельствам оплату за услуги, предоставленные Вашей стороной в марте и апреле 2015 года, мы не можем произвести своевременно. В подтверждение этого направляем Вам копии решений суда и постановлений судебного пристава о взыскании сумм ущерба в пользу третьего лица.

Гарантируем погашение задолженности в срок до 01.06.15, о чём немедленно Вас известим.

Надеемся на понимание с Вашей стороны и на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Приложение: копия решения суда о взыскании задолженности;

копия постановления судебного пристава об аресте банковского счета.

Директор ЧП фирма «Чух»

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Как предоставляется гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это официальный документ, поэтому его получение адресатом должно быть строго зафиксировано. Сделать это можно одним из способов:

1. Передать лично . Делается это в момент подписания непосредственного договора, или предоставляется заранее. В этом случае письмо распечатывается в двух экземплярах и на втором, который остается у исполнителя, заказчик ставит свою подпись об ознакомлении и принятии его в работу.
2. Отправить по почте . В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением. После получения его адресатом отправитель получает извещение о вручении. У получателя письма есть месяц, чтобы предоставить какой-то ответ отправителю, к примеру, о согласии с предоставленными гарантиями.
3. Отправка по факсу . Этот способ будет менее затратным, но и гарантировать, что получатель его примет к сведению никто не может. Единственная возможность удостовериться, что его действительно приняли – это отправить документ в момент общения с секретарем или руководителем. Тогда он лично засвидетельствует его получение.
4. На электронную почту . Еще один ненадежный, но имеющий место способ отправки письма. В этом случае самым большим минусом является то, что письмо может быть просто не просмотрено, либо вообще попадет в спам. Чтобы удостовериться, что оно дошло адресату, стоит созвониться и уточнить, принято ли оно и устраивают ли клиента прописанные условия.

Выбор варианта доставки письма стоит согласовывать с получателем.

Резюмируя: гарантийное письмо – это гарантии заказчику (продавцу), поэтому именно они чаще всего являются инициаторами его составления. Но если компания, с которой планируется сотрудничество, сама предлагает составить этот документ, тогда ее намерения более чем прозрачны, а компания надежна в большинстве случаев.

Какие ошибки допускают при составлении

При составлении гарантийного письма нужно помнить о грамотном изложении текста, необходимости избегать нецензурной лексики, неформальных выражений. Несмотря на отсутствие установленного образца документа, письмо признается официальной бумагой, а значит, предполагает соблюдения правил делового стиля.

События описываются подробно. Обстоятельства возврата денег или выполнения работ должны быть объективными, то есть сроки для исполнения должны оставаться разумными и определяемыми согласно возможностям должника. Также должна присутствовать конкретика, точные даты, суммы и так далее. Требуется отсутствие двусмысленных фраз, чтобы в будущем избежать споров.

Посмотрите видео. Как заполнить платежное поручение:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно ! Или позвоните нам по телефонам:

+7-495-899-01-60

Москва, Московская область

+7-812-389-26-12

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8-800-511-83-47

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.