Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как организовать электронный документооборот внутри организации

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.

Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.

  • Как работает ЭДО
  • Какие задачи решает ЭДО
  • Виды электронного документооборота
  • Правовое регулирование
  • Как подключить ЭДО
  • 5 причин обратиться именно к нам
  • Тарифы ЭДО
  • Не хочется читать, посмотрите видео

Как работает электронный документооборот?

Полностью бумажные документы, т.е. заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту.

Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом (ЭДО). Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:

  • подтверждение достоверности документа и обеспечение его юридической значимости;
  • защита информации, содержащейся в файле.

Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора.

Виды электронной подписи

В электронном документообороте различают два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Эти виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.

Простая электронная подпись (далее – ПЭП) подтверждает, что документ подписал конкретный сотрудник с помощью кодов доступа (аутентификация с помощью логина и пароля, СМС, email и пр.), которые могут быть созданы внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами. Поскольку для ПЭП нет единого стандарта формирования и применения, организация может самостоятельно разработать формат ПЭП, отвечающий положениям закона 63-ФЗ, и закрепить его в локальных нормативных актах. При этом если в документ после его подписания вносились изменения, то ПЭП не позволит их отследить.

Читать еще:  Специалист отдела Информационных Технологий Должностная инструкция

В отличие от простой ЭП, усиленная электронная подпись гарантирует неизменность документа, и к ней можно применить процедуру проверки ее подлинности. Она обладает большей надежностью и приравнивается к собственноручной подписи работника (п. 4 ст. 5 закона 63-ФЗ). Для формирования усиленной ЭП используются СКЗИ.

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (УКЭП) выдает удостоверяющий центр, аккредитованный в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Выпуск сертификата УКЭП является платным, а срок действия, как правило, составляет один год.

Неквалифицированная ЭП (далее – УНЭП) подходит для работы с электронными документами внутри организации, если есть соглашение о признании ее собственноручной. Неквалифицированная подпись также может быть облачной, в этом случае не требуется установка СКЗИ на компьютер пользователя. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, при этом не требуют затрат на логистику и токены. У такой подписи также есть срок действия, который настраивается при выдаче сертификата.

Согласование ЭДО с контрагентами

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки. Порядок определяется условиями договора.

По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

  1. Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.
  2. Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
  3. Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.

Преимущества внутреннего ЭДО

Минимизация времени на подготовку документов

Возможность коллективной работы над документами

Внедрение системы внутреннего документооборота позволяет:

  • экономить время за счет сокращения поиска необходимого документа, исключения риска его порчи или потери и т.д.;
  • оптимизировать офисное пространство (помещения, отведенные под бумажный архив, можно использовать на иные цели);
  • повысить прозрачность внутренней работы организации (руководитель может проконтролировать время согласование, статус и дату исполнения любого электронного документа);
  • создать историю каждого файла (СЭД позволяет упорядочить документальные отношения с заказчиками, поставщиками и подрядчиками);
  • минимизировать расходы на распечатку документов.
Читать еще:  Как начислять неустойку по 44ФЗ
Внешний документооборот

обработка входящей корреспонденции

подготовка исходящей корреспонденции

обработка обращения граждан

Внутренний документооборот

подготовка нормативно-распорядительной документации

работа с внутренней документацией

контроль исполнения поручений

Обеспечивающий документооборот

управление нормативно-справочной информацией

Особенности реализации юридически значимого документооборота внутри организации на платформе Docsvision

Простая ЭП в платформе Docsvision не только подтверждает, кто подписал документ, но также факт того, что документ не был изменён после подписания. Для этого не надо совершать никаких дополнительных настроек, возможность юридически значимого документооборота внутри организации заложена в платформу Docsvision. С помощью провайдера КриптоПро можно поддержать подписи формата CAdES-T или CAdES-XL, когда дополнительно проверяется валидность подписи и фиксируется точное время подписания.

Помимо файлов, то есть документов, на платформе Docsvision можно подписывать атрибуты документов и операции (действия, которые совершаются над документами). Гибкие настройки платформы позволяют выбирать, какие файлы подписывать (основные, дополнительные), какие атрибуты и поля карточки документа и передавать такие документы контрагентам.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

  • Полнота функциональности;
  • Удобство использования;
  • С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
  • Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
  • Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
  • Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
  • Легкость адаптации;
  • Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
  • Репутация производителя и т. д.
Читать еще:  Счет 05 в бухучете Амортизация нематериальных активов

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

  1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
  2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
  3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
  4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
  5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
  6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector