Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кадровый пасьянс или Классификация внутренних документов

Документ

Документ
Медиафайлы на Викискладе

Докуме́нт (нем. Dokument , далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В соответствии с российским законодательством документ определяется как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». [1]

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Сегодня мы дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ).
В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии — трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы кадровой службы

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Мы назвали основные виды документов, с которыми работают кадровые службы. Теперь нам предстоит ответить на такой вопрос: все ли из них нужно вести в обязательном порядке? Это очень важный вопрос. Почему? Представьте себе ситуацию. В отдел кадров приходит с проверкой правовой инспектор. Он требует от кадровика представить ему целый пакет документов. Не обнаружив среди них важную (на его взгляд) бумагу, он делает замечание кадровому специалисту, а возможно, и принимает решение штрафовать его. Но поскольку инспектор живой человек и тоже может ошибиться, кадровик должен быть уверен, что «досталось» ему справедливо. А для этого он должен твердо знать, что такое обязательный, а что такое рекомендательный документ. А если правовой инспектор затребует лишнюю бумагу, он сможет с уверенностью доказать, что такой документ кадровая служба иметь не обязана.

Итак, отвечаем на вопрос: все ранее перечисленные нами внутренние документы организации делятся на три блока: обязательные, условно обязательные (зависящие от специфики организации) и рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из статьи 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 Трудового кодекса.

Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

В следующий раз мы расскажем о том, как правильно разработать и утвердить в организации схему ведения всех кадровых документов, которая называется номенклатура дел.

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Автор : Ольга СЕВЕРСКАЯ, кандидат исторических наук, консультант по кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Кадровое дело»

Об эффективности кадровой службы принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы — это гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке. Давайте поговорим о бумагах, которые используются в работе службы персонала. Выясним, какие из них обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Читать еще:  Приказ на представительские расходы образец 2021 скачать

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Сегодня мы дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ).

В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии — трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы кадровой службы

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Мы назвали основные виды документов, с которыми работают кадровые службы. Теперь нам предстоит ответить на такой вопрос: все ли из них нужно вести в обязательном порядке? Это очень важный вопрос. Почему? Представьте себе ситуацию. В отдел кадров приходит с проверкой правовой инспектор. Он требует от кадровика представить ему целый пакет документов. Не обнаружив среди них важную (на его взгляд) бумагу, он делает замечание кадровому специалисту, а возможно, и принимает решение штрафовать его. Но поскольку инспектор живой человек и тоже может ошибиться, кадровик должен быть уверен, что «досталось» ему справедливо. А для этого он должен твердо знать, что такое обязательный, а что такое рекомендательный документ. А если правовой инспектор затребует лишнюю бумагу, он сможет с уверенностью доказать, что такой документ кадровая служба иметь не обязана.

Итак, отвечаем на вопрос: все ранее перечисленные нами внутренние документы организации делятся на три блока: обязательные, условно обязательные (зависящие от специфики организации) и рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из статьи 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 Трудового кодекса.

Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

В следующий раз мы расскажем о том, как правильно разработать и утвердить в организации схему ведения всех кадровых документов, которая называется номенклатура дел.

Формирование дела

Любой кадровый документ проходит через процедуры:

  • регистрации;
  • издания;
  • исполнения.

Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:

  • в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;
  • приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
  • подписанный приказ вкладывается в папку с приказами.

Все исполненные документы вкладываются в папки в соответствии с номенклатурой дел. В каждую папку нельзя вложить больше 250 листов, поэтому, если нужно, заводится второй том с тем же номенклатурным номером. Но с пометкой – с номером тома!

Вот и получаем, что формирование дела – это наполнение папки документами одного вида по номенклатуре. При этом на самой папке должен быть приклеен заголовок:

  • с номенклатурным номером;
  • с номером тома;
  • с названием;
  • с датой начала (дата окончания вписывается после закрытия дела).
Читать еще:  Гражданство Антарктиды в 2021 году как получить

Дела до передачи их в архив должны храниться по правилам.

Первичные документы

К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. Наименование.
  2. Дата составления.
  3. Название организации.
  4. Суть хоз. операции.
  5. Измерители.
  6. Список ответственных сотрудников.
  7. Личные подписи уполномоченных лиц.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям:

служебные письма,
приказы,
протоколы,
акты,
докладные записки,
договоры и т.д.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Бухгалтерские

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации) (рис, 1).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Служебные

Рассмотрим основные, на наш взгляд, виды служебных документов.

Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций — организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими органами государственной власти или одним из них по согласованию с другими.

Подготовка акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции или на специально создаваемые рабочие группы. В подготовке акта принимает обязательное участие юридическая служба.

Управленческие

Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование – с разработкой различных планов; учет – с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование – с изданием инструкций и методических указаний; контроль – со сбором сведений в письменном виде и т.п.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как его результат.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

3. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

5. Унифицированная система документации по труду.

6. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления. В организационно-распорядительной документации (ОРД) фиксируются принятые решения по административным вопросам.

Она создается во всех федеральных органах государственной власти, органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Электронная библиотека

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению: служебные, личные;

по сложности: простые, сложные;

по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

по форме: типовые, индивидуальные;

Читать еще:  Уведомление о приеме на работу. образец и бланк для скачивания 2021 года

по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

На рис. 1.9 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия

Рис. 1.9. Классификация документов

по характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим под­робнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 1.10.

Рис. 1.10. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Классификация документов

Первичные — это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных до­кументов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Классификация документов

по типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Пройден огромный путь — от первых аэропланов до космических ракет, от пишущих машинок и арифмометров до персональных компьютеров. Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда. И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство. Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре. Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство.

Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления. История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности. Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент. Документы, создававшиеся в основном без­вестными летописцами, позволили нам узнать историю нашей Родины. Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в государственных учреждениях.

Качество документа определял в первую очередь их почерк. Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново. С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запомина­ющим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоящую революцию в деле подготовки документов произвело появление персональных компьютеров.

Основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или отпечатанный на бумаге. Бумажный документ является одним из важнейших способов доказательства того или иного события. Недаром старинная русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполнен­ный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

— простота внесения изменений;

— использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

— экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

— оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

— возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

— возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. В приложении 1 приведены материалы по эволюции законодательной базы по электронному документообороту.

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п. Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так, большой популярностью пользуются корпоративные информационные системы (КИС): «Галактика», «Парус», «1С:Предприятие» и другие, содержащие все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон — это особый тип документа, поставляющий основные средства для со­здания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

— текст или элементы форматирования для однотипных документов;

— меню и назначенные клавиши;

Форма — это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы. Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст. Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.

Ниже приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методи­ческого совещания. Подобные письма направляются в организации по электронной почте рассылкой.

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ « » 200 г. №

Заместителю директора по кадрам

О проведении методического совещания

00.00.0000 в 00:00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы.

Проректор по учебной части Подпись И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров — вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.

Срочно?
Закажи у профессионала, через форму заявки
8 (800) 100-77-13 с 7.00 до 22.00

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector