Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Зачем выдаются средства

Деньги под отчет даются работникам ООО, когда необходимо купить недорогие ТМЦ или оплатить оказанные услуги. Но при этом важно, чтобы они были нужны для ведения хозяйственной деятельности компании. Средства выдаются также перед поездкой в командировку на приобретение билетов, оплату жилья и питание («суточные»).

Основанием для выдачи являются:

  • Заявление получателя.
  • Распоряжения руководителя. В 9 из 10 случаев используется этот вариант.

Основанием является один из перечисленных документов, а не оба.

Деньги выдаются удобным для работника способом:

  • Наличными с одновременным оформлением кассового документа;
  • Безналичными на карточку сотрудника (личную или компании).

Максимальный и минимальный размер аванса не регулируется. Однако перед поездкой по служебным делам согласно ТК РФ нужно дать работнику столько денег, чтобы им хватило на покупку билетов, проживание и суточные.

Оформление первичных документов подотчетных лиц

Первичный документ без необходимых реквизитов

На практике существуют различные способы подтвердить недостающую в первичном документе информацию.
Рассмотрим на примере.

ПРИМЕР
Работник приложил к авансовому отчету товарный чек, в котором не указаны конкретные наименования приобретенных товаров, а стоит лишь обобщенное «Инструменты на сумму 5000 руб.». В кассовом чеке также указана только общая сумма. Продавец отказывается делать замену документов.
В таком случае можно самостоятельно сделать к чеку расшифровку (см. образец ниже) и заверить ее подписью подотчетного лица. В расшифровке рекомендуется указать все обязательные реквизиты первичного документа.

Образец расшифровки к товарному чеку


Кроме того, поможет документальное подтверждение передачи приобретенных товаров на склад (принятия к учету), например приходный ордер склада или накладная, а также акт приемки-передачи.
Нелишним будет и заключение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Отметим, что если в кассовом чеке указаны названия всех товаров, а также их цены, количество и стоимость, то необязательно требовать у продавца товарный чек, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в чеке ККТ.
Также отметим, что печать продавца не упоминается в числе обязательных реквизитов первичного документа. Ее отсутствие не является основанием для отказа в принятии к учету первичного документа. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной форме не рассматривается как нарушение (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Важно!
Целесообразно разработать и утвердить положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников, которым компания выдает деньги под отчет.

Оформление первичных документов: инструктируем подотчетников

С работниками, получающими денежные средства под отчет, полезно провести инструктаж (тренинг). Рекомендуем показать им на конкретных примерах и образцах, что продавец должен перечислить в товарном чеке все товары, а также указать их количество, цену и общую стоимость. Следует объяснить, что подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать оформление первичного документа, поскольку это в его же интересах: если первичный документ не будет соответствовать установленным правилам, то бухгалтеру придется признать полученную сумму доходом работника и удержать с него НДФЛ.
Также целесообразно разработать и утвердить в компании положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой документ станет хорошим инструментом в системе внутреннего контроля.
Отметим, что, к сожалению, не все продавцы выдают правильно оформленные документы с обязательными реквизитами. Правил придерживаются в основном крупные супермаркеты, интернет-магазины, а также оптовые организации.
Следует рекомендовать подотчетникам обращаться именно к ним. Соответствующий пункт можно включить в положение о расчетах с подотчетными лицами или в должностные инструкции для сотрудников.

Читать еще:  Документы, удостоверяющие личность

Первичные документы подочетника в бухучете

Рассмотрим порядок учета подотчетных операций с некорректно оформленными первичными документами на практическом примере.

ПРИМЕР
Работник, получивший аванс в сумме 3000 руб. на приобретение материалов для организации, не смог отчитаться перед ней надлежащим образом по причине нарушений, допущенных продавцом в товарном чеке.
В таком случае у бухгалтера два варианта решения.

Вариант 1
Не принимать к учету товарный чек, выданную работнику сумму считать его долгом перед организацией. Материалы, если они сданы на склад, учесть как безвозмездное поступление:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 98

— 3000 руб. — поступили материалы на безвозмездной основе.

Для удержания долга из заработной платы сотрудника нужно составить приказ об удержании в течение месяца после срока, установленного для возвращения аванса. Как правило, срок устанавливается в отдельном приказе руководителя.

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

— 3000 руб. — определен ущерб по невозвращенному авансу;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

— 3000 руб. — удержан долг с работника по невозвращенному авансу.

Если по каким-то причинам невозможно удержать долг работника из заработной платы, то используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

— 3000 руб. — долг работника, подлежащий взысканию.

Вариант 2
Принять к учету товары, во избежание налоговых рисков исчислить НДФЛ с подотчетной суммы, выданной работнику. При передаче товаров в производство расходы не признавать в налоговом учете, начислить постоянное налоговое обязательство (далее — ПНО):

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 3000 руб. — оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10

— 3000 руб. — материалы переданы в производство;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

— 390 руб. — (3000 руб. x 13%) — удержан НДФЛ с подотчетной суммы из заработной платы работника;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Налог на прибыль»

— 600 руб. — (3000 руб. x 20%) — начислено ПНО.

В заключение отметим, что жесткая, формальная позиция в оценке документов первичного учета при расчетах с подотчетными лицами не всегда справедлива. Ведь работник не виноват, что продавец выдал ему документ, который не во всем соответствует правилам бухгалтерского и налогового учета. Следует учитывать, что работник действовал по поручению руководителя и добросовестно сдал на склад товары, которые приобрел у продавца. В этом случае решение по налоговым рискам должен принять руководитель, а бухгалтер — посоветовать, какие документы помогут доказать факт совершения операции. Для оценки ситуации принципиально важно то, что операция не была притворной и организация может доказать документально факт приобретения подотчетных товаров.

Источник: «Актуальная бухгалтерия»

Введение

Преддипломная практика 2010 г. проходила на предприятии ООО «Агротехком». Практика является важнейшей частью подготовки высококвалифицированных специалистов и имеет своей задачей практическое закрепление теоретических знаний, полученных во время обучения, приобретение более глубоких практических навыков по специальности и профилю будущей работы, систематизацию и обобщение материалов, необходимых для написания дипломной работы.

Основной целью практики является формирование у будущих специалистов навыков профессиональной деятельности; закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе освоения основной образовательной программы специальности; сбор материала для написания выпускной квалификационной работы.

Задачами преддипломной практики являются:

  • сбор, систематизация и анализ необходимой информации по теме выпускной квалификационной работы, выбранной студентом;
  • определение объекта и предмета исследования, разработка детального плана выпускной квалификационной работы;
  • уточнение темы и структуры выпускной квалификационной работы;
  • выявление положительных и отрицательных факторов в деятельности организации;
  • выбор современных средств вычислительной техники и информационных технологий при обработке информации для выпускной квалификационной работы.

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Читать еще:  Какие гарантии предоставляются молодым специалистам?

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Какую максимальную сумму можно выдать?

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

  1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

  1. Перечисление подотчётных сумм.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

  • Проверить полученный ордер.
  • Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
  • Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
  • Внести запись в кассовую книгу.

Письмами Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г. и № 09-01-07/46781 от 21.07.2018 г. даны разъяснения, каким образом производить выдачу под отчет безналичным путём.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

  • проезда – 20 000,00 рублей;
  • проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
  • участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

ДтКтСодержание операцииСуммаДокумент-основание
71 (расчеты с подотчетными лицами)50 (касса организации)По заявлению Григорьева О.В., а также на основании приказа руководителя выдано из кассы на оплату проезда к месту проведения конференции20 000,00Расходный ордер, приказ
7151 (расчетный счет)На банковскую карту сотрудника перечислены средства на оплату проживания и сбора за участие в конференции25 000,00Платежное поручение, выписка с расчетного счета, приказ
45 000,00

Сотрудник обязан отчитаться о понесённых расходах в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы средства. Для этого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1.

Порядок оформления документа регламентируется «Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 года.

К отчету прикладываются документы:

  • товарные чеки;
  • проездные документы;
  • акты приёма-сдачи услуг;
  • другие подтверждающие документы.

Бухгалтер смотрит правильность заполнения, в том числе математические ошибки, правильность написания фамилии и инициалов подотчетного лица, дат документов и прочее. После того как отчет принят в бухгалтерию, подотчетному лицу выдается расписка о принятии отчета.

Авансовый отчет подписывает руководитель, а бухгалтер формирует проводки, которые вносятся в главную книгу и оборотно-сальдовые ведомости. Также принимаются к учету понесенные расходы и приходуются купленные товары. Исправлений, зачеркиваний и заштриховки корректором, как и в других первичных документах не допускается.

Подотчетная сумма может быть израсходована полностью или частично, а также сотрудник может использовать собственные средства (так называемый перерасход).

Остатки средств вносятся в кассу или на расчетный срок сразу, а перерасход возмещается после утверждения авансового отчета руководителем.

Пример 2. Григорьев О.В. сдал авансовый отчет, согласно которого за проезд он заплатил 22 000,00 рублей, за гостиницу и участие в конференции – 25 000,00 рублей. Перерасход составил 2 000,00 рублей.

Авансовый отчет был утвержден руководителем и был издан приказ о возмещении перерасхода начальнику отдела.

ДтКтСодержание операцииСуммаДокумент-основание
20 (23,26,29)*71Приняты к учеты расходы на проживание и сбор за участие в конференции, оплату проезда47 000,00Авансовый отчёт
7151На карту Григорьева О.В. перечислена сумма перерасхода2 000,00Платежное поручение, банковская выписка

*счет списания расходов (в данном примере) зависит от того, на какую тему была конференция. Если темой было внедрение новых технологий производства, то расходы списываются на основное производство (счет 20).

Пример 3. Григорьев О.В. израсходовал не всю сумму (за проезд заплатил 17 000,00 рублей, за гостиницу и конференцию – 25 000,00 рублей).

ДтКтСодержание операцииСуммаДокумент-основание
20 (23,26,29)71Приняты к учеты расходы на проживание и сбор за участие в конференции, оплату проезда42 000,00Авансовый отчёт
5071Григорьев О.В. внёс в кассу остаток суммы выданной под отчет3 000,00Приходный кассовый ордер
45 000,00

Допускается удержание неизрасходованной суммы подотчета с заработной платы сотрудника. Сделать это можно в течение месяца со дня истечения установленного для отчета срока, но только при наличии письменного заявления от работника и подписанного руководителем приказа.

Если сотрудник не даёт согласие на удержание из заработной платы и не сам не возвращает деньги, то взыскать можно только через судебное разбирательство.

Инструкция по ведению расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не обязывает организации утверждать данную инструкцию, тем не менее, желательно её разработать. Избежите путаницы бухгалтера и ответственного лица.

Утверждается документ, как и другие локальные НПА (нормативно-правовые акты) организации, приказом руководителя и обязательна к исполнению.

Какие пункты включают в инструкцию:

  • Порядок подачи заявления на выдачу средств под отчёт.
  • Возможные формы выдачи средств (наличными через кассу, на банковскую карту работнику, на корпоративную карту организации).
  • Перечень возможных подотчетных лиц (должности или пофамильно).
  • Период времени, на который может быть выдан подотчет.
  • Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию.
  • Перечень документов, которые могут служить основанием для подтверждения понесённых расходов (товарный чек, распечатанный из онлайн-банкачек, акт приёма передачи и прочее).
  • Перечень направлений расходов, на которые могут быть выданы наличные средства.
  • Другие сведения на усмотрение организации.
Читать еще:  Обслуживающий персонал — особенности подбора кадров

В виде приложения к порядку можно утвердить формы заявлений на выдачу денежных средств, авансового отчета, других необходимых документов и справок для оформления расчетов с подотчётными лицами.

Грамотно составленная инструкция позволит сэкономить время бухгалтера, минимизирует риск ошибок и возникновения споров с налоговой службой.

Со счетом ’71’ связаны следующие тесты по бухучету

Бухгалтерские проводки в общепите, 14 примеровПосле регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.
Простые проводки расчетов с подотчетными лицами, 10 примеровПосле регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.
Проводки по учету целевых средств в СНТ, 12 примеровПосле регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.

Вопросы и обсуждение (2)

[ 1] AlexLee 02.03.2015, 14:18

Добавьте какие документы используется в каждом операции или перечень документов взаимодействующие со счет в целом.

[ 2] Хадижа 05.03.2015, 14:58

Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется на основании следующих документов: А. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации: — «Авансовый отчет» (форма N АО — 1) (утверждена Постановлением Госкомстата России N 55); — «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма N Т-10а), «Командировочное удостоверение» (форма N Т-10) (утверждены Постановлением Госкомстата России N 1); — журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» (далее — Приказ Минздравсоцразвития России N 739н); — журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение N 3 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н); — инвентаризационные описи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (приложение к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49; Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», в редакции Постановлений Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» и от 03.05.2000 N 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризаций». Б. Регистры бухгалтерского учета. Для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются по Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — журналы-ордера N 1, N 7; по Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — ведомость N 1 (на обороте журнала-ордера N 1), ведомость N 7, журнал-ордер N 7 (письмо Минфина России от 24.07.1992 N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях»). В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5). В. Прочие документы: — приказы руководителя об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы; — приказы (распоряжения) руководителя о направлении работников в командировки (форма N Т-9, утверждена Постановлением Госкомстата России N 1); — первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению; — приказы руководителя об установлении повышенных норм командировочных расходов; — гражданско-правовые договоры с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации; — акты закупок материальных ценностей у физических лиц; — иные документы.

Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами: учет, типовые проводки

Практически в каждой организации деньги выдаются сотрудникам под отчет на покупку материалов или в качестве командировочных, для учета этих операций и служит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Напомним, что до 2015 года получить деньги под отчет могли лица, назначенные приказом, теперь же подотчет может взять любой работник организации, главное правило при выдаче денег, чтобы он отчитался за прошлую подотчетную сумму.

Счет 71 является активно — пассивный. О различиях между активными и пассивными счетами я писала в уроке №1.

Напомню, сальдо по пассивному счету может быть ТОЛЬКО ПО КРЕДИТУ, по активному ТОЛЬКО по дебету. А по активно-пассивным счетам сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Что отражать по дебету и кредиту счет 71?

Наложим данное правило на счет 71, что же это значит, если сотрудник взял денежные средства, НО ЕЩЕ ИХ НЕ ПОТРАТИЛ, то у него возникает долг перед организацией на эту сумму, т.е. возникает дебиторская задолженность, сальдо по счету 71 будет по ДЕБЕТУ.

Если сотрудник взял под отчет сумму и не уложился в нее, а истратил на 300 рублей больше, то организация должна будет возместить ему 300 рублей, а эта задолженность найдет свое отражение по КРЕДИТУ счета 71.

Пример.

Сотрудник организации взял из кассы 5000 рублей под отчет на покупку стройматериалов. 1) Проводка Д – 71 К – 50.

2) Сотрудник купил материалов на 4000 – Д – 10 К – 71.

Остаток по счету 71 дебетовый, т.е. сотрудник должен нам тысячу рублей. 3) Он сдает в кассу 1 000 руб. – проводка Д – 50 К — 71. Сальдо нет.

Составим самолетик по счету 71 на основе примера.

Бухгалтер должна составить авансовый отчет, в котором отражено, на что сотрудник потратил подотчетные суммы, документ подписывается кассиром, гл. бухгалтером и директором или иными утвержденными лицами.

Для получения денежных средств под отчет работник должен ОБЯЗАТЕЛЬНО написать заявление на имя директора. На заявление директор должен написать, какую сумму следует выдать и на какой срок.

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/пХоз. операцияДебетКредит
1Сотруднику выдано под отчет из кассы/с расчетного счета7150/51
2Выданы / Перечислены командировочные7150/51
3Оприходованы материалы, купленные подотчет1071
4Учет НДС по приобретенным ТМЦ1971
5Учет расходов на основное производство2071
6Возврат неизрасходованных подотчетных средств в кассу5071
7Возмещение перерасходованных средств подотчетному лицу7150
8Списана сумма, не возращённая подотчетным лицом9471
9Удержаны денежные средства из заработной планы, не возвращенные подотчетным лицом7094

Это основные типовые проводки, в хозяйственной практике вам придется использовать субсчета, например, чтобы оприходовать бензин нужно составить проводку Д 10:03 К 71, чтобы оприходовать стройматериалы Д 10.08 К 71 и так далее.

Если у вас остались вопросы — не стесняйтесь!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector