Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец служебного письма актуальный

Образец служебного письма (актуальный)

Содержание письма

Служебное записка является обобщенным названием документов, которые разнятся своим содержанием. Однако, каждый такой документ это средство для общения между компаниями, организациями и частными лицами.

Служебное письмо образец которого доступен всем желающим имеет разнообразные имеют разнообразное содержание. Это связано с тем что его применяют для решения многих оперативных вопросов. Оно содержит лаконично и объективно изложенные факты и события. Она излагается от первого лица единственного/множественного числа, третьего лица единственного числа.

Служебная записка как правило может быть связано почти соседи входящие и выходящие корреспонденции. Поэтому Работая в различных организациях вам по-любому приятными дела которыми запиской и поэтому необходимо знать как правильно написать её.

Существует несколько видов служебной записки. Их классифицируют по разным оценочным критериям. Все они отличаются за:

  • доступностью
  • сроками исполнения
  • объемом
  • видам содержащийся информации
  • стилем изложения
  • комплексностью
  • способом адрессования
  • информационным поводом.

Служебные записки делятся на такие основные виды:

  • сообщение
  • запрос
  • подтверждение
  • сопроводительное
  • предложение
  • рекламация
  • извещение
  • информационное
  • гарантийное
  • напоминающее
  • рекламное
  • циркулярное
  • приглашение
  • поздравление

Все они имеют схожую структуру написания.

Структура написания

В том, чтобы понять, как написать служебное письмо образец станет отличным помощником. Для этого нужно изучить его структуру, которая состоит из 2 частей: вводной и основной. В первой описываются причины написания, ссылки на документы в случае необходимости. Во второй — описывается суть вопроса. Стоит заметить, что иногда присутствует 3 заключительная часть, содержащая цель написания.

Также у него есть и “рамка”. Она располагается в верхнем углу. В ней содержится следующий список персональных данных: полное/сокращенное название организации, почтовый/телеграфный адрес, тд.

Все персональные данные защищены. Записку можно составить прямо на рабочем месте.

Как правильно оформить

Образец служебной записки или служебного письма является ориентиром для его правильного оформления. Служебное письмо образец 2020 имеет стандартные форматы и размеры полей, а также построение конструкционной сетки формуляра, написания реквизитов и правил их расположения.

Требования к тексту служебного письма

Требования к оформлению документов такого типа не имеют особой специфики. Служебное письмо образец или оригинал должно быть на бланке формата А4 или А5.

Кроме того, оно должно быть подписано руководителем или его заместителем. Основные требования:

  • грамотная структура
  • отсутствие помарок и исправлений
  • аккуратное написание.

Кроме того, служебное письмо образец и оригинал должны быть написаны официально-деловым стилем с объективными сведениями и достаточной аргументацией, разъяснительными или дополнительными материалами.

Образец заполнения служебного письма 2020

В основном реквизиты организации указываются на ее фирменном бланке. Получателя данного типа корреспонденции необходимо указать корректно. К реквизитам адресата относятся: название компании и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы получателя, а также почтовый адрес компании.

Важно! В случае отправки такого документа, который имеет одинаковое содержание, сразу нескольким получателям, сначала указывается адрес основного получателя! Адреса остальных получателей указываются после.

Дата ставится на документ после его подписания. Ее можно записать двумя способами: 11.06.2020 или 11 июня 2020, оба будут правильными! При многочисленном указании даты необходимо выбрать и придерживаться одного варианта написания. А после того, как исходящий документ пройдет регистрацию и ему присваивается регистрационный номер, его обработка будет проходить значительно проще.

Читать еще:  Опасна ли временная регистрация для собственника жилья?

Важно! Обычно печать не ставится. Однако, есть ситуации при которых руководство по своему желанию может добавить печать в качестве дополнительного реквизита.

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

Читать еще:  Как стать программистом вузы специальности карьера

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Реквизиты

Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

  • заглавие компании (организация, компания);
  • отдел, в который отправляется официальное письмо;
  • должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
  • адрес получателя;
  • дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
  • заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.

Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.

Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

Читать еще:  Как обменять поврежденные банкноты?

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

  1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Цель служебного письма

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

  1. Наличие специального (фирменного) бланка.
  2. Правильное использование и размещение реквизитов.
  3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
  4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
  5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
  6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector