Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Практически любая средняя или крупная компания учреждает должность делопроизводителя. Эта штатная единица может иметь разные названия, например:

  • секретарь;
  • секретарь-делопроизводитель;
  • помощник руководителя;
  • ассистент и т.п.

Однако основная задача работы практически всегда одинакова – это оформление, хранение, доставка, распределение документов. Основные обязанности сотрудника сводятся к следующим задачам:

  1. Прием и регистрация поступающей (входящей) корреспонденции в соответствии с правилами компании. Обычно заводится специальный журнал регистрации корреспонденции: каждой бумаге присваивается номер и дата поступления, после чего она направляется в соответствующий отдел предприятия.
  2. Отправка корреспонденции – письма могут направляться как по почте, так и в электронном виде. Все отправляемые документы также регистрируются в указанном журнале.
  3. Ведение картотеки учета или иного документа, фиксирующего движение документов по предприятию (документооборот). Делопроизводитель должен создать и вести банк данных, по которому можно отследить нахождение конкретного документа в данный момент.
  4. Передача распоряжений на исполнение в тот или иной отдел (например, приказ директора о приеме нового сотрудника на работу – в отдел кадров и в бухгалтерию).
  5. Систематизация и хранение бумаг в архиве. Обычно у каждой бумаги есть свой «срок действия», по истечению которого ее можно передать на хранение в архив. Делопроизводитель должен обеспечить максимально оперативный доступ к этим бумагам в случае их востребования.
  6. Организация работы с текущими документами, обеспечение оперативного доступа к любой бумаге. Обычно для этого создаются картотеки и электронные базы данных.
  7. Прием документации на подпись руководителя или его заместителей, иных уполномоченных лиц. Как правило, сотрудники передают бумаги не лично руководителю, а именно делопроизводителю, который обязан бережно хранить их и передавать на подпись в установленный срок, а затем распределять по отделам компании или хранить в определенном месте.
  8. Обеспечение сохранности любой документации, в некоторых случаях – ограничение доступа к документам со стороны посторонних лиц.
  9. Принятие участие в разработке отдельных документов – например, фирменных бланков, типовых форм (приказы руководителя) и т.п.
  10. Выполнение отдельных поручений руководителя, в том числе и связанных с доставкой документов, представлению интересов компании.
Читать еще:  Жалоба на ЖКХ через интернет

Общие нормы и правила

Делопроизводитель – сотрудник технической отрасли. Назначается на должность только в случае наличия общего среднего образования по технической специализации и прохождения индивидуальных курсов продолжительностью 3 месяца. Назначение сотрудника на должность и освобождение от нее осуществляется непосредственно на основании приказа руководителя, по поручению начальника, работающего в области структурного подразделения. Образец должностной инструкции можно скачать в этой статье.

Что должен знать специалист

  • основные положения в рамках инструкции своей деятельности на предприятии;
  • базовые инструктажи по работе с техникой и механизированным трудом;
  • тонкости и устройство системы делопроизводства на государственном уровне;
  • базовые стандарты системы унификации, распорядительной документации и организационных моментов;
  • структуру фирмы, а также расположение и разветвление ее базовых подразделений;
  • алгоритм, на основании которого осуществляется контроль особенностей работы и прохождение документов служебного характера;
  • правила по внутреннему распорядку труда, беспрекословно выполняемые каждым сотрудником;
  • основы, на базе которых осуществляется организация трудового процесса;
  • правила и нормы, посредством которых на производстве или другом предприятии налажена охрана трудового порядка и дисциплины;
  • нормы и правила по охране труда, технике безопасности и санитарии, а также особенности защиты против пожаров.

Владение представленной информацией позволит сотруднику обеспечить себе карьерный рост, а предприятию – положительную динамику развития.

Образец должностной инструкции делопроизводителя нужен для ведение документооборота компании

Подчинение и взаимосвязи

В своей работе делопроизводитель подчиняется непосредственно другим сотрудникам, в частности – своему прямому начальнику и руководителю фирмы. Во время принятия решений и осуществления рабочего процесса, сотрудник руководствуется:

  • основными нормативными и методическими документами, имеющими отношение к его работе;
  • материалами дидактического характера, имеющими прямое отношение к качеству выполняемых действий, эффективности принятых на производстве или в торговой деятельности решений;
  • уставными документами фирмы, в которых прописаны нужные правила и полномочия должностного лица;
  • правилами, касающимися внутреннего распорядка труда;
  • приказами от руководителя и основными распоряжениями от него;
  • рассматриваемой документацией – настоящей инструкцией.

Обратите внимание: в то время когда сотрудник отсутствует, его обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке. Данное лицо имеет определенные права и назначается главным — за качество выполняемых процессов и обязанностей, возложенных на него.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector