Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организация рабочего времени его планирование и учет

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Как в организации ведется табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма документа, которая отображает информацию о явках и пропусках работы для каждого из сотрудников. Данный образец является обязательным для заполнения и становится в дальнейшем основой для начисления заработной платы.

Ведется такой документ как в ручном режиме, заполнением формы Т-12 , так и в электронном варианте по образцу Т-13 . Составляется он обычно на тот календарный период, за который начисляется заработная плата.

Кто должен вести табель учета рабочего времени по закону

Табель учета ведет назначенное лицо, обычно сотрудник отдела кадров. Если организация небольшая, то форма заполняется одним специалистом. Однако если имеются подразделения, то на каждое из них составляется отдельный документ.

Составляется табель учета по следующей схеме:

  • назначенный сотрудник отмечает посещаемость каждого из работников в установленный период, проставляет реквизиты документа и свою подпись;
  • документ направляется руководителю отделения и подписывается им;
  • после этого акт направляется в бухгалтерию, которая заполняет свою часть и рассчитывает итоговую зарплату.

Для заполнения используется буквенные или кодовые обозначения, в начале документа обычно приводится их стандартный перечень.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Данные о сроках хранения табеля учета разнятся. Это происходит по той причине, что специфика предприятия предполагает разные условия труда для сотрудников. К примеру для офисных сотрудников срок хранения такого документа составляет от четырех лет.

Однако если речь идет о работе с вредными условиями труда или в экстремальных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обусловлено необходимостью учитывать стаж работы при начислении пенсионных и страховых выплат.

Формы учета рабочего времени

По словам Ольги Полежаевой, руководителя практики юридического консалтинга по трудовому праву и охране труда в ANCOR, существуют различные инструменты контроля фактически отработанного сотрудниками времени. Например, в производственных компаниях часто ведутся журналы учета посетителей, регистрации времени прихода и ухода, а современные офисы оборудованы системой СКУД, которая помимо пропускной функции также фиксирует время прихода на работу и ухода.

Читать еще:  Табель учета использования рабочего времени форма 0504421

Тем не менее, как правило, итоговая информация о явках и неявках консолидируется отделом персонала в табеле учета рабочего времени. Именно по нему в каждой организации обязательно должен вестись учет того, сколько работал каждый сотрудник компании. Компания может применять собственный табельный бланк, однако обычно используются разработанные Госкомстатом РФ:

  • Форма Т12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» — рассчитана на ручной ввод информации, содержит блок для расчета зарплаты работника исходя из количества отработанных часов.
  • Форма Т — 13 «Табель учета рабочего времени» — рассчитана на автоматический ввод информации с помощью компьютерных программ и систем контроля доступа, не содержит отдельный зарплатный блок.

Право на труд и право на отдых

Тайм-менеджмент поможет не только справиться с работой, но и найти время для досуга, спланировать день отдыха. А самое главное — использовать время отдыха так, чтобы снова захотелось трудиться.

Здесь действуют многие практические решения, которые подходят для организации рабочего времени: борьба с хронофагами, фильтры, выбор посильных направлений. Однако отдых должен расслаблять. Контроль должен быть иным и сниженным. Чтобы не навредить себе во время отдыха, надо хорошо изучить, что именно вам приносит настоящее удовольствие без потери сил.

Важно! Отдых должен восстанавливать силы, а не лишать их.

Найдите такие занятия, после которых у вас улучшается настроение, растёт потенциал к деятельности, увеличивается работоспособность.

Конечно, каждый сам выбирает, как ему отдыхать, однако есть и универсальные рецепты. Выход на природу, к реке, в лес, в горы, в парки — всё это положительно сказывается на психологическом и физическом состоянии человека. Нужно уметь находить для этого время и место.

Кроме того, важнейшую роль в тайм-менеджменте играет умение правильно организовать быт. Эта сфера выделилась даже в отдельный жанр литературы с общим смыслом, понимаемым как искусство наводить порядок в доме или делать уборку. По сути, это ответвление тайм-менеджмента.

К отдельной задаче организации досуга можно отнести спорт или фитнес. Разумные физические нагрузки необходимы для здоровья и работоспособности. Нужно поддерживать свою физическую форму. Чтобы избежать переутомления, можно обратиться к специалистам, которые помогут выработать оптимальный объём нагрузок, и распланировать день для них.

Этапы планирования рабочего времени

Итак, рассмотрим основные этапы планирования рабочего времени.

Этап 1. Планирование рабочего дня с вечера

Планирование рабочего дня лучше всего начинать еще с вечера. Вечером необходимо составить приблизительный список дел, которые вам необходимо сделать завтра. Почему примерный? Потому что утром вы обязательно вспомните о чем-то упущенном, либо же время внесет свои коррективы.

Этап 2. Утверждение точного плана действий на день утром

Поскольку примерный план уже составлен с вечера, то много времени это не займет. Просто внесите в имеющийся план действий некоторые коррективы или добавьте новые пункты при необходимости.

Осуществляя планирование рабочего времени, очень важно позаботиться о том, чтобы план ваших действий был реально выполнимым и максимально приближенным к жизненным и рабочим реалиям. Для этого обязательно учтите следующие моменты:

  1. В сутках всего 24 часа, из них 8 часов вы обязательно должны потратить на сон (т.к. для максимальной трудоспособности вам необходим здоровый образ жизни, включающий в себя здоровый сон).
  2. Вам необходимо время и для того, чтобы потратить его на себя и своих близких. Не стоит стараться по максимуму отдать все свое время работе, скорее — наоборот.
  3. Вам необходимо время на отдых и прием пищи. Без этого никак.
  4. Почти наверняка у вас возникнут какие-нибудь незапланированные, но срочные дела, как рабочего, так и личного характера, которые также потребуют времени, поэтому, осуществляя планирование рабочего дня, не забудьте выделить время на непредвиденные дела.
Читать еще:  Порядок дисциплинарного взыскания государственных служащих

Этап 3. Расстановка приоритетов

Грамотное планирование рабочего времени обязательно должно включать в себя расстановку приоритетов. Это означает, что вы должны разделить все запланированные дела по критериям срочности и важности.

  1. В первую очередь запланируйте те дела, которые четко распределены по времени: назначенные встречи, совещания, конференции и т.д.
  2. Затем начните планирование своего рабочего дня с наиболее важных и срочных дел, распределяя дела с утра до вечера по мере убывания их срочности и важности.
  3. Осуществляя планирование рабочего времени, не забудьте выделить время на обед и отдых, поскольку без этого ваша трудоспособность будет низкой, и вы не сможете работать с максимальной эффективностью. Например, на каждый час работы планируйте 5-10 минут отдыха — такое сочетание признано оптимальным.

Этап 4. Составление рабочего плана в письменном или электронном виде

Составленный план дел должен быть обязательно зафиксирован письменно. Иначе вы никак не сможете контролировать его выполнение. Если у вас работа «на ногах», то заведите для этих целей ежедневник, если же вы работаете за компьютером, то удобно использовать различные приложения-органайзеры. Например, из стандартных программ для этих целей оптимально подойдет Microsoft Outlook — он будет вовремя выдавать вам напоминания о необходимости совершить те или иные действия.

Если вы не будете составлять письменный или электронный план мероприятий, вы попросту можете заработаться, отвлечься и забыть сделать что-то чрезвычайно важное. К тому же письменно зафиксированный план действий психологически способствует увеличению ответственности за его выполнение.

Планирование рабочего времени (дня), зафиксированное в вашем плане мероприятий, должно включать в себя предполагаемое время начала и окончания каждого дела (включая отдых, обед и личные дела).

Этап 5. Выполнение рабочего плана

Когда план составлен, приступаем к тому, ради чего мы, собственно, и осуществляли планирование рабочего дня — к выполнению поставленных задач. Конечно, идеальная ситуация (когда все пойдет по плану) на практике встречается не так часто. В большинстве случаев вы начнете «выбиваться» из своего плана, и вот здесь очень важно вести себя правильно.

Если вы выбились из плана — не стоит нервничать или ругать себя: этим вы сделаете только хуже. Необходимо просто оперативно оценить, сколько у вас еще осталось дел, сколько времени, заново расставить приоритеты и перестроить план, включив в него наиболее важные и срочные дела. Если вы осуществляете планирование рабочего времени в компьютерных приложениях (том же Outlook), то просто перенесите просроченные задачи на другое время, это делается буквально в два щелчка мышки.

Этап 6. Анализ выполнения рабочего плана

В конце рабочего дня у вас обязательно должно быть выделено небольшое количество времени (5 минут обычно достаточно) на анализ результатов своей работы и подведение итогов дня. Это можно производить разными методами, например, выставлять себе оценки за каждое действие по 10-бальной шкале, или просто отмечать полностью выполненные дела галочками, недовыполненные плюсами, а совсем не выполненные минусами. Вы можете выбрать или выработать для себя тот метод оценки результатов, который будет вам наиболее удобен.

Читать еще:  Что относится к условнопостоянным и условнопеременным расходам

Самое главное, что вы должны увидеть свои сильные и слабые места за этот день: где вы сработали максимально эффективно, а где, откровенно говоря, схалтурили, и сделать из этого выводы.

Этап 7. Планирование следующего рабочего дня

По окончанию дня переходим к Этапу 1, то есть, планируем следующий рабочий день.

Я описал основные этапы планирования рабочего дня. На первый взгляд может показаться, что планирование рабочего времени — это что-то слишком сложное, заумное и длительное, только отнимающее время. Это абсолютно не так. Возможно, в первое время планирование рабочего дня будет происходить тяжеловато и длительно, но очень быстро этот процесс наладится и станет полезной привычкой, я бы даже сказал, полезной финансовой привычкой, поскольку это наверняка найдет отражение в увеличении ваших доходов.

Что касается выполнения составленного плана, то здесь можно провести хорошую аналогию с колесом. Представьте себе, что вы катите колесо. Если вы катите его слишком медленно — оно будет вилять из стороны в сторону и очень быстро может завалиться, вам придется прилагать существенные усилия, чтобы удерживать его в равновесии и не дать ему упасть. Если же вы сразу хорошо его разгоните — то оно будет катиться быстро и прямо, без серьезных усилий с вашей стороны. То же самое можно сказать о выполнении поставленного плана: дайте ему хороший толчок, хороший разгон, и дальше все будет происходить почти автоматически. Если же вы с самого начала будете медлить и тянуть, то ваш план, подобно колесу, быстро завалится.

На этом все. Желаю всем грамотного планирования рабочего времени и эффективного выполнения поставленных планов. Оставайтесь на Финансовом гении, чтобы всегда иметь под рукой полезную информацию, позволяющую повысить свою финансовую грамотность и сделать управление личными финансами максимально эффективным. До новых встреч!

Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска

Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.

Отдельная тема для разговора — отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.

Никто не будет спорить, что отпуск — это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.

А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время — это деньги. Удачи в бизнесе!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector