Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как грамотно составить служебную записку

Как написать служебную записку

Закон требований о том, как написать служебную записку, не содержит. И иногда это приводит к замешательству работника, впервые столкнувшегося с такой необходимостью. Как при работе по трудовому договору впервые в жизни. Так и при смене работы, трудоустройстве в новой организации (у нового работодателя).

Конечно, первым делом нужно узнать у кадрового подразделения, существует ли локальный акт работодателя (приказ, положение и т.п.) с требованиями к такого рода документу. Если их нет, в качестве образца можно воспользоваться нашим примером.

Служебная записка

Служебная записка в деловом документообороте

В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.

Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.

Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:

  • решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
  • решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
  • решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
  • сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
  • сотрудник занят более приоритетными задачами;
  • возникают обстоятельства непреодолимой силы.

В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

  1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
  2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
  3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
  4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.

Виды служебных записок

По своему содержанию служебные записки подразделяются на несколько типов:

  • Сопроводительные. В них поясняется содержание документов, вместе с которыми они отправляются.
  • Информационные. В этих записках содержится запрос тех или иных сведений и предоставление необходимых данных.
  • Уведомительные. Текст данных документов должен сообщать о событии, которое уже произошло или должно произойти.
  • Поясняющие. В этих записках всегда содержатся рабочие инструкции.

Существует также еще одна классификация, согласно которой служебные записки могут быть:

Наувольнениесотрудника. В этой записке работник подразделения может порекомендовать уволить другого работника. При составлении этого документа обязательно должны быть указаны причины для увольнения.

  • Насовмещениесотрудником двух и более должностей. Такую записку можно написать в случае, если в компании есть вакансия, которую может занять один из работников организации. Руководитель может предоставить такую возможность, если будет уверен, что сотрудник сможет занимать одновременно две должности.
  • На получение нового оборудования. Эту записку должен составить руководитель отдела, которому требуется новая техника для работы. В тексте документа необходимо обозначить количество требуемого оборудования. Также эту записку можно составить, если та или иная техника, принадлежащая отделу, нуждается в ремонте.
  • На премирование. В основном тексте этой записки должно быть указано, кому, в каком количестве и за что полагается премия.
  • На приобретение. Такой документ составляется при необходимости покупки мебели, оборудования, канцелярии и т.д. В записке должно быть четко указано, что требуется и в каких количествах.
  • На замену инвентаря. В документе должен быть перечислен инвентарь, который нужно заменить, а также причины для его замены.
  • На направление одного или нескольких сотрудников вкомандировку. В записке обязательно должна присутствовать цель поездки.
  • О допущенных сотрудником нарушениях своих рабочих обязанностей.
  • Наповышение сотрудника в должности. В записке обязательно должна быть указана причина повышения.
  • О поломке оборудования. В тексте документа нужно указать, какое именно оборудование сломалось и какого типа неисправность была обнаружена.
  • О передаче или непредоставлении документов. Здесь должно присутствовать полное наименование документа и сроки, в которые он должен быть передан.
  • Читать еще:  Как пережить административное приостановление деятельности

    Если сотрудник пишет служебную записку своему коллеге, в ней может содержаться информация:

    • О предложениях корректировки рабочего процесса.
    • Об изменении графика работы конкретного сотрудника или всего отдела.
    • Об изменениях в составе необходимых для работы данных.
    • О факте, который, по мнению автора записки, имеет значение для работы получателя записки.

    Образец документа

    Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

    При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

    Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

    Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

    Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

    Образец объяснительной

    Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

    Как правильно написать служебную записку, образец

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Основания для составления и цели записок

    Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
    Читать еще:  ИП закрывается что можно и нужно делать

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Виды служебок

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

    Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

    Образцы служебных записок для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Образец служебной записки о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Читать еще:  Переучиться на фармацевта курсы переподготовки условия обучения

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

    Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

    О списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

    Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

    С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Образец: об отзыве из отпуска

    Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Срок хранения служебной записки

    Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

    Что делать, если письмо заполнено неправильно?

    Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

    Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

    Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector