Garant-blok.ru

Гарант Блок
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Раздел 2 Учет документов в архиве

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Правила и образец заполнения

Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.

Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:

  • номер фонда (графа 2);
  • номер и название описи (графы 3 и 4);
  • количество описанных в них дел (графы 5-7);
  • количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
  • любые примечания для удобства ведения учета.

Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.

Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.

В записях следует уточнять:

  • сколько учетных единиц хранится;
  • сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
  • сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.

Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен.

1С:Документооборот – архив документов

1. Организация хранения архивных документов в архиве

Сегодня немного расскажу про организацию архива в 1С 8.3 и постараюсь проиллюстрировать как это реализовано в системе 1С Документооборот.

Итак, организация архивного хранения при работе в 1С:Документооборот. Для начала немного теории: организация хранения архивных документов в архиве и эффективного их использования – это одна из задач службы документационного обеспечения, например, канцелярии. В зависимости от структуры компании может быть одна большая служба или отдельно служба архивная. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. это самостоятельный документ, составление которого является достаточно сложной и многоступенчатой задача. Представлю вам ГОСТ Р 51141.

Изображение 1 – Делопроизводство и архивное дело

Гост «Термины и определения. Делопроизводство и архивное дело» описывает номенклатуры дел архива организации. Важно учитывать, что номенклатура дел архива организации делится на номенклатуры дел структурного подразделения и общую сводную номенклатурную дел организации. Также номенклатура дел архива организации может использоваться при регистрации документов. Иногда это можно видеть, например, на внутренних документах, когда индекс дела по номенклатуре входит в регистрационный номер документа как его составная часть.

Номенклатура дел архива организации составляется на основе анализа тех документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Обычно структурное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения и передает ответственным сотрудникам для формирования сводной номенклатуры дел организации.

После того как номенклатура дел архива организации утверждается, выписки из соответствующих подразделениям разделов передаются для использования в работе, и если в организации появляются те документы, для которых дело не предусмотрено номенклатурой, для него заводится самостоятельное дело. Для этого имеются резервные номера в номенклатуре, под которыми записываются новые дела. Утверждённая номенклатура обычно действует в течение пяти лет и подлежит составлению или переутверждению в случае изменения структуры или функции учреждения.

Номенклатура дел архива организации может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме. Программа 1С:Документооборот позволяет строить номенклатуру по всем 3 схемам. Ниже представлен пример построения номенклатуры по структурной схеме.

Изображение 2 – Номенклатура дел, построенная по структурной схеме

В нашем случае наименование разделов и подразделов соответствуют структуре организации.

Например, канцелярия, плановый отдел, дела по работе с клиентами, финансовые, и так далее. Если в организации нет структурного деления, то тогда номенклатура строится по производственно-отраслевой схеме или функциональной. В этом случае наименование разделов номенклатуры совпадают с обозначениями управленческих функций или направлений деятельности: секретариат, планирование, финансирование, кадры и тому подобное.

На изображении номер 3 продемонстрирована печатная форма номенклатуры, в которую заносится вся информация из тех заголовков дел, которые заполняются непосредственно в системе. Таким образом после формирования номенклатуры дел архива организации её можно распечатать и передать на утверждение руководству организации.

Читать еще:  Личностные качества эффективного консультанта

Изображение 3 – Печатная форма номенклатуры

Срок в хранения дела начинается 1 января следующего года после того, как сформирована номенклатура. Дела формируются в структурных подразделениях и обычно какое-то время хранятся в их архиве, а только затем передается в архив организации на оперативное хранение. Обычно дело сохраняется до 3 лет. Стоит обратить внимание, что в дело помещается только исполненные документы в день окончания исполнения.

Например, в системе 1С:Документооборот дело формируется достаточно просто: мы создаем скажем карточку дела, где указываем номер тома, документы с изначальной по конечную дату, которые будут располагаться в этом деле, и количество листов.

Также мы можем указать место хранения (например, первый архив, комната номер три, стеллаж под номером три, полка два и так далее). В этой карточке также в дальнейшем будет указываться информация о закрытии дела, и мы сможем посмотреть те документы, которые в этом деле располагаются с указанием даты регистрации и номера. Непосредственно в самой карточке документа мы можем указать, что документ помещается в дело. Это происходит на закладке хранения.

А на закладке, продемонстрированной ниже, мы указываем количество экземпляров документа, количество листов и дело, в которое будет помещен документ.

Изображение 4 – Формирование дела в 1С:ДО

Система 1С:Документооборот позволяет переносить документы из одного дела в другое, если они помещены не туда куда нужно. После формирования дела обязательно проводится его полное или частичное оформление, то есть дело переплетается, нумеруются листы и составляется внутренняя опись документов дела.

Изображение 5 – Внутренняя опись документов дела

Данный документ позволяет формировать такую опись. Составляется лист заверителя и обложка дела. Все эти документы вы можете распечатать из программы 1С:Документооборот и, если необходимо, хранить уже непосредственно в бумажном виде.

Лист заверителя обычно составляется для учета количества листов в деле и указания пропущенных номеров. После того как у нас дело оформлено и наполнено, мы можем готовить документы к архивному хранению. При передаче дел ответственным сотрудникам для помещения в архив проверяется правильность оформления дела. В случае выявленных недостатков структурное подразделение обязано их устранить и заново передать дело в архив.

Документооборот передачи дел в архив организации оформляет следующим образом: мы можем провести передачу дел в архив, составить необходимую опись, сформировать печатное формы и в определенном виде отобразить информацию о том, какие дела у нас являются открытыми, какие закрыты, а какие переданы в архив.

То есть таким образом мы можем оперативно просматривать информацию по наличию дел в архиве
.

Изображение 6 – подготовка документов к архивному хранению

Итак, это была небольшая теоретическая часть про работу в 1С:Документооборот при организации архивного хранения дел. А сейчас перейдём к небольшим вопросам об архиве в 1С 8, которые волнуют большинство людей.

2. Восстановление базы данных 1С из архива

Рассмотрим задачу восстановления базы данных 1С. Архивы баз данных 1С могут быть двух видов: первый вид архива – это файл dt, то есть это выгрузка база данных, которая была сделана с помощью конфигуратора. Второй тип выгрузки это backup (бэкап). Zip файл создается, когда была сделана копия базы данных в пользовательском режиме. Для начала нам необходимо будет завести пустую папку на диске – в этот каталог мы положим базу данных. Следующим этапом нам необходимо в списке прописать путь к этой базе. Смотрите изображение 7.

Изображение 7 — Прописывание пути файла

Если у нас файл архив базы данных в zip формате, можем использовать любой архиватор (winrar, winzip и т. д.). С его помощью находим бэкап и извлекаем базу, указывая путь.

Изображение 8 – Извлечение файла и указание пути сохранения

После этого архиватор можно закрыть. Находим в списке баз необходимую, заходим в конфигуратор, где видим, что наша бухгалтерия открылась – можно открывать конфигурацию и базу данных в режиме учета. Это был вариант открытия из zip архива при работе в 1С:Документооборот.

Теперь рассмотрим второй вариант, когда у нас есть архив dt. Создаём новую базу, открывает конфигуратор и далее переходим по пути: «Администрирование → Загрузить базу данных», где выбираем наш dt. После разворачивания базы данных появится сообщение о перезапуске конфигуратора. Жмем «Да» – конфигуратор перезапустится, после чего необходимо будет заново авторизоваться для последующей работы с базой данных.

3. Сохранение информационной базы в Архив

Средствами системы 1С:Документооборот мы можем также сохранить базу данных в архив. Делается это в режиме конфигуратора.

Читать еще:  Обязанности оператора пульта централизованной охраны

Находим пункт меню «Администрирования» в системе 1С:Документооборот, в котором есть два необходимых нам пункта «Выгрузить информационную базу» и «Загрузить информационную базу». Нажимаем «Выгрузить информационную базу» – появляется окно, где мы должны указать место сохранения данных.

Далее для архивации базы жмем «Сохранить». Когда появится сообщение «Выгрузка информационной базы файл завершена» нажимаем кнопку OK. Чтобы проверить результаты выгрузки, просто перейдем в указанную для архивации папку – файл уже находится там.

Также существует и второй вариант архивации базы: для того чтобы создать резервную копию, нам надо перейти в меню «Компания → Администрирование → Поддержка и обслуживание → Резервное копирование и восстановление». Здесь мы выбираем пункт меню «Создание резервной копии», указываем путь к месту хранения резервных копий.

Создавать резервные копии базы данных рекомендуется хотя бы раз в несколько дней – никто не может знать наверняка, когда внезапно выключится свет или программа даст сбой. Кроме того, создание резервной копии не занимает много времени – ждать придется от нескольких минут до получаса (зависит от размера базы).

4. Чтение архивов в формате ZIP

Для того чтобы прочитать файлы архива в формате ZIP, необходимо выполнить несколько простых действий:

· открыть ZIP архив;

Создание объекта ЧтениеZIPФайла можно осуществить двумя путями: создать инициализированный объект или, создав неинициализированный объект, вызвать у него метод Открыть(). В обоих случаях состав параметров является одинаковым. В самом простом случае требуется указать только имя архивного файла, с которым необходимо работать.

Для того, чтобы открыть ZIP архив требуется указать:

1. имя файла, который требуется открыть;

2. пароль доступа к архиву;

После того как архив ZIP открыт, можно получить информацию о файлах, хранящихся внутри него. Для этого у объекта ЧтениеZIPФайла предусмотрено свойство Элементы, которое предоставляет доступ к коллекции элементов ZIP файла.

Для каждого элемента можно получить разнообразную информацию о его имени, времени его модификации, его атрибутах, а также узнать является ли данный элемент зашифрованным.

После получения информации о элементах их можно распаковать на диск. Это возможно сделать двумя методами:

· воспользоваться методом ИзвлечьВсе().

· воспользоваться методом Извлечь().

Метод ИзвлечьВсе() распаковывает все файлы в архиве в формате ZIP по указанному пути. Второй параметр данного метода определяет возможность восстановления исходных путей файлов.

Метод Извлечь() распаковывает указанный элемент коллекции из свойства Элементы по указанному пути. Второй параметр данного метода аналогичен тому же параметру метода ИзвлечьВсе(). Наибольший интерес представляет третий параметр данного метода – Пароль. В нем можно указать индивидуальный пароль для элемента архива.

При работе с большими объемами данных могут возникнуть проблемы при пересылке архивных файлов при работе в 1С:Документооборот. Типичной ситуацией является ограничение некоторых почтовых серверов на размер сообщения – если письмо превышает некий заранее установленный размер, оно отбрасывается сервером.

Для решения этих проблем можно использовать функции РазделитьФайл() и ОбъединитьФайлы().

Функция РазделитьФайл() предназначена для разбиения файла на несколько частей указанного размера. Функция ОбъединитьФайлы() объединяет несколько файлов в один.

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы»

На упрощённой системе с объектом «Доходы» нужно заполнять разделы I, IV и V.

Раздел I. Доходы и расходы

В эту часть заносите все хозяйственные операции по порядку с указанием даты и номера первичного документа: платёжного поручения, товарного чека, акта, накладной и других. Также пропишите содержание операций, а в графе 4 укажите сумму дохода.

Графа 5 обычно не заполняется. Но если вы получали субсидию на поддержку малого и среднего бизнеса, укажите расходы, которые оплатили этими деньгами.
Отобразить субсидию в доходах тоже нужно, но не в тот же момент, как получили. Потратили часть субсидиии — добавили эту сумму сразу в доходы и расходы. Потратили ещё часть — снова внесли записи. И так делайте до тех пор, пока не потратите субсидию полностью.

Записывайте полученные доходы только тогда, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчётный счёт. Предоплата тоже считается доходом, поэтому её также заносите в графу 4. Даже возвращённую покупателю предоплату нужно указывать в этом столбце, только со знаком минус. Учитывать возврат в расходах и вносить его в графу 5 не надо, потому что он уменьшает налогооблагаемые доходы.

Раздел IV. Расходы, уменьшающие налог

В этот раздел нужно вносить те суммы, на которые потом уменьшится ваш налог: страховые взносы за сотрудников, взносы по договорам добровольного личного страхования и больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, оплаченные организацией. ИП должны указать ещё и страховые взносы за себя.

Читать еще:  Акт ревизии кассы бланк

Записывайте расходы по мере уплаты, а в конце каждого каждого квартала подводите итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом и посчитать налог.

Пример заполнения раздела IV. Расходы, уменьшающие налог

Раздел V. Торговый сбор, уменьшающий налог

В этот раздел добавляйте суммы торгового сбора за каждый квартал. Заполнять его должны все налогоплательщики на УСН «Доходы», а не только те, кто обязан платить торговый сбор.

Если в вашем регионе нет торгового сбора, укажите отчётный год, а в показателях поставьте прочерки, чтобы налоговый инспектор не решил, что вы забыли заполнить раздел.

Если в вашем регионе есть торговый сбор, укажите порядковый номер операции, дату и номер первичного документа, период за который внесли платёж, и сумму.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Что делать, если архив не отвечает или информация не найдена

Если запрос оформлен по правилам, описанным выше, архив обязан вам ответить. Если архив не ответил вам ни по одному каналу связи, можно позвонить туда по телефону, рассказать о своем запросе (назовите себя, канал, по которому отправили запрос, содержание запроса) и узнать о его судьбе. Если вам сообщат, что запрос не получен, уточните адрес, по которому его следует отправить, — возможно, вы допустили ошибку или контактные данные были неверны. После этого отправьте повторный запрос.

Даже если вы получили ответ, возможно, вам сообщат, что запрошенные данные отсутствуют. Иногда архив может указать, где можно продолжить поиски.
К сожалению, многие документы безвозвратно утеряны в войнах, пожарах, затоплениях и просто вследствие человеческой безалаберности.

Если вы ничего не нашли, не стоит опускать руки. Посмотрите внимательно на анкету вашего родственника, наверняка можно еще за что-то зацепиться:

  • Если населенный пункт менял административную принадлежность (например, сейчас это Калужская область, но была Тульская губерния) документы по нему могут находиться в соседнем регионе. Попробуйте отправить запрос в архив области, соседней с той, в которой родился ваш родственник или в которой произошло какое-либо важное событие его жизни.
  • Вы можете самостоятельно поискать информацию в разных фондах на сайте архива: фондах духовных консисторий, церквей, волостных правлений, казенных палат и др. Там могут содержаться посемейные списки, материалы переписей населения, ревизские сказки и исповедные росписи. Отталкивайтесь от населенного пункта, в котором проживали ваши предки, и от соседствующих с ним.
  • Зная место учебы или военной службы родственника, можно продолжить поиски документов о нем в военных архивах и архивах учебных заведений.
  • Документы по репрессированным и осужденным хранятся в архивах ФСБ и МВД.

Нюaнcы oфopмлeния выпиcки пpи пoкyпкe нeдвижимocти

Пpи oфopмлeнии cдeлки пo кyплe-пpoдaжe жилoгo oбъeктa вceгдa ecть oпpeдeлeнныe pиcки. Oчeнь чacтo oни кacaютcя тoгo, чтo нa кyплeнныe квaдpaтныe мeтpы пo зaкoнy пpeтeндyют выпиcaнныe oттyдa нecoвepшeннoлeтниe дeти, нeдeecпocoбныe гpaждaнe или лицa oтбывaющиe нaкaзaниe в мecтax зaключeния.

Ocoбeннo чacтыe пpoблeмы вoзникaют вoкpyг oбъeктoв, гдe были пpoпиcaны дeти. Пo зaкoнy oни дoлжны быть выпиcaны в дpyгoe жильe, нe ycтyпaющee пo мeтpaжy и ycлoвиям пpeдыдyщeмy. Baжнo, чтoбы нa выпиcкy дaли пиcьмeннoe coглacиe oбa poдитeля. Любoe выявлeннoe нapyшeниe пpивeдeт к пpизнaнию cдeлки нeзaкoннoй.

Чтo кacaeтcя ocyждeнныx, тo иx мoжнo выпиcaть oбpaтившиcь в cyд. Пocлe выxoдa нa вoлю oни мoгyт пoтpeбoвaть вoccтaнoвить иx пpaвa нa имyщecтвo. Дoвoльнo чacтo cyд yдoвлeтвopяeт иx тpeбoвaния.

Bcex этиx пpoблeм мoжнo избeжaть, ecли зaкaзaть выпиcкy и пoлyчить иcчepпывaющyю инфopмaцию oбo вcex пpoпиcaнныx и выпиcaнныx.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector