Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказы по основной деятельности составляем оформляем согласовываем

У начинающих делопроизводителей часто возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы, и как отличить их от других видов. Такая классификация установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 в ред. от 16.02.2016.

С распоряжениями по личному составу все понятно из названия — это акты, регулирующие трудовые отношения с конкретными работниками. К административно-хозяйственным вопросам Перечень относит вопросы внутреннего распорядка предприятия, эксплуатации зданий и помещений, транспортного обслуживания, внутренней связи, а также обеспечения безопасности организации.

Все остальные распорядительные акты, касающиеся функционирования предприятия, относятся к распорядительным актам по основной деятельности.

Что такое приказы по основной деятельности и какими они бывают?

Под основной деятельностью предприятия понимается решение всех рутинных и нестандартных, оперативных и жизненно важных задач, которые возникают в процессе функционирования этого предприятия.

Проще говоря, принятие новой инструкции, расформирование отдела, ввод в эксплуатацию какой-либо техники – всё это относится к основной деятельности. Регулируется она приказами руководителя, которые бывают двух видов:

  • инициативные;
  • «исполнительные.

Инициативные приказы зависят только от воли руководителя, а вот акты «во исполнение» нужны для претворения в жизнь воли законодателя. Например, когда очередной властный орган разрабатывает новый распорядительный акт для малого бизнеса, предприниматель должен подтвердить введение этого акта в действие своим приказом.

Инициативные приказы могут быть очень разными:

  • о подотчетных лицах;
  • об установлении норм расходов чего-либо;
  • об утверждении должностной инструкции;
  • об утверждении графика движения служебного транспорта;
  • о праве подписи;
  • и т. д.

Словом, это главные «рычаги управления» организацией.

Правила регистрации

Правила оформления приказов по основному виду деятельности требуют присваивать каждому распорядительному акту особый номер и прописывать его на документе, а также в отдельном журнале. Большинство предприятий приобретают специальный «журнал для регистрации ПОД».

Читать еще:  Активные и пассивные счета

Это брошюра, как правило, включает 64 листа. Здесь построчно фиксируются:

  • номер;
  • дата;
  • заголовок;
  • количество листов;
  • ответственное лицо;
  • список сотрудников для ознакомления.

Некоторые предприятия дублируют традиционный бумажный журнал электронной версией. Самой простой программой для этих целей является Excel. Недостатком электронной версии можно назвать уязвимость: при выходе компьютера ответственного сотрудника из строя предприятие рискуют лишиться важного пласта делопроизводства. Поэтому хранить электронный документ лучше не на компьютере, а в облачном сервисе.

Регистрационные номера присваиваются приказам последовательно в течение 1 года. Каждый новый год нумерация начинается сначала.

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части — приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача — рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Констатируем факты

Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:

  1. При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
  2. Допустимо наличие ссылок на предыдущие распоряжения, если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
  3. Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.
Читать еще:  Каковы последствия непогашения кредита для заемщика?

Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.

Требования к оформлению приказов по ГОСТ

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.

В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

  • формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
  • допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
  • абзацный отступ – 1,25 см;
  • междустрочный интервал – 1-1,5;
  • поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

Реквизиты приказа

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

  1. Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
  2. Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
  3. Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
  4. Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2019 г.).
  5. Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
  6. Наименование акта, должность и полное имя автора.
  7. Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
  8. Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
  9. Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
  10. Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.

Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др.

ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф. И. О. и должности сотрудников. Есть место для подписей.

Содержание

В тексте распоряжения выделяются:

  • преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);
  • распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок действия предписания.
Читать еще:  Как заполнить декларацию 3-ндфл при покупке недвижимости?

Текст документа должен составляться в деловом стиле, грамотно и лаконично. Допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.

ВАЖНО! В приказе недопустимы грамматические ошибки.

Примеры приказов для скачивания:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Нюансы хранения приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности должны постоянно находиться в сохранности, не менее 75 лет. В примечаниях к Приказу № 236 детально регламентируется указанный вопрос.

Так, документация может находиться в сохранности как на самом предприятии (при условии наличия соответствующе оборудованного помещения), либо передаваться в городской архив для дальнейшего хранения.

В обстоятельствах реорганизации компании с передачей функций только что созданному предприятию или филиалу, все бумаги, хранящиеся в архиве, должны передаваться в соответствии с правилами правопреемства и учитываться в архивном фонде.

В условиях нарушения компанией регламента сохранности приказов по основной деятельности, ответственный субъект может привлекаться к административной ответственности. В частности, штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 руб. за каждый документ в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ. При первом нарушении также актуально вменение предупреждения компании. Отдельные нормы привлечения к ответственности характерны для юридических лиц. В частности, штраф для компаний составит от 200.000 руб. до 300.000 руб.

Таким образом, распоряжения по основной деятельности являются важными бумагами, обязательными для любой компании. Управленцу следует заблаговременно регламентировать алгоритм составления подобной документации и назначить ответственного субъекта за сохранность распоряжений.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector