Нумерация счетовфактур как выбрать оптимальный способ

Нумерация счет-фактур в 1С 8.3: настройка и исправление

В соответствии с законодательством номер счет-фактуры является обязательным реквизитом. Однако конкретных законодательных правил нумерации нет. Есть всего два требования — номера должны формироваться по возрастанию, а также не должно быть одинаковых номеров. Нумерация идет по порядку и для бумажных, и для электронных счетов-фактур.

На практике организация самостоятельно определяет, как нумеровать счет-фактуры. Применяются такие правила:

• Нумерация идет по возрастанию для всех видов счет-фактур, включая авансовые.
• Нумерация начинается заново через какой-то период (день, месяц, квартал, год и т.д.).
• В номер могут включаться не только цифры, но и буквы и другие знаки.

Эти правила закрепляются в учетной политике организации.

В инструкции рассмотрим нумерацию счет-фактур в 1С 8.3, их настройку и исправление.

Что это такое?

При этом нумерация – это номер счета-фактуры, позволяющего отличить конкретный документ от аналогичных, пусть даже выписанных в отношении того же контрагента на ту же сумму.

Ошибки в нумерации не считаются важными. Даже если порядковый номер присвоен с ошибкой, счёт-фактура могут быть принятыми налоговыми органами, если информация в других графах позволяет достоверно установить адресата платежа, плательщика и основание, по которому были выплачены средства.

Особенности нумерации

Главным правилом в заполнении нумерации остается – соблюдение хронологического порядка. Другими словами данные выставляются в соответствии с появлением документации. Допускается возобновление нумерации. Т

Такое явление становится распространенным если предприятие работает на протяжение долгого времени. При возобновлении, в обязательном порядке прописывается данный период в отчетности предприятия.

Как проводить нумерацию счетов-фактуры по закону? Смотрите видео:

Данные периоды могут быть квартальными, месячными или годовыми. Стоит отметить, что законодательство ввело ограничения на возобновление нумерации. Чаще одного раза в месяц делать это не разрешается и будет считаться нарушение.

Какие номера могут использоваться

Чаще всего используется буквенная или цифирная вариация нумерации.

Если используются буквы, они должны идти в соответствии с установленными правилами:

• Они разделяются специальным обособленным подразделением. После прописанного буквенного символа ставится знак «/» и далее пишется индекс в цифрах. Номер индекса определяет само предприятие.
• Указываемый индекс должен проставляться также, если речь идет о товариществе или при работе доверительных менеджеров.

Можно ли аннулировать счет-фактуру? Подробнее по ссылке.

Почему так важно соблюдать установленные законодательством правила заполнения документации? Дело не только в нормативных актах, но и в том, что обеспечивая правильный подход к оформлению документов, предприятие не допускает образование путаницы.

Буквенная нумерация

Использование буквенной системы при заполнении документации не является редкостью. К примеру, авансовые счета–фактуры могут обозначаться символом «А», когда корректировочные буквой «В».

Таким образом, могут возникнуть проблемы с клиентом, при предоставлении подобной документации. Покупатель может попросить исправить данные обозначения и будет прав по данному поводу. Помимо этого могут возникнуть проблемы при налоговой проверке.

Использование в документации знаков: точка, тире

С использование букв и цифр все достаточно ясно, однако некоторые предприятия добавляют в свою нумерацию такие дополнительные знаки как «точка» или «тире». Допустимо ли ставить данные знаки в счет–фактуре?

Таким образом, напрашивается вывод о том, что данные знаки в нумерации допустимы основным правилом остается соблюдение хронологического порядка.

Особенность изменения номеров в 1С

Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.

Если вы хотите изменить номер счёта фактуры, к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999).

После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.

Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.

При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.

Можно использовать не сквозную нумерацию счетов-фактур?

Важное По теме Читайте все материалы (196) по теме .

Есть обновление (+181), в том числе: 02 мая 2012 г.

15:43 Компания Организации очень неудобно вести общую нумерацию, и номера счетов-фактур на аванс содержат букву «А».

Текстовый редактор

Теперь рассмотрим, как сделать сквозную нумерацию в «Ворде». Для этого устанавливаем курсор на то место, где необходимо указать цифры. Далее следует нажать на сочетание клавиш Ctrl+ F9. В результате появятся фигурные скобки. В них нужно прописать соответствующие команды. Самый простой вариант можно использовать, если ввести внутри скобок команду Page. Отметим, что сквозная нумерация — это необходимое требование государственных органов. Она позволяет избежать подделок документации.

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

№ 1137 и др. документах прописан порядок устранения ошибок при составлении счетов-фактур. В случае возникновения необходимости внесения исправлений в уже составленный счет-фактуру, необходимо составить корректировочный счет-фактуру.