Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как проходит списание представительских расходов?

Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания этих расходов (на практике ее проводят для сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.

Эти принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.

ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.

Зачем составлять приказ на представительские расходы

Приказ на представительские расходы нужен прежде всего для обоснования экономической целесообразности несения таких расходов в целях налогового учета. Кроме того, приказ нужен и для внутреннего использования: для понимания величины расходов, контроля за расходованием средств, назначения ответственных и т. п.

Если всё проведено в соответствии с приказом, то и отчет по представительскому мероприятию не составит труда заполнить.

Отчет о проведении представительского мероприятия очень важен. На его необходимость указывает Минфин в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Если же что-то пойдет не по плану, то в приказ можно внести изменения или утвердить превышение расходов дополнительным решением руководителя.

Помимо приложений, к приказу могут быть оформлены дополнительные документы. Например:

  • договор и/или акт на транспортное обслуживание со сторонней компанией или ИП;
  • договор и/или акт на кейтеринг;
  • договор на аренду помещения для проведения мероприятия;
  • договор на услуги ведущего, переводчика (если формат мероприятия их предполагает) и т. д.

В приказ необходимо добавить пункты о назначении ответственных за организацию, проведение и контроль выполнения данных работ (услуг) лиц.

Список представительских расходов приведен в ст. 264 НК РФ. Также величина представительских расходов не может превышать 4% от годовых расходов на оплату труда всех сотрудников.

Представительские расходы и экономия на налогах

  • Новости
  • Статьи
  • Мастер-классы
  • FAQ

Подписка на журнал

Вы подписаны на журнал Делай Свое Дело. Мы рассказываем о полезных фишках для руководителей, наших мастер-классах и важных новостях.

Узнать стоимость

При проведении деловых встреч, переговоров, приеме делегаций, представителей партнеров и заказчиков возникает вопрос отражения в учете и налогообложения расходов на эти мероприятия.

  • еда и напитки для деловой встречи, кофе-паузы,
  • встречи с бизнес-партнерами в ресторане,
  • оплаченные номера в гостиницах и билеты при приеме делегаций,
  • вручение сувениров (подарков), цветов и т.д.

Для отражения таких расходов в учете применяется понятие «Представительские расходы». Иногда предприниматели путают представительские расходы с доходами физ. лиц в натуральной форме, а это разные понятия.

Доходы физ.лиц в натуральной форме — это ситуации, когда предприятие покупает еду (чай, кофе, печеньки) для сотрудников, а бухгалтерия учитывает такое потребление как доход сотрудника и рассчитывает соответствующие налоги.

Когда предприятие покупает продукты питания, например, у “Евроопта”, бухгалтеру необходимо сообщить или сделать пометку, что это будут:

а) представительские расходы и предоставить необходимый пакет документов,
б) доходы сотрудников в натуральном виде.

Минимальный перечень документов, который должен быть оформлен предприятием для признания расходов представительскими:

При наличии полного пакета документов, как правило, никаких налогов не возникает. Представительские расходы — это нормируемые затраты с точки зрения налога на прибыль. Это значит, что не все представительские расходы уменьшат налог на прибыль. Сумма таких расходов для налога на прибыль не может быть больше 1% от выручки.

Далее возникает вопрос: а все ли мы можем списать как представительские расходы? Ответ – нет.

Существует примерный перечень расходов, которые мы можем отнести к представительским, он утвержден письмом ИМНС от 11.07.2017 “О Представительских Расходах” №2-2-10/01238. Данный перечень не является исчерпывающим, то есть каждая организация в своей учетной политике утверждает, что будет подпадать под понятие представительские расходы.

При отражении таких расходов в качестве представительских у проверяющих скорее всего возникнут вопросы, даже если есть полный пакет документов:

  • Обед в McDonalds на 1 персону, оплаченный с корп. карты. в самом начале деятельности, когда не было ни клиентов, ни новых значимых договоров.
  • Бронирование проживания в гостинице в Гомеле только для своих сотрудников. В счете гостиницы видно, кто проживал. Такие расходы при проверке могут быть определены как доход сотрудника.
  • Вручение сотрудникам на 23 февраля 50 чашек с логотипом компании. Вопросов нет, если эти чашки будут подарены клиентам или партнерам. Но если у вас нет выручки, а из партнеров только обслуживающий банк и бухгалтерская фирма — подготовить правильные документы будет сложно.
  • Чек из Vinovino.by на 10 литров алкоголя. Крайне важный момент: на белорусских деловых встречах алкоголя нет (исключение – дипломатические приемы, но это не наш слушай).
  • Списание 10 кг печенья, 3,5 кг кофе и 36 л воды на проведение деловой встречи на 5 человек. Любой проверяющий может обратить внимание на несоответствие количества участников списанным ТМЦ.
  • Бронирование номера в гостинице за 5000$ для партнера, суммарный оборот по которому 100$.
Читать еще:  Протокол проверки знаний по электробезопасности образец 2021

Деловые встречи и мероприятия проводить можно и нужно, самое главное – не забывать, что все должно быть оформлено документально.

Каждый раз, когда вы хотите отнести какие-то затраты на представительские расходы, обращайте внимание на:

  1. Наличие события (заключение договора, партнерского соглашения и т.д), к которому можно отнести данные затраты.
  2. Соответствие списываемых материалов количеству участников деловой встречи.
  3. Соответствие программы мероприятия смете расходов:
  • если у вас на мероприятии расходуются кофе/чай/печеньки, в программу в обязательном порядке нужно включить кофе-паузу;
  • если было вручение сувениров, в программе под это должно быть выделено время;
  • если был оплачен трансфер Аэропорт — Минск, в программе должна быть указана встреча гостей в аэропорту.

    Сроки подготовки документов. Все ТМЦ должны быть списаны в том периоде, когда проходило представительское мероприятие.

    Информация упрощена для понимания и не может быть использована как инструкция к действию. При необходимости разъяснения более сложных ситуаций, обращайтесь к профессионалам.

    Учет и оформление представительских расходов

    В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу. Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

    Что такое представительские расходы

    Бухгалтерский учет представительских расходов

    Дебет счета

    Кредит счета

    Содержание операции

    26 «Общехозяйственные расходы»,

    44 «Расходы на продажу»

    60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

    Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

    26 «Общехозяйственные расходы»,

    44 «Расходы на продажу»

    Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)

    26 «Общехозяйственные расходы»,

    44 «Расходы на продажу»

    71 «Расчеты с подотчетными лицами»

    Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

    90.02 «Себестоимость продаж»

    44 «Расходы на продажу»,

    26 «Общехозяйственные расходы»

    Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

    • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
    • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
    • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

    Налоговый учет и нормирование представительских расходов

    1. Экономическую обоснованность.
    2. Документальное подтверждение.
    3. Направленность на получение дохода.

    Документальное оформление представительских расходов

    Вид документа

    Комментарии

    Приказ (распоряжение) руководителя организации

    В приказе (распоряжении) руководителя организации о проведении представительского мероприятия необходимо указать цель планируемого мероприятия и перечень работников организации, которые будут участвовать в проведении мероприятия.

    Смета представительских расходов

    Так как представительские расходы – расходы целевые, их предельную величину рекомендуется утверждать сметой на отчетный год. В смете определяется предполагаемая сумма возможных расходов с возможной разбивкой по статьям затрат и предельными суммами на отчетный период.

    Минфин России в письме от 10.04.2014 №03-03-Р3/16288 указал, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных представительских расходах, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

    В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров, оказанных услуг, товарные накладные), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

    Отчет о проведенном представительском мероприятии

    В отчете о проведении представительского мероприятия, утвержденном руководителем организации, должно быть отражено:

    • время и место проведения представительского мероприятия;
    • состав участников приглашенной стороны;
    • цели проведения представительского мероприятия;
    • сумма понесенных расходов;
    • ответственные за проведение мероприятия лица со стороны организации;
    • результаты проведенного мероприятия.

    Бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета

    В связи с тем, что представительские расходы нормируются для целей налогового учета и превышающая норматив сумма не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль целесообразно подготовить бухгалтерскую справку с расчетом предельного норматива.

    Требования к заполнению

    Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

    • Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
    • Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
    • Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
    • Все реквизиты должны быть заполнены.
    • Все суммы прописывать прописью и цифрами.
    • Наличие всех подписей.
    • Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
    • Печать.

    Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.

    Представительские расходы — что это?

    Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать. Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано. Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

    Итак, налоговое законодательство на 2014 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

    • Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
    • Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

    Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия. Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам. Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

    Справочник «Статьи затрат» (рис. 1):

    Раздел: «Справочники → Статьи затрат (расходов)».

    Проверьте, что в списке статей затрат (расходов) есть статья с видом расхода «Представительские расходы» или создайте новую.

    Рис. 1 Настройки в справочнике статьи затрат в 1С:Бухгалтерия предприятия

    Шаг 2. Учет представительских расходов

    2.1 Учтены представительские расходы на проведение официального приема

    2.2 Учтен входной НДС

    · Заходим в документ «Поступление (акт, накладная)» в программе 1С:Бухгалтерия (рис. 2):

    · Переходим в раздел: «Покупки → Поступление (акты, накладные) «.

    · Нажимаем кнопку «Поступление», вид операции документа – «Услуги (акт) «.

    Далее необходимо заполнить документ. Для этого:

    · нужно указать контрагента, договор с ним, проверить счета учета расчетов, сроки расчетов и порядок зачета аванса (если был) по ссылке в поле «Расчеты»;

    · заполняем табличную часть по кнопке «Добавить»:

    — выбираем в колонке «Номенклатура» полученную услугу в первой подстроке и/или вводим ее наименование текстом во второй подстроке;

    — указываем количество, цену, ставку НДС;

    — заполняем по ссылке в колонке «Счета учета» счет затрат и аналитику к нему (счет 26, статья затрат с видом расхода «Представительские расходы») (рис. 1). Расходы с видом расхода «Представительские расходы» в налоговом учете нормируются при закрытии месяца в 1С.

    · Нажимаем кнопку «Провести».

    Рис. 2 Документ «Поступление услуг. Акт» в программе 1С:Бухгалтерия предприятия

    По кнопке «ДтКт» посмотрите результат проведения документа (рис. 3).

    Рис. 3 Результат проведения документа (проводки)

    2.3 Зарегистрирован счет-фактура полученный, предъявленный исполнителем

    Документ «Счет-фактура полученный» (рис. 4):

    В документе поступления заполните поля «Счет-фактура №» и «от» и нажмите кнопку «Зарегистрировать» (рис. 2). По ссылке откройте документ 1С «Счет-фактура полученный». Проверьте заполнение полей документа. Снимите флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» для отражения вычета входного НДС регламентным документом «Формирование записей книги покупок» (рис. 15) в соответствии с суммой принятых в НУ представительских расходов.

    Рис. 4 Документ «Счет-фактура полученный» в 1С:БУХ

    Шаг 3. Нормирование расходов, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата и исчисление налога на прибыль

    Обработка «Закрытие месяца» (рис. 5).

    Раздел: «Операции → Закрытие месяца».

    Установите месяц закрытия.

    Кнопка «Выполнить закрытие месяца».

    Рис. 5 Закрытие месяца в 1С

    3.1 Рассчитана доля списания представительских расходов в НУ за период январь – март 2019 года

    Регламентная операция «Расчет долей списания косвенных расходов» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С:

    По ссылке с названием регламентной операции «Расчет долей списания косвенных расходов» (рис. 6) выберите «Показать проводки» и посмотрите результат ее выполнения.

    Документ формирует движения по регистрам «Доли списания косвенных расходов» и «Расчет нормирования расходов», бухгалтерские проводки не формируются.

    В регистр сведений «Доли списания косвенных расходов» записывается величина доли представительских расходов, которые могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль.

    Доля рассчитывается как частное от деления суммы принимаемых для целей налогообложения представительских расходов нарастающим итогом с начала года (включая текущий месяц) за минусом суммы представительских расходов, учтенных в прошлых отчетных периодах и суммы представительских расходов всего нарастающим итогом с начала года всего за минусом представительских расходов, учтенных в прошлых периодах:

    Расчет: (200 000,00 руб. * 4% (но не более общей суммы) — 0,00 руб.) / (50 000,00 руб. — 0,00 руб.) = 0,16

    Рис. 6 Расчет долей списания косвенных расходов

    С января по март 2019 года сумма представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения, составляет 8 000,00 руб.:

    Расчет: (50 000,00 руб. * 0,16) = 8 000,00 руб.

    Рис. 7 Расчет нормирования расходов

    Расшифровку расчета суммы нормируемых расходов (январь – март 2019), принимаемых в целях налогообложения, проанализируйте по отчету Справка-расчет «Нормирование расходов» (рис. 8) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки Закрытие месяца в 1С).

    Рис. 8 Справка-расчет «Нормирование расходов»

    3.2 Списание расходов в части представительских расходов (в БУ в полном объеме и в НУ по норме не более 4% от ФОТ)

    3.3 Закрыт счет 1С учета расходов основного производства

    Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С.

    По ссылке с названием регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» (рис. 5) выберите «Показать проводки» и посмотрите результат ее выполнения (рис. 9).

    Признаны в составе управленческих расходов представительские расходы: в бухгалтерском учете 50 000,00 руб., в налоговом учете 8 000,00 руб.

    Образована постоянная разница – 42 000,00 руб.

    Рис. 9 Результат закрытия месяца в 1С

    Расшифровку учета косвенных расходов, списанных в текущем месяце на финансовый результат в БУ и НУ, проанализируйте по отчету Справка-расчет «Списание косвенных расходов» (рис. 10) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки «Закрытие месяца»). Какие данные будут выводиться в отчет (бухгалтерского или налогового учета), определяет переключатель на закладке Показатели (кнопка Показать настройки).

    Рис. 10 Справка-расчет «Списание косвенных расходов»

    Для анализа представительских расходов за 1-й квартал 2019 года сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26» (рис. 11) (Раздел: «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Для вывода в отчет данных по бухгалтерскому и налоговому учету перейдите в настройки отчета по кнопке «Показать настройки» и на закладке «Показатели» отметьте флажками показатели «БУ», «НУ» и «ПР».

    По дебету счета учета 26 отражено начисление представительских расходов в БУ и НУ.

    По кредиту счета учета 26 отражено списание представительских расходов на финансовый результат: в БУ 50 000,00 руб. и в НУ 8 000,00 руб.

    Остаток несписанных представительских расходов в НУ по состоянию на 01.04.2019 в НУ составляет 42 000,00 руб.

    Рис. 11 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26

    3.4 Определен финансовый результат по основной деятельности

    Регламентная операция «Закрытие счетов 90, 91» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С.

    По ссылке с названием регламентной операции «Закрытие счетов 90, 91» выберите «Показать проводки» (рис. 5) и посмотрите результат ее выполнения (рис. 12).

    Сформирован убыток: в бухгалтерском учете 180 200,00 руб. в налоговом учете 138 200,00 руб.

    Образована постоянная разница 42 000,00 руб.

    Рис. 12 Результат выполнения регламентной операции «Закрытие счетов 90, 91»

    Для расшифровки расчета полученного убытка в учете (бухгалтерском и налоговом) воспользуемся отчетом Справка-расчет «Расчет налога на прибыль» (рис. 13) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки «Закрытие месяца»). Какие данные будут выводиться в отчет (бухгалтерского или налогового учета убытка), определяет переключатель на закладке «Показатели» (кнопка «Показать настройки»).

    Рис 13 Справка расчет «Расчет налога на прибыль»

    3.5 Начислен условный доход по налогу на прибыль (убыток)

    3.6 Признан постоянный налоговый расход (ПНР) в части непринятых в НУ представительских расходов

    3.7 Признан отложенный налоговый актив (ОНА) в части убытков текущего периода

    Регламентная операция «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С.

    По ссылке с названием регламентной операции «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» выберите «Показать проводки» (изоб. 5) и посмотрите результат ее выполнения (рис. 14).

    Проводка 1: Начислен условный доход по налогу на прибыль: 36 040,00 руб. = 180 200,00 * 20%.

    Проводка 2: Признан постоянный налоговый расход (ПНР): 8 400,00 руб. = (50 000,00 — 8 000,00) * 20%.

    Проводка 3: Признан отложенный налоговый актив (ОНА) в части убытка текущего периода: 27 640,00 руб. = 138 200,00 * 20%.

    Рис. 14 проводки в результате выполнения регламентной операции «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02»

    По состоянию на 31.03.2019 сумма представительских расходов списана на финансовый результат в бухгалтерском учете полностью, а вот в налоговом учете – частично. Часть представительских расходов, которая не была принята в налоговом учете, учтена в постоянных разницах и может быть принята в последующих отчетных периодах по нормативу от расходов организации на оплату труда за соответствующий отчетный период.

    Представительские расходы, которые не удалось уложить в норматив в текущем отчетном периоде, могут быть признаны в следующем отчетном периоде или по итогу налогового периода.

    Шаг 4. Принятие к вычету НДС в части нормируемых представительских расходов

    4.1 НДС принят к вычету в части признанных в НУ представительских расходов

    Документ «Формирование записей книги покупок» (рис. 15).

    НДС по представительским расходам можно принять к вычету только в части, относящейся к принятым для целей исчисления налога на прибыль представительским расходам.

    Раздел: «Операции → Регламентные операции по НДС».

    Далее нажимаете кнопочку «Создать» и выбираете документ «Формирование записей книги покупок».

    Затем необходимо нажать кнопку «Заполнить», чтобы заполнить документ.

    В колонке «Сумма» указываем сумму представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль (8 000,00 руб.).

    В колонке «НДС» сумма НДС рассчитывается автоматически.

    Рис. 15 Формирование записей книги покупок

    По кнопке «ДтКт» возможно просмотреть результат проведения документа (рис. 16).

    Рис. 16 Результат проведения документа «Формирование записей книги покупок»

    Входной НДС принимается к вычету только по тем представительским расходам, которые учитываются для целей исчисления налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если сверхнормативные расходы в следующем отчетном периоде или в целом в текущем налоговом периоде уложатся в норматив, то относящийся к ним НДС можно принять к вычету (подробнее см. в статье).

    НДС по представительским расходам, которые не уложились в норматив для налога на прибыль по итогам налогового периода, к вычету не принимается и в налоговых расходах не учитывается.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector