Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление банковских операций как организовать документооборот

Инструкция: как организовать документооборот в бухгалтерском учете

Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.

Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

  1. Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
  2. Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
  3. Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать документооборот не только в бухгалтерии, но и в других отделах организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные . Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Реализация и подводные камни

Работу разбили на два этапа. На первом нужно было реализовать процесс получения от людей, ещё не являющихся клиентами банка, заявки на кредит и дать им возможность предоставить необходимые ЮЗД. На втором — реализовать полностью дистанционное подписание кредитного договора с обеих сторон и приём на обслуживание нового клиента.

Этап 1. Создание процессов, нормативных документов, закупка лицензий и работ

В первую очередь нам пришлось пересмотреть всю нормативную документацию по дистанционной работе с ЮЗД.

Для взаимодействия с ФНС и другими контрагентами мы уже использовали ряд технических решений ЮЗД, представленных на рынке. Но процессы, использующие ЮЗД, не были централизованными и каждый региональный филиал банка проводил локальные конкурсы на закупку этих решений.

Читать еще:  Подробно о распоряжении о переводе денежных средств

Для нового процесса мы подготовили техзадание на закупку новых лицензий, но главное — на доработку системы под требования банка. Для реализации были выбраны компания «Тензор» и система электронного документооборота СБИС. Вместе с экспертами компании мы решили следующие задачи:

согласовали новый бизнес-процесс;

подключили работников банка к системе электронного документооборота;

организовали удалённые рабочие места и настроили доступы к личным кабинетам;

настроили и запустили бизнес-процесс согласно требованиям банка.

Всё это заняло у нас меньше двух месяцев — в июне мы уже могли получать заявки и подтверждающие документы от клиентов дистанционно.

Этап 2. Подписание кредитного договора

Со сложностями мы столкнулись на втором этапе, когда организовывали возможность подписания кредитного договора. Процесс выглядит просто: получить договор, загрузить в ИС ЮЗДО, подписать УКЭП со стороны банка и со стороны клиента, направить на регистрацию в Росреестр (для договоров ипотеки) и положить в архив. Но на деле за каждым шагом есть своё «но».

Получить договор

С бумагой всё понятно: распечатали, подписали, сдали на хранение, вывезли в архив. В архиве при должных условиях бумага хранится 20–30 лет, и если пришёл запрос от контролирующих органов, то документ просто достают из архива, делают копию, заверяют и отправляют ответ. Не нужны никакие преобразования, распечатки и подборы шрифтов.

Кредитный же договор, подписанный только в электронном виде, — это единственный документ, подтверждающий факт сделки. Он должен храниться в IT-инфраструктуре банка, причём в исходном электронном виде, включая все подписи (любое преобразование сделает его недействительным), при этом быть доступным для просмотра, проверки подписей и формирования печатных форм на протяжении всего срока кредитования плюс ещё условные 10 лет (для разных договоров срок хранения может отличаться).

Эти 10 лет для электронного документа значат многое. Из-за развития технологий спустя столько лет могут возникнуть проблемы с открытием файла и проверкой подписей. Даже шрифты в файле договора могут устареть и исчезнуть из операционных систем.

Чтобы исключить проблемы с чтением файлов в будущем, мы предприняли ряд мер. В оформлении документов мы используем только стандартные шрифты, которые применяются уже давно, и нет предпосылок к тому, чтобы они вышли из оборота. Сами договоры хранятся в формате pdf с зашитыми в них нужными шрифтами. Электронная подпись в архиве банка хранится вместе с договором, а не отдельно. Наконец, в банке будут сохранены те версии ПО, которые в настоящее время успешно открывают документы и в будущем смогут работать с устаревшими файлами.

Подписать УКЭП

У РСХБ 62 филиала и более 2 000 сотрудников, участвующих в процессах. Каждый из них должен получить доступ к системе, обучиться и получить УКЭП. В масштабах одного человека это несложная задача, но, когда нужно провести работу со всем штатом, её решение становится очень трудоёмким.

И действительно, это заняло немало времени. Наибольшие сложности возникли с составлением списков сотрудников, уполномоченных работать с УКЭП и документами. Необходимо было собрать фамилии, адреса e-mail, отсеять уволившихся и т. д. Но, когда это было сделано, мы смогли внести их данные и обеспечить доступ не вручную, по одному, а централизованно, всем списком.

Положить в архив

Во-первых, раньше в банке не хранили оригиналы кредитных договоров, подписанные только в электронном виде. Снова может показаться, что проблема не такая и сложная: достаточно воспользоваться инфраструктурой операторов ЮЗД. Но по действующему законодательству оператор ЭДО должен гарантированно хранить только «первичку» и только в течение 5 лет. Конечно, оператор подтверждает, что он будет хранить и дольше, но либо это влечёт дополнительные непрофильные затраты для оператора, которые он перекладывает на банк, либо документы при оптимизации могут быть удалены. Банк такие условия не устраивают, потому что файл и подписи к нему — это единственный подтверждающий сделку документ. А сделки бывают разные и по объёмам, и по длительности.

Поэтому было решено организовать хранение оригиналов документов и подписей в периметре банка, обеспечивая их сохранность силами IT банка, и эту задачу мы успешно выполнили. На текущем этапе часть операций по размещению документов в структуре электронного клиентского досье приходится выполнять вручную, но после Нового года эти процедуры уже будут автоматизированы.

Во-вторых, для хранения подобных документов нужно надёжное электронное хранилище. В РСХБ с 2017 года внедрена и успешно функционирует АСОА — автоматизированная система управления хранением документов на бумажном носителе и хранения электронных образов документов. В ней хранятся скан-образы документов клиентов, копии договоров и иные документы по сделкам с клиентами. Но новый процесс требует хранения в системе оригиналов договоров. Поэтому, когда оригинал останется только во внутренней системе банка, потери должны быть исключены. Нужно было вывести всю систему хранения или её часть, в которой размещаются документы, на запредельный уровень SLA.

Читать еще:  Должность – уборщица ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ УБОРЩИЦЫ

Для решения этой задачи SLA по сохранности документов и доступности системы были пересмотрены. Также была повышена критичность системы, чтобы сделать её функционирование ещё более надёжным.

В-третьих, каждая копия кредитного договора, подписанного в электронном виде, эквивалентна оригиналу. Доступ к копии договора и подписи равносилен тому, как если бы злоумышленник получил доступ к его оригиналу. Кредитный договор, подписанный в электронном виде, не должен быть доступен никому, кроме ограниченного круга пользователей. В рамках существующих процессов сотрудникам банка нужно работать с копиями кредитных договоров. И важно, чтобы на копии (печатной форме) были понятные для человека штампы с информацией из УКЭП и датами подписания. Чтобы всё это обеспечить, нужен высоконагруженный сервис, который проверяет соответствие документа подписям, валидность УКЭП на дату подписания и генерирует печатную форму.

На выходе пришлось решать сразу две проблемы. Первая касалась ограничения доступа. Силами IT и Департамента безопасности банка была разработана и внедрена матрица доступов и ограничений доступов к информации и её пересылке. Доступ к оригиналу КОД получили только определённые сотрудники подразделений, которым это необходимо для работы. Остальные же сотрудники могут только загружать договоры в периметр банка (в архив), после чего они утрачивают доступ к этим документам, как и возможность куда-либо пересылать их со своих компьютеров или извлечь на любых носителях. Всё это решается настройкой ролей.

Вторая проблема касалась работы с печатными формами документов. КОД в банке используются не только в рамках самой выдачи кредита или оспаривания, но также — в печатной форме — и в процессах по мониторингу, контролю за исполнением условий договора, контролю ковенант (объёмов денежных средств, которые клиент должен сопроводить через банк в зависимости от оборота) и т. д. Поэтому сотрудникам и системам, которые осуществляют этот контроль, нужна печатная форма, на которой было бы видно, кто, когда и чем подписал этот договор.

Для обеспечения работы с печатными формами в настоящий момент мы используем сервис создания печатных форм оператора ЮЗДО. Однако, поскольку доступ к сервису имеют не все сотрудники, которым нужна печатная форма, её формируют и кладут в архив рядом с оригиналом, и вот она уже доступна всем сотрудникам банка, имеющим доступ к процессу, а не только строго ограниченному кругу лиц.

Пока решение временное: в банке уже ведутся разработки по созданию единого сервиса, который будет по оригиналу документа и по электронным подписям генерировать унифицированные штампы, выдавая их обратно в формате pdf.

Такой документ сотрудники банка смогут использовать в необходимых им бизнес-процессах. Помимо этого, сервис, возможно, позволит и заёмщику, ставшему клиентом банка, получать по запросу печатную форму документов, которыми он обменялся с банком через ЮЗДО. Сделать это можно будет по каналам дистанционного банковского обслуживания в личном кабинете клиента.

Этапы подписания кредитного договора

Две проблемы учета бумажной первички

При работе с первичкой на бумажном носителе существует две огромные проблемы: необходимость перелопачивать колоссальные объемы информации и сложность получения внешней документации.

С получением документации от партнеров и контрагентов бывает просто беда… Передача документов откладывается на последний момент, пересылаемые почтой бумаги требуют дополнительных временных и человеческих затрат, чтобы получить документы нередко нужно массу времени потратить на созвоны и переговоры, на просьбы-уговоры, порой переходящие в угрозы.

Читать еще:  Обязательство о неразглашении персональных данных

Первичная документация – бетон в основании бухучета – замешан из такого огромного количества камней, песка и других составляющих, что учесть каждый в составе глыбы очень непросто. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации. Все это приводит к чехарде и ошибкам в отчетности.

Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

Соблюдение правил оформления документов обязательно для обеспечения их юридической силы.

В организации все документы разбиваются на потоки:

  • регистрируемые;
  • нерегистрируемые.

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Рекламные материалы, информационные письма, поздравительные телеграммы не регистрируют.

Все документы предприятия можно разделить на:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Принципы документооборота.

Общие реквизиты для всех документов: номер регистрации, номер по номенклатуре дел, адресант, исполнитель.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Специалисты предприятия, работающие с документацией, должны знать все реквизиты и их расположение.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Требования к операционной деятельности в банках

Организация операционной деятельности предполагает наличие документированных операционных процедур по всем банковским операциям в соответствии с законодательством.
Операционная деятельность банка должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить:
1) Накопление и предоставление информации о каждой операции с обязательным обозначением всех параметров для обеспечения банковской отчётности.
2) Операционную деятельность банка обеспечивают работники из фронт-офиса и бэк-офиса
Фронт-офис – это подразделения банка, сотрудники которого инициируют и организуют банковские операции.
Бэк-офис – подразделение, где исполнители обеспечивают регистрацию, проверки, сверки, учет операций и их контроль.
В целях рациональной организации учетной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям. Документооборот прохождения документов можно представить следующей схемой:

  1. Роман Исаев: Референтные (типовые) модели банковской деятельности
  2. Проблемы финансового мониторинга в банковской сфере

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector