Garant-blok.ru

Гарант Блок
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

С 2021го действуют новые сроки хранения документов

Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

  • приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
  • расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
  • журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
  • авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
  • объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
  • кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
  • книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
  • журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:

В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);
  • Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Читать еще:  Когда проводится сквозное проветривание помещений?

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

  • 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
  • до минования надобности;
  • до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы

Перечень сведений, которые следует передавать в архив компании, определен законом 402-ФЗ от 06.12.11. Руководитель предприятия отвечает за наличие учетных регистров, деклараций, первичных форм и отчетов. При расчете сроков хранения нормативный акт предписывает руководствоваться типовыми инструкциями. Так, правовым базисом будет являться приложение к приказу Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10. Отсчитывать период следует с первых чисел января следующего за передачей года.

По длительности нахождения во внутреннем архиве документы делят на несколько групп:

На протяжении всего периода существования юридическое лицо обязано хранить расчеты и акты оценки основных средств. Не ограничены сроки в отношении документальных свидетельств отчуждения имущества, в том числе соглашений о дарении и лизинге. В папках постоянного хранения должны присутствовать локальные регламенты (например, учетная политика).

Не менее 5 лет в архиве организации остаются первичные учетные формы, а также приложения к ним. Хранить необходимо кассовые чеки, журналы, банковские выписки, платежные поручения, акты приемки товаров или нематериальных ценностей, накладные, авансовые отчеты, квитанции. В эту группу включают также хозяйственные договоры краткосрочного характера.

Налоговым законодательством установлена обязанность хранения документов учета на протяжении 4 лет. Норму предписано соблюдать юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом некоторые статьи НК РФ содержат исключения. Так, плательщики налога на прибыль должны иметь в наличии подтверждение убытков в течение всего периода их списания. Аналогичное требование предъявляют к лицам, избравшим УСН (15 %). Не менее 6 лет хранят отчеты по начислению страховых взносов. Условие содержится в статье 23 НК РФ и законе 250-ФЗ от 03.07.16.

Читать еще:  Процедура получения гражданства после вида на жительство

Составление и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.

При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.

Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.

Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Формы зарплатных ведомостей

В документообороте компаний, в штате которых оформлены наемные сотрудники, применяются ведомости различных форм. Для их правильного заполнения и применения следует изучить особенности каждой формы.

Расчетно-платежная Т-49

Данная бухгалтерская документация является и платежной, и расчетной одновременно. Основное назначение документа первичной отчетности заключается в упрощении ведения отчетности на предприятии, поскольку позволяет заполнить только данную ведомость, а не две, по формам Т-53 и Т-51.

Расчеты в документ вносятся на основе табеля учета продолжительности времени работы, составляемого по установленной форме Т-13.

Образец табеля Т-13 скачивайте тут.

Оформлять данный бланк допустимо только в случае выдачи наличных, при этом следует оформить кассовый ордер по форме КО-2.

Документация составляется в день выдачи трудящимся зарплаты в единственном экземпляре, ежемесячно.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Бланк заполняется и подписывается бухгалтером, после чего отдается кассиру. Непосредственно перед выплатой финансовых средств на бланке ставится роспись руководителя, а после выдачи наличных документ возвращают в бухгалтерию. После бухгалтерской проверки в журнал вносится порядковая запись.

На выдачу заработной платы Т-53

Платежная ведомость Т-53 упрощает выплату денежных средств большому количеству сотрудников, позволяет сократить количество оформляемой документации. В данный бланк не вносится количество фактически отработанных сотрудником часов.

В документе обязательно отражаются следующие реквизиты:

  • Номер документа — порядковый номер данной ведомости.
  • Дата — указывается на день формирования.

Во второй части присутствует таблица, которую необходимо заполнить полностью.

Она включает такие графы:

  1. порядковый номер;
  2. указанный в табеле номер, присвоенный сотруднику;
  3. ФИО получающего зарплату;
  4. сумма выплаты в рублях;
  5. роспись трудящегося;
  6. имеющиеся примечания.

Поскольку в документе могут быть сразу несколько листов, все странички в обязательном порядке последовательно пронумеровываются. В нижней части ведомости должна стоять подпись главного бухгалтера, иначе она не будет иметь силы.

Бланк ведомости Т-53 можете скачать здесь бесплатно.

Читать еще:  Самозанятость программа самозанятости в 2021 году

Расчетная ведомость по зарплате Т-51

Бланк заполняется на сотрудников, которые получают выплаты на расчетный счет (банковскую карту). При составлении этой отчетности заполнение прочих бланков, помимо расходно-кассового ордера, не требуется. Данный документ состоит из основной и табличной части.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

В основной указываются:

  • Официальное наименование предприятия — как полное, так и в сокращении.
  • Код ОКПО — прописывается цифровая комбинация, присвоенная компании общественным классификатором.
  • Начисления — указываются суммы, соответствующие различным видам оплаты.
  • Отчетный период — ставятся даты начала и окончания конкретного временного отрезка, в течение которого документ действителен.

Таблица заполняется в таком порядке:

Графа 1 — присвоенный сотруднику порядковый номер.

Графы 2, 3, 4 — сведения, содержащиеся в личной карточке трудящегося.

Графы 5, 6, 7 — данные из табеля учета рабочего времени.

В графах «Начислено за месяц» прописываются все положенные работнику выплаты.

Графа 12 — суммарная итоговая выплата.

В графах «Удержано за месяц» прописываются суммы, которые удерживаются из зарплаты, например, алименты.

Графа 17 — здесь следует указать размер задолженности сотрудника перед работодателем, если таковая имеется.

В графе 18 выводится итоговая сумма, которую трудящийся и получит.

В ведомости Т-51 на каждого трудящегося отводится по одной строчке. Утверждается документация главным бухгалтером — ставится его подпись с обязательной расшифровкой.

Ведомости по форме 21

Бланки 21-ФСС и 21-ПФР необходимы для проведения сверки уплаченных взносов, налогов, пеней и иных отчислений в соответствующие инстанции.

Образец формы 21-ФСС найдете здесь бесплатно.

В документах указываются:

  • период;
  • сведения о внесенных взносах.

Если плательщик согласен с данными сверки, то он подписывает акт. Если же возникают разногласия, то начинается проверка соответствующих органов с целью выяснения возникновения такой ситуации.

Штрафы за нарушение сроков

С октября прошлого года года действуют новые штрафы за неправильное хранение документов. Да, кто-то скажет, что суммы не велики, тем более для целой компании. Но стоит понимать, что прежде всего вы портите репутацию своей организации перед контролирующим органом. Не удивляйтесь, если после случая нарушения вас будут проверять постоянно и дотошно.

Итак, если были выявлены нарушения в сроках хранения документов в организации, то ее руководителю не избежать штрафа в пределах от 500 рублей до 10 000 рублей. ИП придется заплатить сумму до 3 000 рублей, а должностному лицу — до 5 000 рублей. Прежние денежные взыскания не превышали 300 и 500 рублей.

Хранение документов — весьма ответственная работа, которую каждой компании нужно выполнять ответственно, ведь в подобных бумагах хранится важная информация о “жизни” организации, ее сотрудниках, налоговых выплатах и т.д. Скачивайте таблицы и всегда помните сроки хранения, тогда никакие штрафы и проверки не будут вам страшны.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector