Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Кто в компании разгребает завалы бумаг: экспертная комиссия

Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.

Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.

Архив компании – в чем значимость

Для любой организации имеет колоссальное значение полноценное, бесперебойное функционирование архива. От сохранности документов, имеющих финансовое или юридическое значение, зависит стабильность предприятия и гарантия социальной защищенности членов коллектива.

В любой момент может понадобиться документ, связанный с договором о поставках, о сбыте продукции или, наоборот, о приеме крупной партии сырья или расходных материалов.

В архиве также хранятся личные дела сотрудников, в которых фиксируются все рабочие моменты и, прежде всего, рабочий стаж. В практике Пенсионного Фонда имеют место случаи, когда для начисления пенсии требовалось поднимать архив личных дел на предприятии, где гражданин работал несколько десятилетий назад.

Всего несколько лет работы в регионах с повышенными коэффициентами надбавки или с особыми способами исчисления стажа могут существенно повлиять на размер пенсии. Однако сделать это можно только в том случае, если работодатель заблаговременно побеспокоился о том, чтобы для работы службы архивирования были созданы достойные условия, а архивисты ответственно выполняли свои обязанности.

Работа в архиве требует профессиональной подготовки. К ней допускаются специалисты с должным уровнем квалификации. Желательно, чтобы это были профессиональные архивисты. В то же время работодатель по своему усмотрению может допустить к обслуживанию архива лиц из состава персонала, которые прошли дополнительную профессиональную подготовку или специальные обучающие курсы.

Сроки хранения документов

Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения. Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Длительный или постоянный срок хранения обычно имеют документы, которые:

— содержат сведения о политике и действиях организации;

— содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;

— документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

— используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;

— содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

Примечание. Перечень распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Кадровым документам в Перечне посвящено два раздела:

— раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);

— раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Читать еще:  Как получить удостоверение Ветерана боевых действий

Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

N по ПеречнюНаименование документаСрок хранения
576Коллективные договорыПостоянно
586Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда3 года
602Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
624Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности5 лет
626Журналы, книги учета:
А) профилактических работ по технике безопасности;10 лет
Б) инструктажа по технике безопасности;10 лет
В) проведения аттестации по технике безопасности5 лет
653Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за годПостоянно
656Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.):
А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания;75 лет
Б) других работниковПостоянно
657Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел75 лет
658Личные карточки работников, в том числе временных75 лет
664Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (невостребованные — 75 лет)
668Командировочные удостоверения5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)
687Переписка об оформлении командировок5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)
693Графики предоставления отпусков1 год
696Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Голосование

АДМИНИСТРАЦИЯ

КРОПАЧЕВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

АШИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 34

от « 09 » апреля 2019 г.

Об утверждении Положения и состава комиссии

об экспертной комиссии для организации и

проведения работы по экспертизе ценности документов,

образующихся в процессе деятельности, определения

сроков хранения и уничтожения документов в администрации

Кропачевского городского поселения

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом Кропачевского городского поселения Ашинского муниципального района Челябинской области

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения согласно приложения 1.

2. Создать экспертную комиссию для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения.

3. Утвердить состав экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения согласно приложения 2.

4. Настоящее постановление подлежит обнародованию на информационных стендах и размещению на официальном сайте www.kropachevo.ru

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Кропачевского городского поселения С.В. Малькова

утверждено постановлением администрации

Кропачевского городского поселения

от 09 апреля 2019г. № 34

Положение

об экспертной комиссии

для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности,

определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения

I. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности, определения сроков хранения и уничтожения документов (далее – Положение) администрации Кропачевского городского поселения (далее – Администрация) разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018г. №43.

Читать еще:  ПРИКАЗ О РЕОРГАНИЗАЦИИ В ФОРМЕ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ОБРАЗЕЦ

2. Экспертная комиссия администрации Кропачевского городского поселения (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности администрации Кропачевского городского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при главе Кропачевского городского поселения, и действует на основании Положения, разработанного на основе Примерного положения, и утверждено главой Кропачевского городского поселения.

4. Администрация Кропачевского городского поселения, выступающая источником архивного отдела Кропачевского городского поселения согласовывают Положение об ЭК с ЭПК Государственного комитетом по делам архива Челябинской области.

5. Персональный состав ЭК утвержден постановлением администрации Кропачевского городского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений. Председателем ЭК назначается заместитель главы Кропачевского городского поселения.

6. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1.Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности администрации Кропачевского городского поселения для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел администрации Кропачевского городского поселения;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности администрации Кропачевского городского поселения с последующим представлением их на согласование ЭПК Государственного комитета по делам архива Челябинской области (далее – Государственный комитет).

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов администрации Кропачевского городского поселения по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением администрации Кропачевского городского поселения, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив) представление на утверждение ЭПК Государственного комитета согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения представление на согласование ЭПК Государственного комитета, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел администрации и Совета депутатов.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения представление на согласование ЭПК Государственного комитета актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом администрации Кропачевского городского поселения, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации Кропачевского городского поселения.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4.Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в администрации Кропачевского городского поселения.

Читать еще:  Должностная инструкция ветеринарного врача

7.6.Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с архивным отделом администрации Кропачевского городского поселения. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

9. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

10. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

11. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

утверждено постановлением администрации

Кропачевского городского поселения

от 09 апреля 2019 г. № 34

СОСТАВ

экспертной комиссии

для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности,

определения сроков хранения и уничтожения документов в администрации Кропачевского городского поселения

Председатель комиссии:

Малькова С.В. — заместитель главы Кропачевского городского поселения,

Заместитель председателя комиссии:

Сорокина Т.Л. –заместитель главы Кропачевского городского поселения,

Секретарь комиссии:

Батыргареева И.В. – ведущий специалист администрации Кропачевского городского поселения,

Члены комиссии:

Казакова И. С. –главный бухгалтер администрации Кропачевского городского поселения,

Панова А.В.- экономист администрации Кропачевского городского поселения.

Состав экспертной комиссии

Комиссия создается из числа работников отдела документационного обеспечения, кадровых специалистов, иных руководителей (в зависимости от специфики работы организации).

Председателем комиссии может быть руководитель предприятия или его заместитель по соответствующему направлению деятельности. Секретарем является, как правило, работник, ответственный за архив. Он же ведет протокол заседания.

Дата заседания экспертной комиссии определяется распорядительным документом.

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

Разработка положения об экспертной комиссии.

Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив. Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение. Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку , переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Какие есть подводные камни в подготовке документа?

В первую очередь, следите, чтобы сами члены комиссии были обучены охране труда и имели соответствующие удостоверения. Для образовательных организаций — это работники педагогического состава, имеющие право преподавать охрану труда. Для внутренних комиссий — это руководители и специалисты, прошедшие подготовку по охране труда в размере не менее 40 часов.

Во-вторых, это периодичность создания и оформления протоколов. Если действующие лица (проверяемые) — руководители и специалисты, то период составляет 3 года. Если это работники рабочих профессий, то 1 год.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector