Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно оформить выписку из документа образец

Кому и зачем нужен такой документ

Причин несколько. Выделяют три основные причины, на основании которых его готовят:

  1. Конфиденциальность информации. Если информация в основном документе предназначается не для всех, но все же часть положений необходимо донести до коллектива, приходится формировать выписку и оставлять в ней только те пункты, которые разрешено разглашать.
  2. Слишком большое распоряжение. Если распоряжение очень объемное, есть вероятность, что большинство сотрудников в нем запутаются и не увидят важную для них информацию. В такой ситуации удобнее сделать документ, в котором будут основные данные.
  3. Сторонний запрос. Такие бумаги нередко запрашивают сторонние организации или частные лица.

Что это такое

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

Как оформить выписку из документа

Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то документа, например, приказа о премировании. Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника. Для этого и делается выписка.

Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму:

  • полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
  • в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
  • указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
  • заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.
Читать еще:  Должностные обязанности Агента страхового

Чем отличается выписка из приказа от копии

Любой сотрудник, в отношении которого мог быть издан какой-либо приказ, всегда вправе потребовать как ознакомления с приказом, так и предоставления ему копии этого документа — либо может снять такую копию самостоятельно. При этом следует помнить, что выписка и копия приказа не являются идентичными документами. Так, выписка содержит лишь часть сведений, имеющих место в приказе, в то время как копия включает в себя абсолютно всю информацию.

Кроме этого, выписка из приказа в обязательном порядке должна заверяться субъектом хозяйствования, в то время как копия, хоть и может быть заверенной, но не должна быть такой в каждом исключительном случае. При этом выписка из приказа не требует ознакомления с политикой конфиденциальности и не предполагает ответственности за разглашение информации, которая могла бы быть в копии приказа, но будет отсутствовать в выписке.

Наконец, если копия приказа была выдана без заверения, или же если ее самостоятельно по своей инициативе оформлял сам сотрудник — этот документ не нуждается в обязательной регистрации в книге учета и движения документации. В то же время выданные по запросу выписки из приказов обязательно регистрируются и сведения о выписках хранятся на предприятии.

Алгоритм оформления выписки из правил ВТР

Единственный документ, в котором дается официальное определение выписки из служебного документа, — это ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Поскольку других документов не существует, ориентироваться можно на него.

Согласно п. 26 данного стандарта выписка из документа представляет собой копию определенной части документа, которая заверяется в установленном порядке.

Оформление выписки производится на основании оригинального варианта правил ВТР следующим образом:

  1. Шапка и преамбула нормативного документа оставляются без изменений. При этом его название «Правила внутреннего трудового распорядка» заменяется на «Выписка из правил внутреннего трудового распорядка».
  2. Основной текст документа содержит необходимый фрагмент правил ВТР.
  3. Под текстом выписки указывается лицо, которое утвердило правила ВТР, и занимаемая им должность. Его личная подпись не ставится.
  4. Заверяет выписку работник кадровой службы по доверенности или руководитель компании. Возле его подписи делается надпись: «Верно».
Читать еще:  Как Оформить Регресс При Наличии Производственной Травмы

В делопроизводстве выписки из служебных документов признаются разновидностью копий. Для обретения юридической силы выписку необходимо заверить подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника и печатью компании (при ее наличии).

Пример оформления

Разберём весь описанный выше процесс на конкретном примере. Допустим, вашему работнику Петрову А. В. понадобилось документальное подтверждение факта принятия его на работу. Фиксируется этот факт в приказе о принятии на работу. Как следует составить выписку из этого акта?

  1. Самые важные сведения – это ФИО человека, дата и условия его принятия на работу, должность и структурное подразделение. Все эти данные составляют основу распоряжения о приёме на работу.
  2. Заполнив все стандартные реквизиты на фирменном бланке, вы пишете название: «Выписка из приказа № 58-к от 20.04.2015 г.».
  3. Сам «выписанный» текст будет выглядеть примерно так: «Приказываю принять на работу с 20.04.2015 г. Петрова Александра Васильевича в call-центр на должность старшего специалиста по работе с клиентами. Характер работы – основная, постоянная. Тарифная ставка – 15000 рублей, надбавка – 3000 рублей». Этого достаточно, другие сведения не понадобятся.
  4. В заключительной части текста указываете: «Руководитель организации – Генеральный директор Генералов Г. Г.»
  5. Остаётся поставить в заключительной части выписки отметку: «Верно. Секретарь-референт Комкова Л. С. 07.07.2015» и печать.

Как оформить выписку из устава

Специальных требований по оформлению выписки из устава ООО не разработано. На практике обычно выписку размещают на фирменном бланке организации либо в «шапке» документа прописывают наименование и регистрационные реквизиты ООО, чтобы можно было однозначно установить, к какому юрлицу эта выписка относится.

Еще один распространенный вариант оформления выписки предполагает копирование титульного листа устава, его первой страницы, собственно запрашиваемой части устава и последнего листа документа. Далее скопированные листы прошиваются, на сшиве прописывается количество листов, надпись «верно» и дата заверения, проставляется подпись уполномоченного лица (например, руководителя организации), печать ООО (при наличии).

Читать еще:  Должностная инструкция по специальности Главный технолог

Если же многостраничный документ не сшивается упомянутым образом, то заверительная надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии) проставляются на каждом листе.

Итак, выписка из устава составляется в свободной форме, а в ее содержание включается копия текста устава в соответствии с запросом. Названный документ, если он состоит из нескольких листов, должен быть либо сшит (в этом случае на сшиве ставятся надпись «верно», дата заверения, подпись уполномоченного лица и печать организации при наличии), либо в нем надлежит заверить каждый лист.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector