Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Положения об отделах и службах предприятия организации

Положение о структурном подразделении: образец по ГОСТу

Положение о подразделении (положение об отделе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положение о подразделении — содержание

Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе (например, положение об отделах банка Н-ского филиала). Таким образом, типовое положение, как пример положения о структурном подразделении, часто используется в практической работе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Основные задачи;
  3. Функции;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Взаимоотношения.

Как правило, при разработке положения о подразделении в разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» — это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение об отделе — ответственность

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положение о подразделении может утверждаться распорядительным документом(постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении — оформление

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Разработка положения о структурном подразделении предприятия

Как построить типовое Положение о структурном подразделении в Business Studio и как на его основе построить действующее Положение об отделе (в качестве примера Положения о структурном подразделении рассматривается Положение об отделе кадров) можно подробно посмотреть в методике «Проектирование системы управления».

Образец положения об отделе (структурном подразделении)

Рекомендуемые материалы по тематике

Комплексная система поддержки процессного управления

Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов

Развитие отдела организационного развития

Направления дальнейшего развития процессного управления в банках

Как разработать и утвердить

Разработкой положения целесообразно заниматься главному бухгалтеру совместно с сотрудниками бухгалтерского отдела и делопроизводителем. Это позволит разработать локальный акт, который будет отражать все вопросы деятельности подразделения.

Содержание обычно разрабатывается на основе учредительных документов, правовых актов, регулирующих бухгалтерскую деятельность. При разработке обязательно нужно учитывать профессиональный стандарт «Бухгалтер», утвержденный Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н.

Положение об бухгалтерском отделе, так же как и остальные локальные акты, утверждается приказом директора.

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 6 июнь 2010

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Читать еще:  Подробно о распоряжении о переводе денежных средств

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

  • в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
  • в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
  • в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Комментарий бухгалтера

Галина МЕРЕЖКИНА,

бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):

– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Кадровый документооборот

Структурное подразделение

Служба кадров получает

Служба кадров предоставляет

Все службы и отделы

– Предложения по внесению изменений и дополнений в штатное расписание;

– проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций;

– сведения об отсутствиях работников;

– табели учета рабочего времени;

– задания на командировку;

– графики очередных отпусков;

– графики работ сменного персонала;

– заявки на подбор рабочих и специалистов;

– характеристики на работников по запросу;

– предложения о повышении квалификации, обучении работников;

– документы для проведения аттестации или других оценочных процедур;

– предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников

– Копии распорядительных документов,

– копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций;

– утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции;

– организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.);

– утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов;

– сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени

Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)

– Табель учета рабочего времени;

– копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.);

– записки-расчеты отпусков и увольнения;

– документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда

– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления;

– информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы

– Копию штатного расписания;

– сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора;

– расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности

– Копии приказов по основной деятельности;

– копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы)

– Номенклатуру дел отдела (службы);

– документы для пересылки в другие организации

Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение

Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)

Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

** Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Положение разрабатывается руководителем проектного отдела при участии иных заинтересованных лиц (руководителей производственных отделов, отдела документационного обеспечения и т.п.). После согласования и внесения необходимых изменений оно предоставляется руководителю организации на подпись и утверждается и вводится в действие распорядительным документом.

На титульном листе или в «шапке» положения проставляется отметка «Утверждено приказом от… №…». Возможно выделение и отдельного грифа «Утверждаю» с указанием должности, фамилии, имени и отчества утвердившего положение лица и датой, которая, как правило, совпадает с датой регистрации соответствующего приказа.

Датой начала действия положения может быть как непосредственно дата подписания приказа, так и иная дата при условии, что она установлена в приказе или в самом положении.

После введения документа в действия с ним в обязательном порядке должны быть ознакомлены сотрудники отдела. Ознакомление может быть проведено как на листе ознакомления, приложенном к Положению, так и в специальном журнале. В некоторых случаях лист ознакомления включается в качестве приложения в само положение.

4.1 Непосредственное руководство отделом осуществляется начальником отдела.

4.2 Начальник отдела назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4.3 Начальник отдела:

  • организует и осуществляет руководство оперативной деятельностью отдела в рамках полномочий, предусмотренных настоящим Положением и должностной инструкцией;
  • распределяет обязанности сотрудников отдела в соответствии с их трудовыми договорами, осуществляет контроль текущей деятельности каждого из них.

4.4 Конкретный перечень прав и обязанностей начальника отдела регламентирован должностной инструкцией и трудовым договором.

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector