Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шпаргалка делопроизводителя 7 главных правил наложения резолюций

Шпаргалка делопроизводителя 7 главных правил наложения резолюций

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Аналогично можно работать и с входящими письмами, если они поступают сразу нескольким специалистам организации. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Письма, адресованные определенному сотруднику, можно найти по параметру фильтрации «Адресат».


Фильтр по адресату

Список адресатов можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из Directum RX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

  • быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
  • сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
  • контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Directum RX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Directum RX упрощает ежедневную работу с документацией:

  • сводит риск потери документов к минимуму;
  • сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
  • ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.
Читать еще:  Расчет среднего тарифного разряда рабочих

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

  • от коллег;
  • от партнеров;
  • от поставщиков;
  • от вышестоящего руководства;
  • от представителей средств массовой информации (СМИ);
  • от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Визирование резолюции

Если резолюцию готовил помощник руководителя, а руководитель только визирует ее, то в папку «На резолюцию» иерархии «| Входящие документы» руководителя будут поступать документы для визирования резолюции (рассмотрения и утверждения созданной резолюции или ее отмены, замены исполнителей, редактирование созданных поручений по резолюции и т.п.). Для визирования резолюции необходимо открыть документ и перейти на закладку «Маршруты»:

Визирование резолюции

У Вас есть возможность изменить поручения по резолюции, добавить или удалить исполнителей по резолюции и т.д. Нажмите Согласен для дальнейшего запуска маршрута (таким образом, выполнив визирования) или НЕ согласен для отмены маршрута (все поручения по маршруту будут принудительно завершены).

Шпаргалка делопроизводителя

ЗАЩИТА ДИПЛОМА (рекомендации)

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.
Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов .
1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2

Главные правила согласования документов:

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства .

Читать еще:  Выбор страховой компании для заключения договора ОСАГО

Виды согласования документов

Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

Начальник финансового отдела

подпись А. Г. Резникова

Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования . разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

Генеральный директор ООО «Свобода»

подпись C. А. Красавин

31 декабря 2013 г.

приказом ОАО «Радость»

от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно» , «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

Техники наложения в зависимости от вида используемой повязки и места ее применения

Техника наложения повязок для разных частей тела отличается и зависит от того, какой вид медицинской повязки используется.

При травмах головы

Какая повязка используется для оказания первой доврачебной помощи при ранении головы? Существует несколько разновидностей:

  • уздечка накладывается на теменную и затылочную часть;
  • чепец и шапочка Гиппократа закрывают всю волосистую часть головы;
  • восьмиобразная монокулярная или бинокулярная повязка используются при ранениях глаз;
  • пращевидную повязку применяют при травмах лицевой части головы.

При ранениях конечностей

При наложении повязок на конечности особенно важно придерживаться правила бинтования по направлению снизу вверх. Этот прием предотвратит скопление венозной крови в неперевязанных частях конечности.

Для бинтования плечевого и бедренного суставов применяется надежная колосовидная повязка. На локтевой и коленный сустав накладывают восьмиобразную повязку. Голень, плечо, предплечье и бедро бинтуют спиралевидным или колосовидным способом.

Читать еще:  Размер МРОТ с 2021 года в России

Какая повязка используется, зависит от степени нагрузки.

Давящая повязка и жгут

Давящую повязку применяют при небольших кровотечениях капиллярного или венозного характера, а также при нарушении целостности небольших артерий. Ее можно оставлять на теле до момента поступления пострадавшего в медицинское учреждение.

Жгут используют при кровотечении из крупных артерий. Он не должен оставаться на теле дольше 1 часа в холодное время года и более 2 часов — в теплые месяцы.

Иммобилизационная шина

При наложении обездвиживающей шинной повязки на конечности следует придерживаться основного правила — захватывать суставы выше и ниже места повреждения, кроме случаев перелома бедра и плеча, когда фиксируется вся конечность в трех точках.

В местах костных выступов шина прокладывается мягким материалом, чтобы предотвратить образование пролежней и потертостей.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Заключение

В статье затронуты только «верхушки айсберга» под названием делопроизводство. Но, опираясь на упомянутый ГОСТ и ОКУД, можно грамотно и правильно оформить необходимый вам документ.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Это только на словах говорится, что существует единый в стране ГОСТ и все документы должны ему соответствовать. На самом деле кто во что горазд. На каждом предприятии каждый придумывает своё делопроизводство и требования к документам. Приведу простой пример, станете устраиваться на работу куда-нибудь и везде дают образец заявления, для написания. Так вот, образцы эти везде разные. Вот вам и ГОСТ по делопроизводству.

Если бы наши госструктуры ещё бы не меняли эти формы чуть не раз в пол года. Особенно, что касается различных форм отчётности, только разберёшься как правильно заполнять и тут новое изменение, опять разбирайся.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector