Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо-напоминание. образец заполнения и бланк 2021 года

Ведение бизнеса невозможно представить без постоянного взаимодействия организации с контрагентами физическими или юридическими лицами. Взаимные обязательства, порождаемые договоренностями, достигнутыми между сторонами, как правило, имеют сроки исполнения.

В случае, когда у одной стороны появляются основания полагать, что другая сторона не исполнит взятые на себя обязательства, есть смысл составить письмо напоминание. Помимо этого, письмо напоминание может быть составлено в рекламных целях, например, с целью напомнить о проведении рекламной акции.

Среди поводов для написания письма-напоминания можно отметить:

  • напоминание о поставке товара, об оказании услуги, о завершении работ по договорам;
  • напоминание о важном мероприятии;
  • напоминание о необходимости предоставления информации или документов, отчетов;
  • напоминание о необходимости оплаты;
  • напоминание о сроках устранения недостатков;
  • напоминание о заседании/собрании/совещании и так далее.

Письмо составляется, как правило, сотрудниками/руководителями одного уровня. То есть напоминание, адресованное руководителю компании, должно быть также подписано руководителем компании, напоминания о ранее отправленном коммерческом предложении подписывается директором или менеджером по продажам и так далее.

Содержание делового письма и требования к нему

Общими требованиями к содержанию документа являются:

  • актуальность и достоверность информации;
  • лаконичность и информативность изложения;
  • использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
  • деловой и вежливый стиль изложения;
  • грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
  • корректное и уважительное обращение.

Официальное деловое письмо обязательно содержит:

  • дату составления;
  • достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
  • причины и цель, которые послужили его написанию;
  • подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

Претензия на невыполнение условий договора

Как правило, в случае невыполнения условий договора партнеры изначально пытаются решить вопрос в досудебном порядке и составляют претензию на бумаге (или в электронном виде). Готовые примеры этого документы и общие правила его составления представлены в статье. Стиль изложения – официально-деловой, информация излагается кратко, но в то же время со всеми необходимыми подробностями. Желательны постоянные отсылки на действующее законодательство, а также на условия договора, подписанного ранее. Эмоциональные, просторечные выражения не допускаются.

Читать еще:  Субсидия — что это такое

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки.

Например, для информационных писем часто используют такую структуру:

  1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании.
  3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая . (имя-отчество)».
  4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас. », «Наша компания предлагает…»
  5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата.
  6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
  7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.
  8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4.

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа :

  • Предусмотрите наличие полей. 10 мм — по правому краю. 20 мм — по левому краю. сверху и снизу.
  • Выровняйте содержание письма по ширине страницы.
  • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
  • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.
  • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом.
  • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа.
  • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
  • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10.
Читать еще:  Стипендия аспирантам 2021

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений.

Уважаемый Имя Отчество,

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

Как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма в 2021 году

Независимо от того, в какое отделение почты обратится отправитель, для заполнения будет предоставлена стандартная форма. В небольшом бланке можно увидеть следующие графы, предназначенные для заполнения:

  • в верхней части нужно отметить, простое это письмо, или заказное;
  • ниже имеется несколько вариантов типа посылки, в нужном необходимо поставить пометку;
  • далее отправитель указывает свои ФИО и адрес. Именно по этому адресу будет направляться уведомление. В том случае, когда уведомление должен получить не отправитель, а какое-то другое лицо, нужно вписать его адрес и ФИО.
  • далее идет поле, предназначенное для указания индекса.

Оборотная сторона заполняется по аналогичному принципу. Здесь также нужно указать тип отправления. Также заполняются сведения о получателе и другие необходимые строки. Если в этом процессе принимает участие юридическое лицо, в документе указывается не только его адрес, но и полное наименование.

Если адресат не имеет возможности лично получить отправление, он может наделить такими полномочиями своего представителя. Естественно, для этого на него заранее выписывается доверительный документ. Для таких ситуаций в бланке предусмотрена специальная строка. Здесь нужно указать, получено лично или по доверенности.

Конечно, при заполнении разрешается использовать компьютерный набор. Например, стандартный бланк достаточно скачать на нашем сайте. При помощи компьютера его можно заполнить, а затем распечатать. Таким образом, отправитель явится в отделение почты с уже готовым уведомлением. Если бланк получен на почте, естественно, заполнение осуществляется вручную. При этом необходимо использовать пасту темных тонов. Также следует позаботиться о том, чтобы все данные были указаны разборчиво. Для этого рекомендуется использовать печатные буквы. Не нужно переживать, что документ будет заполнен неправильно. Ведь почтовый работник обязательно проверит правильность его составления. При наличии ошибок он на них укажет.

Читать еще:  Оформление банковских операций как организовать документооборот

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

  • по электронной почте;
  • по Почте России;
  • через курьера, частную службу доставки;
  • по факсу.

Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector