Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, делопроизводство) представлена в нашем материале.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

  1. с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
  2. с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
  3. с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
  • утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Требования к составлению

    Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

    1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
    2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
      • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
      • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
    3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
      • от степени их важности;
      • необходимого периода хранения.
    Читать еще:  Управление персоналом Тест 14

    Обратите внимание! На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

    Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

    • 1-й хранится в отделе делопроизводства;
    • 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
    • 3-й хранит архив компании;
    • 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.

    Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

    Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

    Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

    Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

    • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
    • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

    В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

    Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

    а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

    • 24-21 «Переписка с ООО «Адвокат» по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
    • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
    • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

    Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

    Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

    При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

    Читать еще:  Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2021

    Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

    Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

    Обратиет внимание!

    Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

    Что такое переходящие дела?

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

    Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

    Если в организации появился новый отдел

    Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

    Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

    Выводы:

    1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
    2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
      • вновь заведены в уходящем году;
      • не будут вестись в подразделении в будущем году.
    3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.
    Читать еще:  Обязанности оператора пульта централизованной охраны

    © Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

    Сроки хранения кадровых документов

    Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

    «Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

    Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

    Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии — по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

    Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

    Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

    Как уточнить номенклатуру на следующий год

    Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру. Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов. После пересмотра запускается процедура утверждения на будущий период, для чего оперативно издается приказ руководства.

    Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector