Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Похожие публикации

Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование

Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так. В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций. Хотя действие стандарта распространяется на руководителей организаций, но обязанность неукоснительного соблюдения в нем не содержится.

Стандарт будет полезен для разработки и принятия внутренней политики по организации делопроизводства. Опираясь на прописанные требования, а также ст. 8 ТК РФ, управленец может разработать локальный акт, утвердить приказом и ввести на предприятии, что в будущем позволит оптимизировать работу компании.

Инструкция о делопроизводстве представляет собой локальный акт, регулирующий политику внутреннего и внешнего документооборота. Опираясь на ее положения, работники составляют служебные записки, приказы, распоряжения и прочие бумаги.

Инструкция нужна для:

  • Отладки управленческой деятельности в части оформления, хранения, передачи, уничтожения и других операций с официальным бумагами компании.
  • Упорядочивания передачи информацией между структурными подразделениями предприятия, делового общения с государственными органами, другими компаниями.
  • Защиты интересов сотрудников компании

Документооборот представляет собой постоянный процесс. Соответственно, инструкция должна способствовать непрерывности деловой деятельности, защищать целостность создаваемых документов в течение всего срока действия.

В инструкции должны быть отмечены:

Перечни и образцы заполнения документов для каждого внутреннего и внешнего процесса компании.

  • Правила оформления, параметры, расположение элементов локальных актов.
  • Сроки и порядок хранения и утилизации официальных бумаг.
  • Порядок использования и передачи деловых бумаг как внутри компании, так и вне нее.
  • Имея среди прочих локальных актов инструкцию по делопроизводству, можно упорядочить или вовсе запретить общение структурных подразделений с внешними организациями. Это актуально, если компания большая и имеет в своем составе несколько филиалов. С практической точки зрения, достаточно обязать работников согласовывать передаваемую корреспонденцию с центральным офисом.

    Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.

    Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

    Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

    Читать еще:  Как правильно оформить расписку при покупке квартиры

    Порядок разработки инструкции по делопроизводству

    Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

    1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
    2. Подготовка текста.
    3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
    4. Утверждение.
    5. Ввод в действие.

    Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

    Форма приказа

    Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

    • полное и краткое наименование организации;
    • название документа;
    • регистрационный номер;
    • дату издания;
    • заголовок;
    • текст;
    • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

    В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

    Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

    После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

    Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

    Читать еще:  Акт о неисполнении должностных обязанностей образец

    Бесплатная консультация юриста по телефону:

    Правила оформления приказа

    Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

    Приказ о графике документооборота в организации, образец которого можно скачать с нашего сайта, составляется в произвольном виде. Организации самостоятельно разрабатывают подходящий бланк. Обязательное использование унифицированных формуляров, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России, было отменено с января 2013 года.

    В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

    • наименование организации — если используется фирменный бланк, то на нем, как правило, присутствуют все необходимые реквизиты компании;
    • название документа, например, «Приказ № 12 об утверждении графика документооборота»;
    • место составления и дата;
    • дата, с которой график начинает действовать;
    • цель утверждения графика — организация правильного документооборота в компании;
    • порядок исполнения документов;
    • приказ об утверждении графика, в соответствии с разработанным приложением;
    • должностное лицо, ответственное за исполнение графика, например, главбух;
    • лицо, ответственное за выполнение настоящего приказа, обычно эту функцию руководитель организации оставляет за собой;
    • подпись руководителя;
    • подписи ответственных лиц, упомянутых в содержании приказа.

    Таким образом, приказ о документообороте организации, представляет собой документ, утверждающий график движения организационной и распорядительной документации. Подобный график, выполненный в виде схемы или таблицы, может устанавливаться как для всего предприятия целиком, так и для структурных подразделений.

    Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

    Заполненный образец документа

    Об утверждении инструкций по охране труда

    На основании п.5.4. Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований по охране труда, утверждённых постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 17.12.2002 г. № 80

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить инструкции по охране труда, ранее согласованные протоколом профсоюзного комитета от «__» _____ 20__ г. № ____ по прилагаемому перечню.
    2. ________________________ (кому) ознакомить с инструкциями по охране труда всех работников до «___» __________ 20___г.
    3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на _______________ .

    Директор

    Приложение №1
    к приказу
    от «__» _____ 20_г. № __

    Нужен ли и в каких случаях?

    Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.

    И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.

    Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.

    Читать еще:  Договор залога квартиры. образец и бланк для скачивания 2021 года

    Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.

    То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.

    При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.

    Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.

    Ознакомление и хранение

    Поскольку инструкция и приказ являются неразделимыми частями одного документа, ознакомление проводится сразу и с одним, и с другим документом.

    На практике это чаще всего делается с помощью листа ознакомления, который предпочтительнее озаглавить как «Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству», поскольку главенствующее значение в данном случае имеет не сам приказ, а утвержденный им локальный нормативный акт. Также можно ознакомить работников и посредством журнала ознакомления с ЛНА.

    Рабочие копии инструкции раздаются по подразделениям, где хранятся до замены новыми. Оригинал остается в деле приказов в отделе делопроизводства и документооборота, где хранится постоянно.

    Если инструкцию необходимо переутвердить, создается новый приказ. При этом в тексте приказа необходимо сделать отметку следующего типа: «С момента утверждения настоящей инструкции, инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом от _________ года № ___, свое действие прекращает».

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector