Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях

Об итогах проверки состояния делопроизводства в БГУИР

20.12.2008 № 000
Об итогах проверки состояния
делопроизводства в БГУИР

В университете в 2006 году разработана новая номенклатура дел для всех подразделений (утверждена ректором 26.05.2006), в 2008 году введена в действие новая «Инструкция по делопроизводству» (приказ ректора ). На основании приказа ректора « О проведении самоконтроля университета» начальником отдела документационного обеспечения и заведующей архивом с 20.11.2008 по 27.11.2008 выборочно проверено состояние делопроизводства на кафедрах менеджмента, экономики, иностранных языков № 1, РТУ, РТС, философии, гуманитарных дисциплин, ЭВС, ИПиЭ, экологии, защиты информации, в деканате ФДП и ПО, в отделах охраны труда, управления международных связей, в секторе производственной практики учебного отдела.

На основании письма экспертно-методической комиссии Национального архива Республики Беларусь -16/91 о рассмотрении описей дел постоянного хранения БГУИР, по результатам проверки ведения делопроизводства в университете, принимаемых архивом дел, анализа документов, проходящих регистрацию в отделе документационного обеспечения университета, выявлено следующее:

— удовлетворительно ведется делопроизводство на кафедрах ЭВМ, менеджмента, ИПиЭ, экологии, философии, иностранных языков № 2;

— имеет место нарушение выполнения положений Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и графиков сдачи дел в архив многими ответственными за делопроизводство, а, следовательно, и сотрудниками подразделений.

На основании вышеизложенного

1. Организовать подготовку и сдачу до 30 декабря 2008 г. в архив университета дел постоянного и долговременного сроков хранения декану ИЭФ , декану ФДПиПО , начальнику управления международного сотрудничества , гл. бухгалтеру , начальнику отдела охраны труда , заведующим кафедрами гуманитарных дисциплин, РЭС, РТС, микро — и наноэлектроники, метрологии и стандартизации, СТК.

2. Руководителям структурных подразделений университета контролировать:

2.1. Соблюдение ответственными за делопроизводство и сотрудниками своих подразделений правил оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и образцами документов, применяемых в БГУИР (приказы, письма, протоколы, распоряжения и др.).

2.2. Сдачу в архив полного комплекта дел постоянного и долговременного сроков хранения, строго в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству университета и утвержденным графиком сдачи дел.

2.3. Производить контроль уничтожения дел либо отдельных документов временного срока хранения только после составления, согласования на экспертной комиссии БГУИР и утверждения ректором соответствующего акта об уничтожении.

3. 1. Руководителям и сотрудникам всех структурных подразделений университета:

3.1. При получении исполнителем непосредственно от ректора или проректоров университета документа с резолюцией, обязательно делать в ОДО отметку о его получении.

Читать еще:  Профстандарт водитель автомобиля утвержденный правительством рф

3.2. При составлении документов (приказ, акт, протокол, справка и т. п.) в грифах «Утверждение», «Согласование», «Подпись» указывать должность и фамилию того руководителя, который фактически подписывает документ (Инструкция по делопроизводству п. 3.3.10, стр. 10).

3.3. Копирование или размножение документов (приказы, планы, информационные справки и т. п.) для обеспечения структурных подразделений университета производится автором документа самостоятельно. Размноженный документ вместе с бланком расчета рассылки передается в ОДО университета для дальнейшей раздачи копий в подразделения под роспись (Инструкция по делопроизводству п. 12.4, п.12.5, стр. 44).

3.4. Ответственным за делопроизводство структурных подразделений университета не реже двух раз в год организовывать консультации сотрудников по правилам оформления документов.

4. Отделу документационного обеспечения:

4.1. Не принимать на регистрацию документы, оформленные не надлежащим образом.

4.2. Проводить занятия с ответственными за делопроизводство всех структурных подразделений университета не менее двух раз в год.

4.3. Запретить регистрацию приказов прошедшей датой, а в исключительных случаях производить её только с разрешения ректора университета либо первого проректора (Инструкция по делопроизводству п. 3.3.15, стр.18).

5. Архиву университета:

5.1. Принимать от структурных подразделений дела постоянного и долговременного (свыше10 лет) сроков хранения строго в соответствии с номенклатурой дел и оформленные в соответствии с Инструкцией по делопроизводству университета.

5.2. Принимать на хранение документы в соответствии с утвержденным графиком.

5.3. Контролировать правильность и своевременность уничтожения подразделениями университета документов с истекшим сроком хранения.

5.4. Информировать первого проректора о нарушениях сроков сдачи документов в архив.

6. Начальнику ОДО и заведующей архивом провести проверку состояния делопроизводства в обособленных структурных подразделениях университета. По результатам проверки подготовить проект приказа.

7. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора

Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет

Ответственность за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. По его распоряжению работу с этими документами может вести кадровая служба или иное уполномоченное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель — физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).

Для сотрудников филиала работодателем выступает не обособленное подразделение, а головная организация. Связано это с тем, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не может выступать в качестве работодателя и принимать решения о приеме на работу или увольнении с нее работников. Это касается также и тех филиалов, что выделены на отдельный баланс, имеют расчетный счет и выплачивают зарплату свои работниками самостоятельно. Такие полномочия возникают у филиала только если его ими наделяет головная организация.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек филиала законом не устанавливается и зависит от формы организации кадрового делопроизводства в организации:

  • Централизованная форма.
Читать еще:  Куда отправить фото нарушения парковки и пожаловаться в ГИБДД?

Все кадровое делопроизводство ведется в головной организации.

  • Децентрализованная форма.

Филиалы самостоятельно ведут кадровый учет по своим сотрудникам.

  • Смешанная форма.

Полномочия по ведению кадрового учета распределяются между головной организацией и обособленным подразделением. Так, например, внесение записей в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении с нее производится в головной организации, а записи о продвижении по службе производятся в филиале.

Форму ведения кадрового учета необходимо закрепить в локальном акте организации, например, в Положении о кадровой политике. В этом же документе следует отразить порядок и место ведения кадровых документов.

Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов работы с трудовыми книжками.

Централизованная форма делопроизводства

Вся работа с трудовыми книжками при централизованной форме делопроизводства ведется головной организацией. Этот вариант оптимален для компаний с 1-2 филиалами и небольшим количеством сотрудников в них.

Если же обособленных подразделений много и (или) они расположены в разных городах, лучше использовать децентрализованную или смешанную формы делопроизводства. Это позволит не только облегчить работу кадровикам, но и исключит риск пропуска сроков выдачи трудовых книжек при увольнении сотрудников.

Децентрализованная форма делопроизводства

Наиболее оптимальный вариант для территориально разобщенных структурных подразделений организации. Весь кадровый учет по сотрудникам филиала ведется непосредственно в самом структурном подразделении. Для этого руководителя филиала или уполномоченное лицо нужно наделить специальными полномочиями. Сделать это можно посредством издания руководителем организации соответствующего указа (распоряжения) или подготовки доверенности на имя руководителя филиала.

В указе или доверенности нужно четко прописать все полномочия лица, ответственного за ведение кадрового учета в филиале. Назначить ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в филиале можно:

  • Руководителя организации.

Этот вариант подойдет филиалам с небольшим количеством сотрудников. В доверенности на имя руководителя нужно четко прописать все его полномочия по ведению кадрового учета.

  • Сотрудника филиала.
Читать еще:  Аттестация муниципальных служащих бланки заполнения

Если ведение кадрового учета не относится к должностным обязанностям работника, с ним потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору. Сделать это можно только с согласия сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ).

Чтобы ответственное лицо филиала могло вносить записи в трудовую книжку, обособленное подразделение нужно обеспечить печатью с указанием названия организации, как юридического лица.

Если на печати филиала отсутствует название организации (например, стоит лишь название филиала или надпись: «Для кадровых документов»), то вносить записи в трудовую книжку такое подразделение не может. В этом случае трудовая направляется в головную организацию, где в нее вносится необходимая запись, после чего книжка снова возвращается в филиал.

При децентрализованной форме кадрового делопроизводства книга учета и движения трудовых книжек ведется только в филиале организации. В головном офисе дублировать ее не нужно.

Смешанная форма делопроизводства

При смешанной форме делопроизводства происходит разделение кадровых процессов между головной организацией и ее структурными подразделениями. Например, входящими и исходящими документами занимается головная организация, а внутренними (включая работу с трудовыми книжками) — обособленное подразделение.

С особенностями ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек можно ознакомиться здесь.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.

Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период. При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов. Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:

В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.

Мы коротко рассмотрели документооборот, его организацию и учет объема . Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector