Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Особенности хранения документов в электронном архиве

Хранение электронных документов в организации

  • Полезные статьи
  • Видео
  • Новости
  • Мероприятия
  • Темы
  • Релизы 1С
  • Избранное
  • Способы хранения документов
  • Правила и сроки хранения электронных документов
  • Требования ГОСТ к хранению электронных документов
  • Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления
  • Порядок передачи ЭД в электронный архив
  • Выдача электронной документации
  • Уничтожение ЭД
  • Электронный архив: плюсы и минусы

Внедрение СЭД, ЭДО, создание электронного архива

Внедрение СЭД, ЭДО, создание электронного архива

Внедрение СЭД, ЭДО, создание электронного архива

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Правила хранения документов в организации

Помещение для хранения бухгалтерских документов, должно быть сухое, проветриваемое и с удобным доступом к любой папке документов. Если помещение находится в цокольном, подвальном этаже, на окна должны быть установлены откидные металлические решетки. Проводка должна быть скрытая, а осветительные приборы только закрытого исполнения. Расстояние между документами и светильниками должно быть не менее 50 сантиметров. Розетки должны быть скрытого исполнения. Использовать только современное противопожарное оборудование.

Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях.

Сдача документов в архив

Сдача архива на хранение проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Архивирование документов может быть выполнено как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке подлинников или копий документов для сдачи в архив.

Что учитывать перед оцифровкой архивов

Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.

Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.

Исполнители

Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.

Предельно бережное отношение к исходному документу и ожидаемому результату – залог успеха

Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.

Оборудование

Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры.

Так выглядит планетарный сканер SyntarexMaster A3 Pro

К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.

Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес (например, церковные и переписные книги). Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.

Индексирование

Выписка из метрической книги с большим количеством текстовых и цифровых данных

Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадет в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.

Описи

Полная оцифровка архивов вряд ли возможна без перевода в электронную форму научно-справочного аппарата. Эта часть работы представляет наибольшую сложность. Не зря эти работы регламентированы Росархивом .

Особенность индексирования описей состоит в том, что здесь приходится учитывать большое число полей. Дело осложняется тем, что описи, как и документы, также могут находиться в неудовлетворительном состоянии или быть написанными на одном или нескольких мертвых языках, а также иметь запутанную структуру и большое количество персональных данных.

Перевод описей в электронный вид – трудоемкая работа, которая под силу только профессионалам

Существует три вида описей:

для обычной документации;

для научно-технической документации;

для объектов нефондового учета.

Сделать опись хорошего качества без знания архивного дела и актуальной нормативно-правовой базы практически невозможно. Процедуру в состоянии проводить только те компании, которые могут документально подтвердить свою компетентность по оцифровке архивных фондов и имеют успешные кейсы в портфолио.

Читать еще:  Учет госпошлины основные проводки практические примеры

Презентация по теме: «Архивное хранение документов»

Описание презентации по отдельным слайдам:

Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их эффективного использования — одна из основных задач делопроизводства

Архив — это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации. Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.

Задачи архива — прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; — информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; — организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Сроки хранения документов Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании делопроизводственного года Примеры сроков хранения: гарантийные письма — 3 года акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет журналы регистрации несчастных случаев на производстве — 75 лет; личные дела сотрудников — (75 л — возраст сотрудника); документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) — постоянно и т.д.

Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года. На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразделения архив организации государственный архив

Этапы архивного хранения документов в организации Документы текущего и последнего истекшего года Архив структурного подразделения Хранение 2 года Архив организации Дела временного хранения (сдача по номенклатуре) Дела постоянного хранения (сдача по описи) Хранение 15 лет Государственный архив Хранение до истечение срока уничтожение

Подготовка документов к архивному хранению Полное оформление — для дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет): оформление обложки; составление внутренней описи документов; переплет или подшивка; нумерация листов; составление заверительной надписи

Подготовка документов к архивному хранению Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения (до 10 лет) : документы оставляют в делах в скоросшивателях; листы не нумеруются; описи на дела и заверительные надписи не составляются.

Правила хранения дел -Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. -Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. -На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. -Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. -Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Порядок передачи дел в архив Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Порядок передачи дел в архив Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Шифрование Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе

Архивное хранение документов в электронной форме Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива. По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке).

Читать еще:  Служебный акт составляет и подписывает

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Спасибо за внимание.

Курс профессиональной переподготовки

Воспитание детей дошкольного возраста

Курс повышения квалификации

Дистанционное обучение как современный формат преподавания

Курс повышения квалификации

Деятельность классного руководителя по реализации программы воспитания в образовательной организации

Онлайн-конференция для учителей, репетиторов и родителей

Формирование математических способностей у детей с разными образовательными потребностями с помощью ментальной арифметики и других современных методик

Международная дистанционная олимпиада Осень 2021

  • Все материалы
  • Статьи
  • Научные работы
  • Видеоуроки
  • Презентации
  • Конспекты
  • Тесты
  • Рабочие программы
  • Другие методич. материалы

  • Князева Диана АндреевнаНаписать 10745 19.03.2018

Номер материала: ДБ-1339347

  • Дошкольное образование
  • Дошкольники
  • Презентации
    19.03.2018 128
    19.03.2018 1267
    19.03.2018 1043
    19.03.2018 181
    19.03.2018 371
    19.03.2018 304
    19.03.2018 360
    19.03.2018 427

Не нашли то что искали?

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

В пяти регионах России протестируют новую систему оплаты труда педагогов

Время чтения: 2 минуты

Роскачество предупредило об опасности для детей азартной механики в мобильных играх

Время чтения: 2 минуты

Екатерина Костылева из Тюменской области стала учителем года России – 2021

Время чтения: 1 минута

На «Госуслугах» пройдет эксперимент по размещению документов об образовании

Время чтения: 2 минуты

Минпросвещения разработало меморандум по воспитательной работе в школах

Время чтения: 2 минуты

Минпросвещения дополнит цифровым модулем каждую профессию в СПО

Время чтения: 2 минуты

Подарочные сертификаты

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с использованием технологической платформы ABBYY и система согласования договоров на базе конфигурации «1С:УПП».

Реализованные задачи:

  • разработана система единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • разработан модуль согласования договоров.

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с возможностью потокового ввода данных на базе технологической платформы ABBYY FlexiCapture .

Реализованные задачи:

  • разработана отказоустойчивая архитектура построения единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов.

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с использованием технологической платформы ABBYY Recognition Server .

Реализованные задачи:

  • внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.

Способы хранения информации — паролей, сканов документов, фото и прочего — чтобы ничего не терялось и было под рукой

Все мы храним информацию в электронном виде, но, к сожалению, не все делают это правильно. Её можно хранить на жёстком диске, внешних накопителях (смартфонах, переносных жёстких дисках, флешках, картах памяти, CD и DVD дисках), а также в облачных хранилищах.

реклама

Итак, представим, что у нас есть первый компьютер, и мы хотим грамотно организовать хранение нашей информации. Первое, о чём следует позаботиться, это хранение паролей. Поскольку форумы, социальные сети, сетевые игры, электронная почта и Ютуб (если вы хотите сохранять историю просмотров и оставлять комментарии), требуют регистрации. Рассмотрим специальные программы для защиты Ваших паролей, причём они защищают их как от взлома, так и от случайной утери.

Например, есть приложения для смартфонов вроде программы «Сейф+» и ей подобных, которые надёжно зашифруют ваши логины и пароли. Можно также воспользоваться более простым способом, создать архив с паролем и хранить его на флешке в укромном месте. Пароли нужно хранить как минимум в двух экземплярах!

Также нам регулярно требуются сканы документов, их лучше хранить также в двух экземплярах, первый на смартфоне, в формате PDF или Jpeg (на карте памяти, на случай поломки смартфона или сдачи его в ремонт). Второй экземпляр на флешке или в облачном хранилище.

реклама

Облачные хранилища это прежде всего Google Диск и Яндекс.Диск. В них можно хранить как текстовые файлы, так и фотографии, музыку, видео. Рассмотрим их подробнее.

Читать еще:  Как заполнить уведомление Р15001 на ликвидацию ООО

Google Диск предоставляет в бесплатное пользование 15 Гб свободного места, если хотите больше, то оформляйте подписку. Не стоит забывать, что компания Гугл (Google) является разработчиком мобильной операционной системы Андроид (Android), и если у Вас на смартфоне стоит одна из его версий, то аккаунт на mail.google.com будет обязательным. Он позволит сохранять в облако записную книжку смартфона и резервные копии приложений типа Ватсап (WhatsApp).

Внимание! Если ваш ребёнок просит сделать ему канал на Ютубе, чтобы стать блогером, то обязательно создавайте для него новый аккаунт! Поскольку если его неожиданно забанят, то Ваши данные останутся в целости и сохранности. Аналогично если Вы сами пишите много комментариев «о накипевшем», пишите их с «чистого» аккаунта.

реклама

Яндекс.Диск может безлимитно загружать фотографии с телефона, и бесплатное место для остальных данных может варьироваться в зависимости от участия в акциях. Например, у меня бесплатный лимит равен 40 Гб, а для новых пользователей доступно только 10Гб.

Когда вы удаляете файлы в программе Яндекс.Диск, они попадают в «Корзину» и хранятся в ней 30 дней. После этого они автоматически удаляются с сервера. Восстановить удаленные с сервера файлы невозможно! Однако восстановить файлы из «Корзины» вполне возможно, но только в веб-интерфейсе Яндекс.Диска. Если вы хотите удалить файл с компьютера, но сохранить на сервере, настройте выборочную синхронизацию.

Переносные жёсткие диски, у меня их целых три, рационально использовать для хранения сеймейных фото- и видеоархивов, установочных файлов программ, которые могут пригодиться в любой момент, но занимают много места. Я, например, самый ёмкий жёсткий диск (объёмом на 1Тб) использую для хранения мультиков и детских фильмов.

реклама

Также есть сетевые хранилища, которые представляют из себя корпус из пластика или металла, в котором содержатся как минимум пара жёстких дисков и специальная плата с операционной системой. Фактически это автономный компьютер и его можно подключать в локальную или глобальную сеть для получения общего доступа нескольким пользователям. Эти хранилища стоят довольно дорого, но имеют свои преимущества. Например, не нужно бояться, что Вас могут забанить за резкий комментарий под роликом на Ютубе, или что Вы потеряете пароль от вашей учётной записи. Также сетевые диски позволяют создавать Рэйд (RAID) массивы, их существует несколько видов, но наиболее популярный так называемый «зеркальный», в котором вся информация, записываемая на один жесткий диск, автоматически дублируется и на второй.

В современных ПК зачастую отсутствует DVD привод, но зато обычно есть картридер для чтения карт памяти всевозможных форматов. Поэтому содержимое дисков плавно перекочевало на флешки. Так появились загрузочные USB, с которых можно устанавливать Windows и запускать тестовые утилиты для диагностики жёсткого диска и оперативной памяти, а также можно запустить антивирус для лечения ПК от вирусов. Кстати, среди утилит зачастую есть и программа для сброса забытого пароля у операционной системы, я сам ей пользовался ещё будучи студентом, когда младшая сестра установила пароль на компьютере и благополучно его забыла.

Для самых ленивых есть даже образы дисков с операционной системой и основными программами, включая полный комплект Майкрософт Офиса (Microsoft Office), но тут стоит учитывать, что это пиратские версии программ и они работают не всегда корректно.

Очень полезная вещь – портативные (portable) версии программ, которые можно запускать с флешки и при желании переносить на ПК обычным копированием. Так меня часто выручает portable версия браузера Мозилла Фаерфокс (Mozilla Firefox), которая позволяет мне пользоваться браузером со всеми вкладками и закладками на любом компьютере, с любой версией Виндовс.

Вторая по полезности portable программа – почтовое приложение Мозилла Тандебёрд (Mozilla Thunderbird), позволяющая работать с почтой сразу из нескольких почтовых ящиков. У меня она долгое время была на флешке и получала почту сразу с шести е-мейлов нажатием одной кнопки! Если Вы торговый представитель или юрист, то возможность носить на флешке всю вашу почту поможет сэкономить уйму времени.

Для любителей различных заметок и стикеров на рабочем столе компьютера есть бесплатная программа Google Keep. Она полностью бесплатна, и единственный минус — отсутствие версии для Windows, но у неё есть веб-версия (которую можно использовать в портативной версии Mozilla Firefox) и расширение для браузера Хром (Chrome). Для смартфонов и планшетов она доступна на Android, iOS.

И напоследок небольшой совет для меломанов, у которых есть редкие музыкальные CD диски. Если Вы хотите перенести свою музыку на ПК, то самый простой вариант – найти эту музыку в Интернете. Зачастую она будет доступна на различных сайтах (где за просмотр рекламы можно слушать музыку), в разном качестве звучания. Если её в глобальной сети нет, то отчаиваться не стоит, есть программы, называемые аудио-грабберы (Audiograbber), способные переносить музыкальные треки на жёсткий диск ПК. Кстати копировать музыку с аудио дисков умеет стандартный медиаплеер в Windows XP.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector