Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Подготовка к инвентаризации пошаговая инструкция

Пресс-центр

Новости

Статьи

Подготовка к инвентаризации в сторонней организации

Инвентаризация силами сторонней организации может стать прекрасным решением для компаний, не желающих надолго тормозить рабочий процесс или тратить кадры на проведение переучёта. Тем не менее, если представители организации никогда раньше не сталкивались с независимой инвентаризацией, процесс подготовки к данной процедуре может вызвать ряд вопросов. Между тем, проведение инвентаризации с привлечением сторонних специалистов, в большинстве случаев более простой и понятный, нежели проведение всех мероприятий своими силами.

Как начать?

Прежде, чем начать сам процесс переучета имущества, необходимо, чтобы директор издал соответствующий приказ – приказ о проведении плановой (или внеплановой) инвентаризации. Только после того, как документ был подписан и поступил в распоряжение, начинается подготовка к проведению переучета и сбор инвентаризационной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, среди которых могут быть как исключительно сами работники организации, так и сторонние эксперты. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

Следует отметить, что при найме сторонних аудиторов для проведения инвентаризации, имеет смысл всю инвентаризацию проводить исключительно силами нанятой организации, минимизировав участие собственных сотрудников. Это позволит решить главную задачу независимой инвентаризации – обеспечит максимальную объективность полученных данных.

Строго говоря, нет никакой разницы, ведется ли поиск подходящей сторонней организации до момента подписания приказа о начале аудита или после, однако мы рекомендуем руководителям, которые планируют внезапную инвентаризацию у себя на предприятии, заранее выбрать специалистов, которые затем будут включены в комиссию. Это ускорит процесс инвентаризации.

Аутстаффинг как способ провести инвентаризацию

Существует еще один, альтернативный, способ проведения инвентаризации на предприятии с привлечением сторонних специалистов – аутстаффинг. Данный подход предполагает, что вы проводите инвентаризацию силами собственных сотрудников, однако для решения организационных вопросов и обучения нанимаете стороннего специалиста, который координирует действия инвентаризационной комиссии и проводит обучение.

Аутстаффинг может быть «золотой серединой» между проведением полностью независимой инвентаризации и переучетом с использованием исключительно собственных сил. Преимущество данного метода в том, что он позволит вам обучить персонал для дальнейших самостоятельных переучетов, недостаток — все еще остается опасность, что кто-то из заинтересованных сотрудников может подделать документы.

Отношения между предприятием и сторонней организацией, проводящей инвентаризацию

Любые деловые отношения должны быть подкреплены договором, независимая инвентаризация – не исключение. Прежде, чем начать работу (вне зависимости от того, в каком объеме будет привлечена сторонняя организация), необходимо подписать соответствующее соглашение.

В соглашении необходимо указать:

  • Необходимость соблюдать требования закона о конфиденциальности данных и информации о деятельности предприятия (пункт о неразглашении коммерческой тайны);
  • Право исполнителя на доступ ко всей информации, которая может понадобиться в ходе инвентаризации;
  • Функции членов комиссии и регламент их деятельности;
  • Этапы и полнота проведения мероприятий по инвентаризации.

После того, как соглашение будет подписано, руководитель и компания-аудитор могут приступать непосредственно к процессу инвентаризации имущества. По результатам проверки руководителю будет предоставлен полный отчет и, при необходимости, рекомендации по дальнейшим действиям.

Что делать после инвентаризации?

Обращаем ваше внимание на то, что привлечение сторонней организации для проведения инвентаризации вовсе не значит, что результаты проверки должны уйти «в стол». Довольно часто отчет об инвентаризации получает только директор, который и должен предпринимать дальнейшие действия. В том случае, если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, сведения о нарушениях не должны оставаться только в отчете частной фирмы, проводившей инвентаризацию, их необходимо отразить в бухгалтерской отчетности за текущий период и предпринять соответствующие меры, предписанные законом.

Важно! Инвентаризация, проводимая с участием частной компании, с точки зрения закона ничем не отличается от инвентаризации собственными силами предприятия.

Принимая решение о привлечении сторонних специалистов, тщательно взвесьте все «за» и «против», и обращайтесь за помощью только к проверенным компаниям с большим опытом. Компания «ПрофСостав» работает на рынке уже много лет, за эти годы мы накопили богатый практический опыт и сталкивались с самыми разными случаями. Заказывая независимую инвентаризацию у нас, вы получаете в помощь команду высококлассных специалистов, способных провести грамотный независимый анализ.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

— Более высокое качество оценки.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

— Исключение случаев подделки документов.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Читать еще:  Как проводить переоценку основных средств

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Проверка остатков продукции при инвентаризации

На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.

Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.

После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.

После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).

Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Что инвентаризировать

Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):

  • Все имущество (активы) организации независимо от места его нахождения. Это ОС, НМА, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, в том числе дебиторская задолженность. Инвентаризируют также имущество, не принадлежащее организации, но находящееся у нее (на ответственном хранении, в аренде, в переработке), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
  • Все финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).

О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
В ходе инвентаризации основных средств нужно проверить не только наличие самих объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики, а также выявить неиспользуемые объекты и причины, по которым они не эксплуатируются.
Инвентаризация основных средств имеет и другие особенности. Они связаны с периодичностью ее проведения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Подробнее о нюансах проведения инвентаризации узнайте в справочно-правовой системе К+, получив пробный демодоступ. Это бесплатно.

Издание приказа о проведении инвентаризации

Составить приказ о проведении инвентаризации можно как по утвержденной форме, так и в произвольном виде, с указанием следующих сведений:

  • наименования организации;
  • даты и номера приказа;
  • состава инвентаризационной комиссии (ФИО председателя и ее членов, должностей сотрудников);
  • перечня проверяемых объектов (имущество, финансовые обязательства и т. д.);
  • причины проведения инвентаризации (смена материально-ответственного лица, переоценка, поверка и т. д.);
  • сроков проведения проверки и сдачи материалов в бухгалтерию;
  • ФИО руководителя и его подписи.

Типовая форма приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

После подписания приказа всеми лицами, указанными в нем, его нужно зарегистрировать в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации можно составить и в произвольной форме, но удобнее использовать типовую форму этого документа.

Оприходование излишков

Активы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Читать еще:  Как оформить удостоверение многодетной семьи?

В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8, п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.09.2020 N 03-11-06/2/80113). Рыночная стоимость определяется с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.08.2020 N 03-03-06/1/75787). По оприходованным основным средствам можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя.

ТМЦ учитываются как обычно. Данное имущество может быть списано в производство или продано. Что касается реализации, то полученный в результате таких операций доход уменьшается на сумму рыночной стоимости реализуемого имущества (учтенной как внереализационный доход), по которой оно было принято к учету (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ, Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-06/1/583, от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, Постановление ФАС МО от 21.02.2013 по делу N А40-2055/12-20-9).

Объекты программы, используемые при инвентаризации склада

Автоматизированный учет инвентаризации ТМЦ предусматривает использование нескольких документов, доступных через раздел меню Склад — Инвентаризация:

  • основной документ данных складского пересчета «Инвентаризация товаров»:

  • документ «Оприходование товаров»:

  • документ «Списание товаров»:

Последние два документа рекомендуется оформить на основании док-та «Инвентаризация» — это существенно сокращает временные затраты на подведение инвентаризационных итогов и корректировки бухучета.

Документ «Инвентаризация на складе»

Основной документ содержит три закладки:

  • Товары – вносятся позиции номенклатуры, количество по факту и программному учету, учетная стоимость, автоматически рассчитывается количественное отклонение, фактические и учётные суммы позиции. Обратите внимание: очень удобно при заполнении табличных строк док-та пользоваться блоком «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»: конфигурация сама подтянет все присутствующие на складском учёте ТМЦ, проставит их количество и цену оприходования:

Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).

Если товара/материала в наличии нет или меньше учетного количества, автоматически заполнится графа «Отклонение» — показатель выводится с отрицательным знаком, это недостача. На излишки (фактическое количество больше учетного) указывает положительная цифра отклонения.

  • закладка документа «Проведение инвентаризации» предназначается для внесения данных самой процедуры: периода, сведений о документе основании, причина инвентаризационного пересчета заполняется вручную в текстовом поле:

Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:

Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:

Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:

На базовых данных документа пересчета оформляются документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — большинство граф заполняются автоматом. Указанные документы, конечно, могут быть созданы и сами по себе.

Документ «отчёт о розничных продажах»

Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:

Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.

Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:

В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.

Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.

Читать еще:  Подробно о распоряжении о переводе денежных средств

На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:

Документ «Оприходование товаров»

Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.

Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):

Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:

Документ «Списание товаров»

Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:

В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».

Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:

Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.

Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.

Шаг 10. Сравнить реальность с учетом

Помните, на шестом шаге мы готовили начальную инвентаризационную ведомость? Если получилось ее собрать, то теперь нужно сверить с ней результаты инвентаризации. Без сюрпризов обходится редко. Вот несколько ситуаций, которые можно обнаружить на складе при инвентаризации:

Излишки. Обнаружился товар, которого нет по документам. Его учитывают по рыночной цене, как доход компании.

Недостача. Случается и обратная ситуация ― что-то по документам есть, а на складе этого нет. Если понятно, кто это прикарманил, то взыскивают с него. Ну а если детективов в инвентаризационной комиссии нет, то недостачу списывают на прочие расходы.

Естественная убыль. Бывает так, что товара меньше, чем по данным учета, но он все еще годен. И меньше его стало по естественным причинам. Обычно это относится к тому, что продается на развес: печеньки немного покрошились, изюм усох, маргарин весовой подтаял. Но даже у естественной убыли есть установленные пределы, а если рассыпалось или вылилось больше ― это уже недостача, и нужно искать, кто это сделал.

Порча или устаревание. Товар больше не годен для использования или продажи, потому что сломался, испортился или морально устарел (прошлогодний календарь, например). Такое списывают из системы учета.

Пересортица. Остаток товара не совпадает с тем, что есть по документам, при этом товаров одного сорта или марки недосчитались, а другого ― наоборот, излишек. Например, черных ручек марки «А» недосчитались, а синих ручек этой же марки больше, чем думали. Или по чекам были пробиты альбомы по 8 листов, но их не убыло, а не хватает 12 листовых. Тут или ошибки кладовщика ― не то оприходовал, или кассира ― не то отбил.

Иногда делают взаимозачет пересортицы, чтобы не мучаться с оформлением кипы бумаг. Но только если излишки и недостатки были найдены за один период, они одного наименования, их примерно одинаково, за этот товар ответственен один и тот же человек. То есть, зачесть излишек в 100 синих ручек и недостаток 500 пачек бумаги не получится. Бывает, что делают частичный зачет: что-то из этих условий совпало, его и зачитывают, а остальное взыскивают с того, кто это допустил.

Если при инвентаризации насчитали больше или меньше, чем есть по бумагам, то делаем сличительную ведомость. В ней описывается, сколько думали, что есть товаров, материалов и сколько есть на самом деле. Эти данные так же заносятся в систему учета. И да, материально ответственный в случае чего должен объяснить комиссии, как так вышло, что не сходится с учетом.

Вот как результаты инвентаризации отражаются в системе учета. В примере ― система «Мой склад».

Вот мы и провели инвентаризацию. Дальше — не менее интересный этап: принятие управленческих решений, которые помогут более эффективно распоряжаться вашими запасами. Но об этом мы расскажем уже в следующих статьях. До скорого!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector