Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как провести внутренний аудит кадровых документов

Кадровый аудит

Юридическая компания «Центральный округ» предлагает свои услуги по проведению кадрового аудита на предприятиях. При его проведении будут проанализированы на соответствие и подготовлены:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка
  2. Начисление отпускных
  3. Штатное расписание
  4. Оформление трудовых книжек
  5. Коллективный договор и соглашения
  6. Приказы по личному составу
  7. Прочие локальные нормативные акты
  8. Оформление личных карточек
  9. Трудовые договоры
  10. Переводы, отпуска, прочие приказы
  11. Должностные инструкции
  12. Книги и журналы
  13. Положение о премировании
  14. Правила хранения документов

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Проверка кадровой службы

Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.

Грамотный консалтинг помогает:

● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;

● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);

● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);

● снизить репутационные риски.

Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.

Доверяй, но проверяй! Как провести внутренний кадровый аудит

В каждой организации время от времени возникает вопрос о необходимости проведения проверки состояния кадровой документации. Поводы могут быть разными — смена руководителя отдела кадров, смена специалиста по кадровому администрированию, приближение проверки со стороны трудовой инспекции, закрытие учетного периода и др. Следом возникает вопрос о том, как провести кадровый аудит и кто его будет проводить. Вариантов ответа здесь не так много: проверку может провести внутренний сотрудник или привлеченная для этой цели компания – партнер.А вот как провести кадровый аудит — здесь опций больше. Всё зависит от цели проверки.

Читать еще:  Цель командировки правила составления служебного задания

Основы

Если нужно удостовериться, что «основные тылы прикрыты», то следует проверить наиболее рискованные участки кадрового администрирования:

  • Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) в части наличия обязательных пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники расписались в том, что они ознакомлены с ЛНА.
  • Соблюдение законодательства о защите персональных данных в части необходимых пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники дали согласие на обработку персональных данных и ознакомились с ЛНА.
  • Соблюдение законодательства о труде – крайне необходимо проверить шаблоны трудовых договоров по каждой категории работников на предмет наличия обязательных условий трудового договора, отсутствия условий, ухудшающих положение работников, а так же порядок закрепления заработной платы работника, трудовой функции.
  • Соблюдение законодательства по оформлению трудовых книжек. Важно проверить, как хранятся и ведутся трудовые книжки, как ведется журнал учета,, все ли трудовые книжки сотрудников имеются в наличии.
  • Соблюдение законодательства по оплате труда — анализ штатного расписания в части должностей, соблюдения норм законодательства по равной оплате при равном труде (должности).
  • Соблюдение трудового законодательства по отпускам.

Копаем глубже

Если необходимо сделать «срез» — оглянуться и понять, в каком состоянии находится кадровое администрирование в компании в целом, то мер, указанных выше, будет недостаточно. Нужно будет дополнительно проверить не только соблюдение норм законодательства, но и выполнить точечную проверку по документам сотрудников, а так же проверку:

  • Соблюдения порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
  • Соблюдения законодательства по режиму работы. Нужно изучить документы на предмет достаточности оснований для привлечения к сверхурочной работе или к работе в выходные дни, а также на предмет корректности их оформления. Так же необходимо удостовериться, что табель учета рабочего времени ведется регулярно и в соответствии с требованиями.
  • Оформление листов нетрудоспособности является одной из важнейших частей проверки, так как корректность страхового стажа влияет на оплату болезни за счет средств ФСС.

На полях отметим, что корректность отдельных документов не всегда означает правильность ведения документооборота в целом – обязательно нужно посмотреть весь комплект документов хотя бы по выборке сотрудников. Типовой ошибкой, например, является разное наименование должности в трудовом договоре, приказе на прием, штатном расписании и трудовой книжке.

Полная проверка

В случае полной проверки, необходимо помимо контроля соблюдения законодательства, удостовериться в наличии документов по каждому сотруднику, а также соответствующих подписей.

Читать еще:  Как оформить договор купли-продажи жилья с использованием материнского капитала?

Нужно проверить соблюдение законодательства по ведению воинского учета. Это направление требует особого внимания и ответственности.

В целом, такую проверку может провести и внутренний сотрудник, обладающий знаниями в области трудового законодательства и кадрового администрирования. Тем не менее, при проведении внутреннего аудита, необходимо решить дополнительно несколько задач:

  • Проверка не должна препятствовать текущей деятельности по кадровому администрированию и не должна затягиваться. В этом смысле важно понимать загрузку сотрудника и правильно определить цель проверки, что бы одна задача не шла в ущерб другой. Идеальное время для проверки – сезонный спад – время, когда, с одной стороны, текучка кадров минимальна, с другой – нет пика отпусков.
  • Проверка должна быть объективной.
  • Результат проверки должен быть выражен в виде заключения, которое должно отражать реальную картину.

Как правило, полной объективности при проверке можно достигнуть только при привлечении стороннего специалиста, так как при этом исключается момент заинтересованности в сохранении рабочего места, а так же сокрытии своих ошибок. Кроме того, в этом случае не работает эффект «замыленности», когда сотрудник не замечает ошибки, ставшие привычными, а нанятый специалист позволяет не отвлекаться от текущей работы.

В некоторых случаях, наоборот, собственная внутренняя проверка может быть наилучшим решением. Например, при передаче дел от одного специалиста другому (ведь принимающему сотруднику это важно, что бы в случае чего снять ответственность с себя). Более того, при привлечении стороннего специалиста / компании–партнера, есть риск негативной реакции со стороны специалиста, чьё «хозяйство» подвергается проверке. Не каждая «хозяйка» готова принять в своём доме «незваного гостя».

Таким образом, каждая ситуация индивидуальна – стоит выбирать тот подход, который наиболее полно соответствует причинам и целям кадровой проверки. В любом случае не стоит пренебрегать регулярной проверкой кадрового делопроизводства в организации. Это не отнимает слишком много времени и сил, зато дает спокойствие и уверенность в безукоризненности бизнеса и минимизирует угрозу санкций со стороны государственных контролирующих органов в случае проверок.

Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по проверке ведения кадрового делопроизводства. Обезопасьте свой бизнес: узнайте, в порядке ли документация отдела кадров, не грозят ли вам штрафы при проверках, устраните ошибки до того, как их нашла трудовая инспекция.

Методики

Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

  • Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.
  • Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
  • Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом. Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.
  • Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.
  • Экстраполяция. При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами. В зависимости от того, будут ли последствия позитивными или негативными, выносится решение о правильности политики или её несоответствии компании, желающей развиваться и выстраивать хорошие отношения с сотрудниками.
Читать еще:  Коэффициент оборачиваемости запасов

Основополагающие понятия

Метод – порядок исследования или практической реализации рассматриваемого вопроса. Аудит использует распространенные методы, исходя из особенностей и классификации коммерческих структур.

Аудиторское заключение – документ, в котором выноситься экспертная оценка после проверки рассматриваемого объекта. Адресуется непосредственному руководителю, собственнику фирмы.

По каким правилам проводится кадровый аудит в организации вы узнаете в этом видео:

Алгоритм аудита

Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.

Первый из них – это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.

Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.

На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.

Проведение аудита занимает две-три недели, реже – месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.

После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.

Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.

Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:

  • какие именно документы или отделы подвергались проверке;
  • какие пробелы были обнаружены;
  • экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
  • данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
  • насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
  • информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.

Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector