Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Недостача в кассе Ответственность кассира

Недостача денежных средств в кассе: причины, учет, списание, акт

Организация провела инвентаризацию кассы и обнаружила, что денег в ней не хватает — это значит, есть недостача. Может быть, кассир ошибся в расчетах, но есть и риск, что деньги были украдены. Как отразить недостачу в учете, когда и за чей счет ее списывать и какие документы понадобятся, расскажем в статье.

Об обратной ситуации мы рассказали в статье «Излишки денежных средств в кассе»

Что делать при обнаружении недостачи

Правила регистрации недостачи регулирует Положение о ведении КО от 2011 года. Рассмотрим, какая последовательность действий проводится в подобных случаях. После обнаружения проблемы собирается комиссия и проводится инвентаризация. Примечательно, что в старой редакции Положения была информация о том, как это правильно делать и какие шаги производить. В новом Положении, вообще, нет никакой информации, что обусловлено уменьшением зарегулированности предпринимателей и предоставлением им определенных свобод в сфере управления своими деньгами.

В этой статье мы рассмотрим классический пример того, как действовать при обнаружении недостачи, а вы уже сами решите, стоит ли действовать по нему, или вы упростите процесс, чтобы снизить нагрузку. Итак, первым делом руководитель должен назначить инвентаризационную комиссию и утвердить ее состав. В нее входит сам руководитель, представитель бухгалтерии (обычно это главбух), и третье лицо (экономист, юрист или пр.).

Комиссия в присутствии кассира производит инвентаризацию кассы и вносит в соответствующие бланки количество денежных средств, материальных ценностей, ценных бумаг и пр. Затем производится сверка с кассовой книгой или другими документами, в результате чего подтверждается факт недостачи.

согласно действующим правилам кассир заносит в книгу любые движения денежных средств, то есть вносит в нее все расходные и приходные ордера, связанные с выдачей или получением денег.

После этого комиссия заполняет акт о недостаче денежных средств в кассе (образец можно найти в интернете или в конце статьи). Он заполняется по форме ИНВ-15. Сначала его подписывает кассир, подтверждая, что необходимые документы были переданы в бухгалтерию, что имеющиеся денежные средства или оприходованы или переданы в расход. После этого в акт вносится сумма, которая находится в кассе по факту и сумма недостачи. Кассир (или другое лицо, его заменяющее) пишет объяснительную, называя причины, по которым возникла данная ситуация. Затем акт подписывается всеми членами комиссии, а руководитель вписывает в него свое решение касательно взыскания разницы и пр. Согласно Положению, необходимо оформить два акта:

  1. Первый образец передается в бухгалтерию, где на основании него вносят коррективы и высчитывают компенсацию с кассира.
  2. Второй образец передается кассиру в качестве доказательной базы и с целью ознакомления.

Если кассир не может дать комментарии по поводу недостачи средств в своей кассе, то комиссия составляет акт отказа от предоставления объяснений. В него вносятся данные о членах комиссии, данные о том, по какой причине проводилась проверка и указывается сумма недостачи. С данным документом кассира следует ознакомить под роспись. В случае если он не хочет подписывать бумагу, то это заносится в акт. Документ подписывают все члены комиссии.


Ответственность за недостачу несет кассир

Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.

Читать еще:  Какой датой подотчетному лицу подписывать авансовый отчет?

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы? Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.

Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Работодателю не стоит забывать, что за каждый проступок работника против него можно принять только одно дисциплинарное взыскание. При этом перед назначением наказания сотрудник, допустивший в кассе недостаток, должен написать объяснительную записку. Этот документ состоит из фактической и пояснительной частей, где приводятся факты (возникновение недостачи) и причины, которые к этому привели (невнимательность, преднамеренность и т. п.). Записка предоставляется начальству в течение двух суток с момента выявления нарушения. Отсутствие объяснительной не является смягчающим фактором при установлении наказания.

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности стоит обратить внимание на такой нюанс: наказать можно лишь в течение месяца со дня обнаружения нарушения. Изданный руководителем приказ о наказании должен быть доведён до сведения кассира под роспись. В случае отказа работником подписать документ, составляется соответствующий акт.

Важно! Утрата доверия к сотруднику, допустившему недостачу, является достаточным поводом для работодателя уволить этого работника!

Особенности заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности

При приеме гражданина на должность кассира с ним подписывают договор о полной материальной ответственности. Если работодатель упустит этот момент, то в случае недостачи сотрудник будет отвечать только в пределах среднемесячного заработка. Также он не сможет взыскать с кассира через суд полную сумму недостачи.

В договоре о полной материальной ответственности кассира должны быть подробно определены его обязанности:

  • своевременно сообщать работодателю об угрозе недостачи денежных средств;
  • принимать участие в инвентаризации, проводимой в целях проверки целостности денежных средств;
  • бережно использовать и обеспечивать сохранность денежных средств работодателя;
  • ежедневно сдавать отчетность о движении денежных средств;
  • использовать контрольно-кассовую машину при совершении денежных операций;
  • вести кассовую книгу;
  • проверять подлинность купюр, поступающих в кассу;
  • другие обязанности.

Договор о полной материальной ответственности подписывается в двух экземплярах одновременно с трудовым договором, должностной инструкцией кассира, иными документами, определяющими его должностные обязанности. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается работнику.

Бухучет и проводки

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Читать еще:  Требования к спецодежде спецобуви и СИЗ

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

Операция (описание)ДебетКредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере9450
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника73/294
Компенсация ущерба виновником7073/2

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Операция (описание)ДебетКредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере9450
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника73/294
Недостача списывается как безвозвратный ущерб91/294

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Операция (описание)ДебетКредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере9450
Недостача списывается без установления виновника91/294

Способы возмещения

Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.

Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.

В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.

Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.

Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет удержана из заработной платы сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.

При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

Как списать выявленную нехватку денег?

Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

  • Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
  • Сличительная ведомость.
  • Ведомость учета результата инвентаризации
  • Объяснительная записка кассира.
  • Приказ руководителя о назначении взыскания.
  • Решение судебного органа (при наличии).
  • Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Документальное оформление

Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется акт, оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.

В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.

Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

Читать еще:  Какие последствия для работника влечет выход на работу во время больничного?

После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.

По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.

В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.

С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.

Недостача в кассе – проводки на примерах

Пример 1

При инвентаризации кассы были обнаружены фальшивые купюры на сумму 5000 руб. Виновным признан кассир, причиненный ущерб покрыт из заработной платы работника (зарплата начислена в сумме 56 000 руб., налог из нее удержан в размере 7280 руб.). Записи в учете:

  • Д-т 94 – К-т 50 – 5000 руб. – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка составлена на основании акта инвентаризации и приложенной к нему копии экспертного заключения;
  • Д-т 73.2 – К-т 94 – 5000 руб. – издан приказ о привлечении к материальной ответственности кассира;
  • Д-т 26 – К-т 70 – 56 000 руб. – кассиру за истекший месяц начислена заработная плата;
  • Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ – 7280 руб. – из начисленной в пользу кассира зарплаты удержан налог;
  • Д-т 70 – К-т 73.2 – 5000 руб. – по заявлению виновного лица возмещение недостачи произведено через удержание при выплате заработной платы.

Пример 2

При подсчете денег во время инкассации допущена ошибка, в результате чего сформировалась недостача. Несоответствие выявили после зачисления денег на банковский счет – подлежало зачислению 228 500 руб., фактически переданы деньги в сумме 220 000 руб. Кассир внес недостающую сумму наличными денежными средствами. Проводки в учете:

  • Д-т 57 – К-т 50 – 228 500 руб. – зафиксирована операция по сдаче наличности из кассы инкассатору;
  • Д-т 51 – К-т 57 – 220 000 руб. – произошло зачисление сданных денег на расчетный счет, что подтверждено банковской выпиской;
  • Д-т 94 – К-т 57 – 8500 руб. – выявлена недостача в кассе, проводка составлена после проведения внутреннего расследования;
  • Д-т 73.2 – К-т 94 – 8500 руб. – ущерб списан на виновное лицо в полном объеме;
  • Д-т 50 – К-т 73.2 – 8500 руб. – недостача погашена путем внесения денег в кассу.

Пример 3

На предприятии проведена инвентаризация кассы в связи со сменой материально ответственного лица – предыдущий кассир умер, что подтверждено копией свидетельства о смерти. По итогам проверки произведено отражение недостачи, проводки бухгалтер составил так, чтобы ущерб отнести на расходы, так как виновное лицо уволено в связи со смертью и возместить средства не может. Сумма недостачи составляет 3500 руб. Корреспонденции в учете:

  • Д-т 94 – К-т 50 – 3500 руб. – зафиксирована недостача;
  • Д-т 91.2 – К-т 94 – 3500 руб. – ущерб списан на расходы.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector