Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Процесс перехода на электронный документооборот Взгляд изнутри

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Шаг 1. Соберите аналитику

Внедрять ЭДО можно по 3 направлениям.

Отчетность

Здесь «отступать» уже некуда. Декларации по НДС, а также отчеты по НДФЛ, страховым взносам, в ПФР и ФСС при численности от 10 чел., баланс в ИФНС в 2021 г. ‒ все сдают в электронном виде. Малому бизнесу отсрочили до 2022 г. только передачу онлайн-статотчетности.

Работа с контрагентами

На скорость сделок напрямую влияет доставка бумаг. Кроме этого, у крупных компаний издержки на внешний документооборот превышают сотни тысяч рублей, сумма увеличивается в разы за счет расходов, связанных со ошибками, штрафами, бизнес-потерями.

Пример совмещения внутреннего и внешнего документооборота.
Скрин с sbis.ru

  1. Проанализируйте, какие документы получаете чаще. Все их можно разделить на:

— формализированные – оформляют по утвержденному формату ФНС (акты приема-передачи, счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД и пр.). Именно эти документы переводят на ЭДО в первую очередь;

— неформализированные – составляют в любой удобной форме. Это письма, доп. соглашения, договоры, доверенности и пр.

  • Составьте перечень всех контрагентов. Выделите тех, с кем работаете чаще всего, для кого важны сроки получения оригиналов. Возможно, часть партнеров уже работает с ЭДО, поэтому имеет смысл рассмотреть, с какими именно провайдерами.
  • Продумайте алгоритм регистрации, хранения корреспонденции. Отработка отправки, получения, подписания нужна, если не рассматривается отдельно внедрение ЭДО для внутренних согласований.
  • Полезная ссылка! Перечень форматов, утвержденных ФНС России с файлами для загрузки.

    Внутренний документооборот

    Проследите все маршруты. Распишите, какие этапы составления, согласований, отправки, регистрации и пр. проходит каждый тип документов. Именно на этом этапе часто выясняется, что бизнес-процессы не оптимизированы. Но даже для сложных маршрутов с последовательными или параллельными согласованиями можно подобрать техническое решение.

    Пример маршрута подписания договора.
    Скрин с sbis.ru

    Если планируете внедрять ЭДО по всем направлениям и дополнить его аналитикой, лучше рассматривать подключение СЭД.

    «Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг»

    Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК».
    Источник: business.ru

    Электронный документооборот

    Государство постепенно внедряет обязательный электронный документооборот для госструктур и для бизнеса. Уже к концу 2024 года в стране планируют оцифровать до 70% счет-фактур и до 95% накладных. Разберемся, какие компании и ИП обязаны перейти на ЭДО, а кто пока может работать по старинке.

    Что такое электронный документооборот

    Электронный документооборот (ЭДО) — обмен финансовыми и юридическими документами в электронном виде. Но это не то же самое, что сканированная копия, отправленная на email.

    Электронный документ — это файл, подписанный специальной электронной подписью. Его передают по безопасным каналам связи. Перехватить или подделать такой документ также сложно, как взломать банк. К тому же электронная подпись (ЭЦП), которой подписывают документ, подтверждает, что его содержимое не менялось.

    Чтобы создать электронный документ, нужно оформить ЭЦП и заключить договор с оператором ЭДО — это компания, которая обеспечивает юридически значимый документооборот. Как перейти на ЭДО, расскажем в следующей статье. Подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить актуальную информацию.
    Контрагенты могут беспрепятственно обмениваться документами, даже если они пользуются услугами разных операторов ЭДО. Но лучше выбрать оператора федерального уровня, который работает по всей стране.
    Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный с печатью и подписью. Он считается юридически значимым — его необходим для участия в тендере, при сдаче отчетности в налоговую или отправке платежки в банк. ЭДО подходит для обмена первичными документами с контрагентами. Если компания перешла на электронный документооборот, не нужно передавать контрагенту бумажный оригинал.

    Когда бизнес обязан применять ЭДО для взаимодействия с государством

    Отправить бухгалтерский баланс в ФНС. Годовую бухгалтерскую отчетность с 2021 года все организации обязаны сдавать в электронном виде. Раньше делали исключение для компаний, относящихся к малому бизнесу — они могли сдать бумажную версию. Сейчас бумажный отчет не примут.

    Сдать налоговую отчетность в ФНС. Компании и ИП, у которых в штате более 100 сотрудников, обязаны сдавать всю налоговую отчетность через оператора ЭДО — любые декларации нужно отправлять только в электронном виде.
    Аналогичное требование распространяется на крупнейших налогоплательщиков — это компании с выручкой от 35 млрд. рублей, любые кредитные или страховые организации, брокеры. Все они обязаны сдавать декларации только в системе ЭДО. Распечатанную отчетность у них не примут.

    Если в штате меньше 100 сотрудников и ваша компания не относится к категории крупнейших налогоплательщиков — можете выбирать: сдавать бумажную налоговую отчетность или отправлять декларацию по системе ЭДО.

    Отчитаться по НДС. Декларации по НДС необходимосдавать электронно. Требование распространяется на компании и ИП, которые отвечают хотя бы одному из перечисленных признаков:

    • применяет общую систему налогообложения;
    • платит НДС как налоговый агент по своим сделкам с иностранным поставщиком либо при аренде муниципального имущества;
    • выставляет счета-фактуры клиентам или получает счета-фактуры за посредническую деятельность.
    Читать еще:  Претензия по задолженности по договору. образец заполнения и бланк 2021 года

    Во всех перечисленных случаях налоговики не принимают бумажные декларации по НДС.
    Отправить расчет страховых взносов за работников в ФНС. Электронные расчеты отправляют компании и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников более 10 человек. Если в коллективе меньше 10 сотрудников — расчет в налоговую можно унести лично или отправить по почте.

    Отчитаться за работников перед Пенсионным Фондом и ФСС. Если в компании больше 25 наемных сотрудников — отчетность в ПФР сдают в электронном виде. Это касается форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, ДСВ-3 со сведениями о работниках. Компании, у которых меньше 25 сотрудников, могут сдавать бумажный вариант отчетности.
    Аналогичная ситуация с формой 4-ФСС, которую работодатели подают в Фонд соцстрахования: если в компании работает более 25 человек — отчет отправляют в электронном виде, если меньше — можно подать бумажный вариант.

    Отчитаться в Росстате. В 2021 году статистическую отчетность последний раз можно подать в бумажном виде. С 2022 года в Росстат нужно отправлять только электронные документы. Это касается компаний и ИП, которые попадают под сплошное и выборочное статистическое наблюдение. На сайте Росстата по ИНН можно уточнить, какую статотчетность нужно подать и в какие сроки.

    Перечисленные требования не касаются ИП на упрощенке или патенте со штатом менее 10 сотрудников. Если предприниматель не платит НДС, он может самостоятельно выбирать форму сдачи отчетности.

    Кто обязан применять ЭДО для работы с контрагентами

    Участники госзакупок. С апреля 2021 года участники торгов могут обмениваться только электронными документами. Требование распространяется на подключение к торговой площадке и на взаимодействие между заказчиками и исполнителями.

    Производители и продавцы обуви, одежды, табака и других маркированных товаров. Чтобы торговать маркированной продукцией, необходимо подключиться к системе «Честный знак». Все контрагенты, которые есть в цепочке от производителя до магазина, обязаны обмениваться документами через эту систему.

    Производители и продавцы алкоголя. Если компания производит или торгует алкогольными напитками, она обязана подключиться к ЕГАИС и в системе обмениваться документами с контрагентами.

    Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю. Продавцам сельхозпродукции необходимо зарегистрироваться в системе «Меркурий» и через нее оформлять сопроводительные документы. Например, ветеринар выдает заключение, выписывает справку и свидетельство только в электронном виде. Контрагенты получают документы на партию сельхозпродукции по системе ЭДО.

    Продавцы импортных холодильников, детских автокресел и других прослеживаемых товаров. В России утвержден список товаров, которые должны прослеживаться с момента пересечения границы РФ. Например, в него включены холодильники, стиральные машины, мониторы, детские коляски, а также промышленное оборудование: холодильные и морозильные установки, тепловые насосы, автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы.
    Контрагенты оформляют счета-фактуры на зарубежные поставки этих товаров и обмениваются документами только через систему ЭДО.

    Когда компания завозит из Китая партию стиральных машин, налоговая служба присваивает ей уникальный код. Участники сделок — оптовики и розничные магазины — указывают этот код в счетах-фактурах. Причем все документы вплоть до продажи конечному покупателю оформляются в электронном виде.

    Какими преимуществами обладает ЭДО

    Помогает не отстать от рынка. Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на ЭДО. По данным СКБ «Контур», уже треть российских компаний использует электронный документооборот. Причем крупный бизнес охвачен на 50–70%, а малый и средний — только на 5–12%.

    На фоне пандемии развитие этого сегмента рынка заметно ускорилось: по данным нашей компании на 30% выросло число субъектов бизнеса, которые внедряют систему юридически значимого электронного документооборота.

    В 2021 году мы ожидаем усиления этой тенденции: все больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде.

    руководитель направления СЭД/ECM

    Экономит ресурсы. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить подключение к системе ЭДО.

    На мой взгляд, переход на ЭДО снижает бюрократическую нагрузку, облегчает коммуникацию между сотрудниками, сохраняет лесные ресурсы, улучшает показатели эффективности управления организацией.

    Необходимо упомянуть и про издержки. Раньше мы тратили около 3–5% прибыли на печать и пересылку документов. С ЭДО мы сократили эти расходы более чем наполовину.

    Читать еще:  KPI для учителя Как педагогам зарабатывать больше?

    директор по развитию приложений

    для бизнеса в ИТ-компании Atos

    Уменьшает трудозатраты. Не нужно тратить время на распечатку, подпись, отправку, отслеживание и обратное получение документов. За несколько секунд документ с электронной подписью доставляется в любую точку мира.

    Два года назад наша компания запустила обмен электронными документами. А уже в 2020 году мы отправили по системе ЭДО более двух с половиной миллионов электронных документов. С переходом на ЭДО сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку их к отправке — исходящий документооборот по всем 115 филиалам у нас ведут всего три специалиста.

    транспортной компании «Байкал-Сервис»

    Защищает данные. Утечка конфиденциальной информации обычно происходит, когда бумажные документы выходят за пределы организации.

    При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам — содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник.

    Операторы ЭДО гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за это юридическую ответственность. Данные всегда хранятся в зашифрованном виде, поэтому содержимое невозможно прочесть или скопировать, даже если систему ЭДО взломают или произойдет технический сбой.

    Помогает развивать бизнес. Применять ЭДО стоит не только ради экономии или по требованию контрагентов, но и для развития собственной компании.
    Если бизнес переходит на электронный документооборот, он автоматизирует обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать сведения, проще находить информацию о клиентах и сделках, а руководству — принимать эффективные управленческие решения.

    Проверьте, нужен ли ЭДО вашему бизнесу

    Для работы с госслужбами

    1. Налоговая отчетность в ФНС — Все юрлица
    2. Налоговая декларация по любому налогу -Юрлица и ИП со штатом от 100 работников
    3. Декларация по НДС — Юрлица и ИП — плательщики НДС
    4. Расчет страховых взносов за работников — Юрлица и ИП, у которых 10 и больше сотрудников
    5. Отчет в ПФР и ФСС — Юрлица и ИП, у которых 25 и больше сотрудников
    6. Отчет в Росстат — Все юрлица и ИП

    Для работы с контрагентами

    1. Участники электронных торгов — Обязательно для заказчика и исполнителя
    2. Производители и продавцы маркированных товаров — Обязательная регистрация в системе «Честный знак»
    3. Производители и продавцы алкогольной продукции — Обязательная регистрация в ЕГАИС
    4. Фермеры и продавцы фермерской продукции, подлежащей ветеринарному контролю — Обязательная регистрация в системе «Меркурий»
    5. Продавцы импортных прослеживаемых товаров — Обязательная регистрация в национальной системе прослеживаемости товаров

    Какими документами можно обмениваться по ЭДО: полный перечень

    На данный момент электронной может быть абсолютно любая бумага, если действующее законодательство РФ не запрещает использование такой электронной документации. Еще электронным может быть абсолютно любой документ, если ранее была сделана оговорка на предоставление оригинальной документации.

    По данной причине с помощью отдельных законодательных актов были введены:

    1. Трудовые книжки.
    2. Электронные счета-фактуры.
    3. Части кадровой документации.
    4. Б/л и так далее.

    Шаг 4. Оптимизация процессов

    После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

    Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

    Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу. Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

    Зачем переходить на электронный документооборот

    Электронный документооборот уже оценили многие крупные компании Украины: он позволяет оптимизировать бизнес-процессы и существенно сэкономить. Как это работает?

    Тамара Кучугурная, директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно».

    Вопреки стереотипам, электронные документы имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные, поэтому не стоит бояться изменений. Уже есть опыт использования их в судебных делах и во время налоговых проверок.

    Так что же представляет собой электронный документ? Это файл, который содержит те же реквизиты, что и бумажный, но в нем еще есть метка времени, которая показывает, когда документ был подписан. Когда он подписывается при помощи ЭЦП (электронной цифровой подписи), формируется определенный шифр, подтверждающий, что документ не был изменен после подписания.

    Читать еще:  Какими качествами должен обладать хороший воспитатель?

    К примеру, есть два партнера, которым нужно обмениваться документами. Один из них загружает файлы в сервис, указывает e-mail получателя, подписывает документы с помощью ЭЦП и отправляет контрагенту. В то же время, партнер получает приглашение в сервис электронного документооборота, проверяет документ и ставит свою электронную подпись. Документ завизирован у двоих партнеров в течение буквально пары минут!

    В электронном виде можно обмениваться практически любыми документами, которые не заверяются у нотариуса. В основном это договоры, первичная документация, расходные накладные, заявки на перевозку грузов и т.д.

    В чем же преимущества и почему стоит отказываться от бумажных документов в пользу электронных?

    Это намного дешевле

    Вам больше не нужно печатать документы, тратить деньги на конверты, бумагу и доставку. Мы посчитали, что в среднем отправка одного документа стоила нам 17 гривен. И на опыте Zakupki.Рrom.ua, где мы уже год используем сервис «Вчасно», мы сэкономили таким образом 5 млн гривен, отправив больше 300 тыс. документов.

    Экономия времени

    В сервисе электронного документооборота “Вчасно” есть возможность массовой подписи. Обработка тысяч файлов происходит буквально в несколько кликов. Больше нет стопок бумаг, которые вручную надо подписывать, а потом еще каждую упаковывать в конвертик. Документы моментально попадают к вашим партнерам, ч то ускоряет бизнес-процессы, а значит, сделки и оплаты происходят быстрее.

    Скорость и сохранность

    Можно моментально находить нужные документы без долгого копания в архивах. Кроме того, бумажные носители часто теряются, их можно повредить, электронные же находятся в независимых дата-центрах в трех экземплярах, вероятность того, что какой-то из них потеряется – практически нулевая.

    Контроль статусов подписания

    Благодаря этому процесс подписания становится полностью прозрачным для двух сторон. Вы в любой момент можете узнать, в каком статусе находится документ, видел ли его ваш партнер, оставил ли какие-то комментарии и т.д.

    Доступ к документам 24/7

    Вы можете работать с документами с мобильного телефона, компьютера, планшета, находясь даже за границей. Наш клиент «OLX» таким образом сэкономил 260 человеко-часов за 8 месяцев работы. И чем больше у вас документов, тем больше времени сотрудников вы сэкономите.

    Гарантия подлинности

    Нельзя подделать ЭПЦ, вы всегда будете знать, кто именно подписал тот или иной документ и когда. Файлы хранятся в течение указанного законодательством времени, но его, естественно, можно продлить при необходимости. Также можно организовывать собственные локальные архивы.

    Что же нужно для перехода на электронный документооборот?

    Для начала – прописать в учетной политике переход предприятия на такой документооборот. Затем выбрать сервис, в котором вам будет удобно это сделать. Далее – сообщить об этом партнерам, а лучше зафиксировать переход на электронный документооборот в допсоглашениях или публичной оферте. Вы можете начинать работать!

    Мы перешли на электронный документооборот!

    В наше время многие компании переходят на систему электронного документооборота (ЭДО).

    ЭДО позволяет оперативно решать задачи любого бизнеса и дает возможность взаимодействовать с различными компаниями и предприятиями в электронном формате без затраты времени на дорогу и очереди.

    Основные преимущества использования ЭДО:

    • сокращение времени доставки документов до нескольких минут;
    • сокращение сроков обработки документов и сроков взаиморасчетов по заключенным договорам;
    • отказ от помещений для физического хранения документов;
    • обеспечение надежности доставки документов и исключение вероятности их потери и порчи в процессе обмена;
    • обеспечение возможности контроля прочтения и доставки документов;
    • автоматизация обмена важных документов: счет-фактуры, акта сверки и др.;
    • редакция готовых документов;
    • удобная система доступа для всех сотрудников;
    • улучшение сервиса и повышение уровня лояльности среди клиентов.

    Кому может быть полезен ЭДО?

    • Крупным компаниям, у которых огромный документооборот и доставка бумаг влияет на скорость сделок. Использование ЭДО избавит от рисков, связанных с потерей документов.
    • Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара в день получения документа, использование ЭДО поможет ускорить процесс исполнения договоров.

    Электронная цифровая подпись

    Согласно законодательству документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и физические документы. Для заверения электронного документа была придумана электронная подпись. Электронную подпись прикрепляют к документу, и только после этого он считается подписанным. Если же в документ вносятся какие-либо изменения — подпись становится недействительной. Так, электронная цифровая подпись наделяет цифровые документы полной юридической силой и гарантирует защиту информации.

    Квалифицированная электронная подпись не зависит от региона оформления и действует на всей территории Российской Федерации. Наши специалисты могут оформить электронную цифровую подпись, помочь в составлении заявления и подсказать, как записать подпись удаленно. Мы оформляем ЭЦП как с носителем, так и без него.

    Почему мы выбираем ЭДО?

    Мы убеждены, что наше будущее именно за электронным документооборотом, потому что его использование — это

    • сохранение времени;
    • гарантия защиты информации;
    • экологичный подход к окружающей среде.

    Приглашаем вас присоединиться к будущему вместе с нами!

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector