График документооборота для учетной политики образец nalognalogru

Следите за тем, чтобы учетная политика соответствовала действующим законам, и вовремя вносите поправки. Разрешается как полностью переписывать документ, так и вносить дополнительные пункты приказом. Внести изменения вы обязаны в 3-х случаях:

• изменилось законодательство в сфере налогов или бухгалтерии;
• изменились условия деятельности;
• в компании разработали новые способы учета, которые увеличивают качество и прозрачность информации.

У руководителя есть 3 месяца, чтобы утвердить учетную политику. Изменения вступают в силу с начала отчетного года (п.14 ПБУ 1/2008) и могут затрагивать иные документы, например, план счетов, первичные регистры и т.д.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика» [1] , п. 22 СГС «Концептуальные основы» [2] ).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Обязательные требования законодательства

Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.

Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил. Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.

Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики — образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.

Этапы составления графика документооборота:

1. Объем документов

Выписываем все документы, с которыми приходится работать организации, как внешние, так и внутренние.

ВАЖНО! На данном этапе инвентаризация всей совокупности используемых документов может поднять вопросы внедрения электронного документооборота или внесения изменений в саму форму документа (например, вместо объемной унифицированной формы, возможно, достаточно будет создать собственную с наличием всех обязательных реквизитов) и эти изменения позволят сэкономить время, требуемое на оформление документов, и непосредственно финансовые ресурсы на печать, бумагу и канцелярские принадлежности.

Актуальный на сегодня пример – переход на составление Универсального передаточного документа вместо составления Накладной и Счета-фактуры.

2. Ответственные лица

Для каждого документа определяем круг должностных лиц, которые с ним работают с момента создания до момента обработки в бухгалтерии и передачи в архив.

3. Сроки

По каждому документу определяем срок, необходимый для его составления и использования в работе. На данном этапе ориентируемся на максимальную загруженность организации, то есть рассчитываем сколько потребуется времени сотрудникам в авральные периоды для работы с данным документом, чтобы не получилось, что вы предусмотрели минимально необходимый срок и работник просто физически не успевает его соблюсти.

4. Оформление

Основной документ, на который ориентируются большинство, это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное еще Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. И если вы привыкли видеть график документооборота только в табличной форме, то убирайте шаблонное мышление – график может быть:

• таблицей,
• схемой,
• текстом.

При этом группировка самих документов может осуществляться также по разным принципам:

• по хозяйственным операциям,
• по отделам, структурным подразделениям,
• по должностям, рабочим местам.

На данном этапе можно увидеть «узкие» места вашей организации, подумать о возможных вариантах их «расширения», поскольку взгляд «сверху» на всю совокупность документов и взаимосвязи между ними внутри нее, иногда может дать неожиданное решение (сокращение сроков обработки, ликвидацию лишних звеньев, ускорение процесса и т.д.).

5. Утверждение

График документооборота, как и любой другой внутренний локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем организации, либо структурного подразделения.

Образец приказа может выглядеть следующим образом:

Кроме того, можно создать отдельное Положение о документах и документообороте или утвердить график в качестве приложения к Приказу об учетной политике организации.

6. Должностные инструкции (при их наличии)

Если до сего момента в должностных инструкциях не было указания на обязанности составления тех или иных документов, целесообразно внести соответствующие изменения.

Например, можно в раздел «Должностные обязанности» добавить фразу: «Составляет документы в соответствии с Графиком документооборота», при этом расписать какие конкретно. В раздел «Сотрудник (должность) обязан» можно внести фразу: «соблюдать сроки предоставления документов, установленные графиком документооборота».

7. Ознакомление

Каждый сотрудник, разумеется, должен знать какие документы и в какой срок должны оказаться у него в работе, поэтому ознакомить под подпись требуется каждого сотрудника. И здесь тоже можно выбрать:

7.1. Ознакомление со всем графиком

Делаем лист ознакомления, в котором каждый сотрудник ставит свою подпись. Минусы данного способа в том, что график – это все-таки достаточно объемный документ и тяжелый для восприятия. Человеку может быть сложно выделить и запомнить те моменты, которые касаются конкретно его работы.

7.2. Выписка из графика для каждого отдельного сотрудника

Этот способ более трудоемок для специалиста, составляющего график, но вместе с тем сегодняшние средства автоматизации позволяют автоматизировать и эту часть работы. Так в MS Excel можно воспользоваться функцией фильтрации. Удобство здесь состоит в том, что эту выписку вы можете выдать работнику в качестве памятки для использования в работе.

7.3. Выписка для каждого отдела

Выписка из графика для каждого отдела, структурного подразделения, если это целесообразно для вашей организации. Выписку также можно разместить в отделе на видном месте в качестве напоминания для сотрудников.

8. Использование в работе

Самый ключевой пункт всей статьи. Хотелось бы сказать, что график документооборота мы утверждаем не для галочки и не просто для того, чтобы был. График документооборота может стать реальным действенным инструментом работы главного бухгалтера, специалиста, отвечающего за учет в организации. Так согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете «требования в письменной форме … в отношении … порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни … обязательны для всех работников экономического субъекта».

Значит, за несоблюдение графика можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Об этом же сказал Роструд в Письме от 18.12.2014 г. № 3251-6-1. Внесите в локальные нормативные акты по оплате труда, например в Положение о премировании, пункты, согласно которым сотрудник лишается премии полностью или частично за дисциплинарные проступки. Если для вашей ситуации тема несоблюдения сроков в документообороте очень критична, можно составить таблицу нарушений и соответствующих им размеров штрафов.

Четко выстроенный и соблюдаемый график документооборота позволит избежать:

• потери документов,
• ошибок из-за запоздалого отражения фактов хозяйственной жизни,
• штрафов со стороны контролирующих органов.

И в целом, хочется сказать, что жизнь течет и все меняется. И составленный однажды график документооборота может пересматриваться и меняться. Иногда свежий взгляд на устоявшиеся процессы помогает рационализировать учетную процедуру, а значит облегчить работу бухгалтера.

Именно на таком практическом примере, когда увеличение объёмов деятельности и возникновение проблем в складском учете стало причиной коррекции схемы документооборота, остановимся в следующем материале.

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

• создание или получение документа;
• проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

• ответственный (сотрудник, подразделение);
• срок исполнения.

Вторая колонка — три-четыре позиции:

• ответственный за проверку (исполнение);
• срок исполнения;
• срок передачи в головную организацию;
• форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.

г. _________ “____”________ 201_ г.

Принять с 1 января 201_ г. учетную политику для целей бух­галтерского учета и налогообложения следующего содержания.

1. Товарищество собственников жилья “____________” – некоммерческая организация, созданная на условиях добро­вольного членства, форма объединения домовладельцев для совместного управления, владения, пользования, распоряже­ния общим имуществом и обеспечения эксплуатации ком­плекса недвижимого имущества, расположенного по адресу:_______________________________________________________ .

2. Товарищество собственников жилья зарегистрировано “____” ____________ .

3. В соответствии с учредительными документами цель уставной деятельности ТСЖ – управление комплексом не­движимого имущества в многоквартирном доме, обеспече­ние эксплуатации этого комплекса, а также обеспечение вла­дения, пользования и в установленных законодательством пределах распоряжения общим имуществом в многоквартир­ном доме.

4. ТСЖ наряду с уставными функциями осуществляет / не осуществляет предпринимательскую деятельность.

5. ТСЖ направляет доходы от предпринимательской дея­тельности на покрытие затрат по содержанию, обслуживанию и ремонту общего имущества и других расходов, соответствующих уставной деятельности.

6. Намерения прекратить какой-либо из видов деятельно­сти нет.

7. ТСЖ не передает и не принимает материальные ценно­сти в залог.

8. Бухгалтерский учет в ТСЖ вести в соответствии с Феде­ральным законом “О бухгалтерском учете”, Положением по ве­дению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяй­ственной деятельности и Инструкцией по его применению и другими нормативными и законодательными актами.

9. Ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйствен­ных операций возложить на председателя ТСЖ.

10. Для выполнения имеющегося объема учетной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подраз­деление, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной ор­ганизации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.

11. Обязанность по ведению налогового учета возложить на главного бухгалтера.

12. Утвердить должностные инструкции работников бух­галтерии.

13. Установить перечень материально ответственных лиц согласно приложению 1.

14. Выполнять всем работникам ТСЖ требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций.

15. Установить перечень лиц, имеющих право подписи пер­вичных учетных документов, согласно приложению 2.

16. Утвердить и применять рабочий план счетов согласно приложениям 3–5.

17. Установить, что формой бухгалтерского учета является журнал хозяйственных операций. Учет и обработку информа­ции осуществлять как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. Учетные регистры формировать с применением программы “______________”. Налоговый учет вести с применением программы автоматизированного бухгал­терского учета “______________”.

18. Инвентаризацию статей баланса проводить при уча­стии ревизионной комиссии в следующие сроки:

• основных средств, материальных ценностей – 1 раз в год по состоянию на 1 января следующего года перед составле­нием годовой бухгалтерской отчетности;
• материалов – 1 раз в год перед составлением годовой бух­галтерской отчетности;
• дебиторской задолженности – 1 раз в год по состоянию на 1 января следующего года перед составлением годовой бух­галтерской отчетности;
• расчетов с бюджетом – ежегодно путем сверки расчетов с налоговой инспекцией не позднее сроков, установленных для сдачи соответствующих налоговых деклараций;
• расчетов с жильцами – по распоряжению председателя ТСЖ, не менее 1 раза в год, в срок не позднее 1 недели до проведения ежегодного общего собрания;
• кассовых операций – 1 раз в квартал по распоряжению председателя ТСЖ.

В случае смены материально ответственных лиц инвента­ризацию проводить обязательно.

Результаты инвентаризации списывать на счет 86 “Целевое финансирование”.

19. Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую и налоговую отчетность хранить в течение 5 лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период

работы с ними и сохранность архива возложить на главного бухгалтера.

20. Капитальное строительство и капитальный ремонт осу­ществлять согласно плану и сметам, утвержденным решением общего собрания членов ТСЖ.

21. Утвердить бюджет ТСЖ на 200_ г. решением общего со­брания членов ТСЖ.

22. Контроль за хозяйственными операциями осуществ­лять ревизионной комиссии ТСЖ в соответствии с положени­ем о ревизионной комиссии, утвержденным общим собранием членов ТСЖ.

23. Источником формирования имущества ТСЖ считать членские взносы жильцов, доходы от хозяйственной деятель­ности, дотации на эксплуатацию, текущий и капитальный ре­монты, коммунальные услуги и другие дотации, предусмотрен­ные законом.

К членским взносам жильцов относить целевые поступле­ния в виде коммунальных платежей (оплата водо-, тепло-, элек­троснабжения, горячего водоснабжения, канализации), целе­вые поступления на цели и в размерах, установленные общим собранием, а также платежи на возмещение расходов по содер­жанию и ремонту общего имущества.

24. Учет поступающих от жильцов членских взносов на осу­ществление уставной деятельности ТСЖ вести на счете 76 пу­тем предварительного начисления взносов записью по дебету счета 76, субсчет “Расчеты с жильцами” по соответствующей аналитике, и кредиту счета 86 “Целевое финансирование”, суб­счет “Членские взносы от жильцов”.

25. Учет расходов по уставной деятельности вести насчете 86 “Целевое финансирование” по направлениям исполь­зования.

26. Суммы превышения целевых поступлений на ведение уставной деятельности над расходами, как и суммы превыше­ния расходов над целевыми поступлениями, засчитывать или добирать в последующие отчетные периоды. Указанные суммы на финансовые результаты деятельности организации не отно­сить и на счете 99 “Прибыли и убытки” не учитывать. Данные суммы учитывать на счете 86 “Целевое финансирование”, суб­счет “Членские взносы от жильцов”, по направлению использо­вания “На ведение уставной деятельности” с возможностью сохранения как кредитового (экономия по смете), так и дебето­вого (перерасход по смете) сальдо.

27. Предметы, служащие более одного года и имеющие стоимость в пределах 10 000 руб., а также приобретаемые изда­ния (книги, брошюры и т. д.) независимо от стоимости списы­вать на расходы по мере отпуска в эксплуатацию.

28. Амортизацию по основным средствам и нематериаль­ным активам, используемым в уставной деятельности, не на­числять. Износ по основным средствам учитывать на забалансовом счете 010 “Износ основных средств”. Износ начислять линейным способом. Срок полезного использования основных средств устанавливать исходя из минимального срока, преду­смотренного для соответствующих амортизационных групп Классификацией основных средств, включаемых в амортизаци­онные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1.

29. Использование целевых средств на приобретение ос­новных средств и других внеоборотных активов отражать за­писью по дебету счета 86 “Целевое финансирование”, субсчет по соответствующему источнику финансирования, и кредиту счета 86, субсчет “Целевое финансирование, использованное на приобретение основных средств”.

30. Бухгалтерские программы, консультационно-правовые информационные базы, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности к нематериальным активам не относить, отражать на счете 97.

31. Ввиду отсутствия отдельного счета для учета материа­лов в некоммерческой деятельности учет материалов вести без использования счета 10 “Материалы”. Их стоимость прямо спи­сывать на счет 86 “Целевое финансирование”.

32. Суммы НДС по приобретенным материалам, исполь­зуемым в уставной деятельности, включать в их фактическую стоимость.

33. Отпуск материалов производить по себестоимости каждой единицы.

34. Расходы на приобретение отдельных видов материалов (канцтоваров, бухгалтерских бланков, конвертов и т. п.) отно­сить к административно-управленческим расходам и прямо списывать на счет 86 “Целевое финансирование” без оприходо­вания на счете 10 “Материалы”.

35. Контроль за сохранностью материалов осуществлять в административном порядке до их полного использования.

36. Суммы НДС по приобретенным ценностям (рабо­там, услугам) для уставной деятельности, осуществляемой за счет целевых поступлений, и используемым строго по це­левому назначению включать в стоимость приобретенных ценностей.

37. График документооборота, Положение об оплате труда, штатное расписание устанавливать отдельными приказами. Также отдельными приказами определять круг подотчетных лиц, предельный срок предоставления авансового отчета, спи­сок лиц, имеющих право на получение доверенностей.

38. Отпуск сотрудникам устанавливать в календарных днях.

Председатель ТСЖ ___________________________________

Главный бухгалтер ____________________________________

УТВЕРЖДАЮ:

председатель ТСЖ “__________________”

______________________________________

“____”________________ 201__ г.

Перечень материально ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна

Главный бухгалтер _______________________________________________

УТВЕРЖДАЮ:

председатель ТСЖ “__________________”

______________________________________

“____”________________ 201__ г.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Должность лица, имеющего право подписи

Что необходимо отразить в учетной политике

В учетной политике НКО необходимо отразить следующие моменты:

• план счетов бухгалтерского учета;
• формы первичных документов;
• состав регистров бухгалтерского учета и внутренних бухгалтерских документов;
• в учетной политике должно быть прописано, каким образом в организации будет проводиться инвентаризация. Это касается инвентаризации, как активов организации, так и ее обязательств;
• также нужно решить вопрос, каким образом будут оцениваться эти активы и обязательства;
• в учетной политике необходимо прописать правила документооборота и как будет обрабатываться учетная документация;
• каким образом будут контролироваться хозяйственные операции;
• прочие вопросы, связанные с ведением бухгалтерского учета в организации.