Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Реквизит Подпись для каких случаев он обязателен

Как правильно подписывать документы

Требования к подписи на документах — это один из разделов правил оформления деловых бумаг. Резолюция относится к обязательным реквизитам делового письма, без которых документ не является официальным.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Реквизит 22 (обязательный) – «подпись»

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноруч­ную роспись полномочного должностного лица. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации-автора документа.

Подпись является обязательным атрибутом любого официального документа, придающим ему юридическую силу.

В чью компетенцию входит подписание того или иного документа?

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации (приказ о распределении обязанностей); доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям других организаций.

Документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

Документы справочного, информационного, аналитического характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Например, положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке

Председатель комиссииподписьЛ.И. Егоров
Члены комиссииподписьЛ.Н. Николаева
подписьО.В. Новикова
подписьИ.С. Савельева

В состав реквизита «подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

· расшифровка подписи (сначала инициалы, фамилия).

Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отметка о наличии приложения», всегда на первом экземпляре.

1. Если документ оформлен не на бланке, полное наименование должности включает наименование организации, причем расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа на бланке предприятия, организации указывается должность руководителя без указания наименования предприятия

Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Директор¿ Всероссийского¿ научно-исследовательского¿ института бумагиС.Д. Промокашкин

2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

3. В научных учреждениях и вузах в должностях указываются ученая степень и звание.

4. При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы денежного, материального, кредитного характера, служащие основанием для приема, выдачи денег) их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

ДиректорА.Д. Промокашкин
Главный бухгалтерТ.Г. Веснина

5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах).

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют и подписывают столько экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник.

В отечественной практике оформления документов встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Что недопустимо, так как нарушает юридическую силу документа.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись должностного лица, но оно не может подписать срочный документ по уважительной причине, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставят «И.О.», указывают фактическую должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Использование предлога «за» или «врио» не допускается.

Читать еще:  В чем состоят должностные обязанности секретаря

Согласование

Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям.

Согласование может быть:

· внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»;

· внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования».

Реквизит 22 (обязательный) – «подпись»

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноруч­ную роспись полномочного должностного лица. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации-автора документа.

Подпись является обязательным атрибутом любого официального документа, придающим ему юридическую силу.

В чью компетенцию входит подписание того или иного документа?

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации (приказ о распределении обязанностей); доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям других организаций.

Документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

Документы справочного, информационного, аналитического характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Например, положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке

Председатель комиссииподписьЛ.И. Егоров
Члены комиссииподписьЛ.Н. Николаева
подписьО.В. Новикова
подписьИ.С. Савельева

В состав реквизита «подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

· расшифровка подписи (сначала инициалы, фамилия).

Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отметка о наличии приложения», всегда на первом экземпляре.

1. Если документ оформлен не на бланке, полное наименование должности включает наименование организации, причем расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа на бланке предприятия, организации указывается должность руководителя без указания наименования предприятия

Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Директор¿ Всероссийского¿ научно-исследовательского¿ института бумагиС.Д. Промокашкин

2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

3. В научных учреждениях и вузах в должностях указываются ученая степень и звание.

4. При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы денежного, материального, кредитного характера, служащие основанием для приема, выдачи денег) их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

ДиректорА.Д. Промокашкин
Главный бухгалтерТ.Г. Веснина

5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах).

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют и подписывают столько экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник.

В отечественной практике оформления документов встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Что недопустимо, так как нарушает юридическую силу документа.

Читать еще:  Премия в 1С 83 ЗУП Как начислить?

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись должностного лица, но оно не может подписать срочный документ по уважительной причине, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставят «И.О.», указывают фактическую должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Использование предлога «за» или «врио» не допускается.

Согласование

Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям.

Согласование может быть:

· внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»;

· внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования».

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

  • фиксация времени создания ЭД;
  • фиксация времени формирования ЭЦП;
  • фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
  • долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Похожие вопросы

Скажите, нужно ли подтверждать документ оригинальной подписью при передаче его с использованием электронного документооборота? Например: сотрудник имеет доверенность от руководителя на составление и подписание документов. Цифровую подпись имеет только руководитель. Должен ли сотрудник при отправке документа поставить в нем свою оригинальную подпись, затем отсканировать документ и подписать электронной подписью руководителя или достаточно только электронной подписи? В документе указан только сотрудник.

Договор аренды торговой площади, подпись и печать ставит доверенное лицо фирмы по генеральной доверенности имеющее право подписи и печати, нужно ли прописать в договор это доверенное лицо или достаточно просто показать доверенность арендатору?

Заканчивается срок срочного трудового договора. Прошу у руководителя выдать характеристику. Он отвечает, что характеристика на работника выдается только по официальному требованию сторонних организаций. Но мол, мой непосредственный руководитель структурного подразделения может мне ее написать. Но печать на данный документ директор не поставит, т.к. это не финансовый документ. На основании какого документа, я могу обосновать свою просьбу поставить печать организации на характеристике? Или на основании какого документа я могу обосновать просьбу заверить печатью подпись руководителя структурного подразделения (все печати находятся у директора и ставит он их лично все сам). При телефонном обращении в трудовую инспекцию, мне сказали, что Трудовой кодекс не регулирует этот вопрос.

При заполнении счет-фактура подпись руководителя заменяется человеком назначенным по приказу, имеющему право подписи, но расшифровка подписи именно руководителя. Необходимо ли заменить расшифровку подписи? По положению ставить печать на счет-фактура не нужно. Необходимо ли заверить печатью подпись заменяющую руководителя. Спасибо.

Учредитель, он же директор берет процентный займ у своей фирмы ООО. Для подписи договора займа делает доверенность на зам директора, нужно ли ее заверять у нотариуса? Или достаточно печать и подпись руководителя.

Как организация должна заверять копии-печать и подпись директора или достаточно только печати?

ООО дало мне доверенность на заключение договора (соглашения) с другим юр.лицом. На доверенности образец моей подписи, подпись ген. директора ООО и печать. В соглашении написано, что я заключаю его по доверенности и мои реквизиты. Правильно ли я понимаю, что я просто его подписываю и прикладываю доверенность, и этого достаточно.? Просто вторая сторона просит, чтобы соглашение было с печатью. Но я не сотрудник этого ООО, на мою подпись же печать не поставят.

Читать еще:  Как получить субсидию на строительство дома в сельской местности

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

  1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
  2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
  3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Обоснование

Согласно ч. 7 ст. 83.2 Закона N 44-ФЗ в течение трех рабочих дней с даты размещения на электронной площадке проекта контракта, подписанного усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя электронной процедуры, и предоставления таким победителем соответствующего требованиям извещения о проведении закупки, документации о закупке обеспечения исполнения контракта заказчик обязан разместить в единой информационной системе и на электронной площадке с использованием единой информационной системы контракт, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика.

Согласно части 2 статьи 5 Закона № 44-ФЗ квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей, предназначенные для использования участниками контрактной системы в сфере закупок (за исключением участников закупок, являющихся иностранными лицами) в целях настоящего Федерального закона, создаются и выдаются удостоверяющими центрами, получившими аккредитацию на соответствие требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (пункт 1 статьи 160 ГК РФ). Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (пункт 1 статьи 53 ГК РФ).

При этом сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.

Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Таким образом, единственное требование закона к лицу, чьей подписью подписывается контракт от имени заказчика, заключается в том, чтобы такое лицо имело право действовать от имени заказчика. Закон не устанавливает условия о том, что таким лицом может быть лишь лицо, сведения о котором указывались в проекте контракта, в преамбуле контракта.

Согласно части 3 статьи 7.32 КоАП РФ нарушение сроков заключения контракта или уклонение от заключения контракта влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере пятидесяти тысяч рублей.

Е. М. Тараненко
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector