Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шпаргалка делопроизводителя Как вести протокол Пошаговая инструкция

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Полномочия в «1С: Документооборот»

Полномочия — это готовая подборка ролей с правами на доступ к данным. При наличии большого количества сотрудников с однотипным доступом они позволяют удобно структурировать роли согласно должностным инструкциям.

Для того, чтобы не перенастраивать права на каждого отдельного пользователя, рекомендуется настраивать доступ для подразделения, рабочих групп, ролей. Это избавит от необходимости заново изменять права при увольнении или переводу сотрудника.

В «1С:Документооборот» настроены четырнадцать предопределенных полномочий:

  1. Администратор – полный доступ к любым данным и функциям.
  2. Выполняющие потоковое сканирование – неограниченный доступ ко всем документам.
  3. Делопроизводители – права на работу с входящими и исходящими документами, добавление и изменение дел хранения документов.
  4. Контроль ежедневных отчетов – неограниченный доступ к ежедневным отчетам всех сотрудников.
  5. Контроль задач и бизнес-процессов – неограниченный доступ ко всем задачам и процессам.
  6. Мониторинг процессов – права на работу с показателями процессов.
  7. Ответственные за категоризацию – права на управление общими категориями (добавление/изменение/удаление).
  8. Ответственный за НСИ – неограниченный доступ для ведения всей НСИ по делопроизводству, учету времени, процессам.
  9. Ответственный за ЭДО – базовые права по электронным документам и правилам обмена.
  10. Пользователи – основные полномочия, запуск клиентских приложений, работа с файлами, внутренними документами, задачами, процессами и ведение учета времени.
  11. Работа с входящими и исходящими документами – права на чтение входящих и создание исходящих документов, добавление и изменение контрагентов, доступ к почте.
  12. Руководители подразделений – доступ к задачам, отчетам и записям о трудозатратах подчиненных.
  13. Руководители проектов – добавление и изменение проектов, где текущий пользователь указан руководителем.
  14. Синхронизация данных с другими программами – права на выполнение синхронизации и просмотр ее результатов.

Если необходимо, можно изменить эти полномочия или создать произвольные.

Чтобы назначить роли полномочиям, достаточно установить или снять флажки в списке разрешенных действий.

Полномочия выдаются прямо в карточках пользователей, рабочих групп и подразделений.

Полный список полномочий пользователя и ролей, которые им соответствуют, выводится в отчете Настройки доступа пользователей.

Рассмотрим пример использования ролей для неограниченного чтения данных. Чтобы выдать сотруднику доступ на чтение всех документов, файлов, процессов и задач, необходимо:

  • Создать полномочия «Неограниченное чтение документов, файлов, процессов и задач».
  • Добавить в эти полномочия роли:
    • Чтение внутренних документов без ограничения,
    • Чтение входящих документов без ограничения,
    • Чтение исходящих документов без ограничения,
    • Чтение процессов и задач без ограничения,
    • Чтение файлов без ограничения.
  • Выдать полномочия сотруднику.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Ошибки при установлении контакта

  1. Вторжение в личное пространство. Очень многие люди панически боятся этого. Оптимально находиться в 100-80 см от покупателя — и всё слышно, и у него нет впечатления, что вы вот-вот окажетесь лицом к лицу.
  2. Холодный тон или, наоборот, заискивание в голосе. Лучше изначально выбрать нейтральный дружелюбный тон, а в процессе беседы подстроиться под темп, тембр и громкость голоса клиента.
  3. Слишком много внимания. Если продавец слишком настойчив в своём желании продать что-либо, и, как говорится, жёстко давит на психику, покупатель может принципиально ничего не приобрести и больше вообще не обращаться к услугам компании/магазина.
  4. Говорить больше, чем клиент. Чтобы расположить собеседника к себе, нужно, как минимум, вызвать у него интерес к беседе, вовлечь его в разговор. Помимо техники малого разговора, в этом хорошо помогают открытые вопросы.
Читать еще:  Повторное предъявление исполнительного листа к исполнению

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

  • Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
  • Подавать документы в отдел образования;
  • Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
  • Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
  • Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
  • Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

  • Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
  • Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
  • Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Пошаговая инструкция по открытию бизнеса по грузоперевозкам

Система регистрации

В сфере грузоперевозок многие работают со статусом ИП. Оформить его проще, можно платить фиксированный налог, который не зависит от доходов.

— Сейчас в России меняется система налогообложения для ИП. Кроме того, до недавнего времени клиенты работали с такими подрядчиками часто по серым схемам, оплачивая услуги наличными. Ныне практика уходит в прошлое. Налоговый контроль становится все жестче, бизнес «обеляется», поэтому такие схемы становятся скорее исключением, — рассказывает руководитель отдела транспортно-экспедиционного обслуживания ГК АРИВИСТ Юрий Баранов.

Эксперт отмечает, что заказчики грузоперевозок последнее время меньше хотят работать с индивидуальными предпринимателями. Причина в недоверии к такой форме организации бизнеса.

— Регистрируя ИП, вы серьезно снижаете пул потенциальных клиентов. Да и сама форма регистрации юрлица в виде ООО внушает больше доверия и кажется заказчиком лучшей гарантией, по сравнению с ИП, которого клиенты воспринимают как «частника». При регистрации ООО можно минимизировать личную ответственность самого владельца бизнеса по сравнению с ИП, — отмечает Юрий Баранов.

Из других обязательных инстанций можно отметить необходимость иметь в штате АТП (автопредприятия) сертифицированных специалистов по пожарной безопасности, по безопасности дорожного движения, по транспортной безопасности. Как правило, сотрудников с такими «корочками» берут на должность главного механика. Можно принять в штат специалиста уже с документами. Либо придется брать сотрудников без документов и отправлять их на обучение.

Для организации бизнеса по грузоперевозкам с нуля придется открывать счет в банке.

— Эффективнее всего оформить дистанционное банковское обслуживание, организовать систему электронного документооборота (ЭДО), спрос на который среди клиентов всё выше с каждым днем. Компании стараются уходить от бумажных документов, переходить в электронный формат взаимодействия. Для этого потребуется получать электронную подпись для ЭДО, доступ к банк-клиенту, устанавливать специальное программное обеспечение на компьютеры, — делится собеседник «Комсомолки».

Для функционирования любого автопредприятия обязательным является контроль за движением автомашин, соблюдением режима труда и отдыха водителей. У каждого водителя должна быть действующая карта для цифрового тахографа. По закону каждый грузовик должен быть оборудован таким, иметь сертификат поверки, а самому АТП потребуется специальное программное обеспечение и карта автопредприятия для считывания и хранения информации с тахографов.

  • Чтобы открыть бизнес по грузоперевозкам лучше выбирать форму организации автотранспортного предприятия в виде ООО.

В штат нужно принять специалистов по разным направлениям безопасности. Сотрудников можно обучить с нуля, если отправить их на курсы.

Заведите счет в банке.

  • Начинайте вести электронный документооборот, получите цифровую подпись.
  • Перечень документов

    Подготовить все документы для ООО можно самостоятельно. Это не так уж сложно и по силам любому, кто готов вчитываться в законы. Если же возиться с документами неохото, то можно обратиться в банк или фирму, которая оказывает поддержку бизнесу. В первом случае зарегистрировать юрлицо помогут в обмен на открытие счета, во втором возьмут за свои услуги комиссионные.

    Чтобы открыть ООО требуются:

    • наименование;
    • указать юридический адрес;
    • паспортные данные всех учредителей;
    • определиться с размером уставного капитала (от 10 000 рублей);
    • распределить его доли;
    • выбрать генерального директора.

    При регистрации ООО нужно будет указать коды ОКВЭД — это классификатор, который охватывает практически все сферы бизнеса. Для грузоперевозок подойдет раздел 49.4. Более детально стоит рассмотреть коды:

    • 49.41 — деятельность автогрузового транспорта;
    • 49.41.1 — перевозка грузов спецавтотранспортом;
    • 49.41.3 — аренда грузовиков с водителем;
    • 49.42 — предоставление услуг по перевозкам.
    • 52.10 — если планируете делать склад для грузов.

    Также потребуется создать ООО и сделать два экземпляра. Оплатите госпошлину (4000 рублей) и сохраните квитанцию для подачи документов. Заполните заявление о создании юрлица по форме P11001 — оно есть в интернете на сайте налоговой. В ФНС также нужно предоставить протокол собрания собственников. Свои права на адрес нужно подтвердить копией свидетельства о праве собственности. Если помещение арендуется, то запросите у собственника гарантийное письмо.

    Ответ из ФНС придет в течение пяти дней. Прежде чем начинать работу, стоит заказать фирменную круглую печать.

    Выбор места размещения

    Тренд на удаленку силен как никогда. Но на этапе становления бизнеса по грузоперевозкам ни в коем случае нельзя дистанцироваться от организации работы. Перевести персонал из офиса на дом можно лишь когда предприятие начнет стабильно работать.

    — Сам офис, конечно, нужен. Это место, где вы поставите пару-тройку столов для работы бухгалтера, делопроизводителя, кадровика и директора. Место, где будут вести и хранить кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию. Эту работу нельзя отделить от необходимости присутствовать на автобазе, общаться с водителями, механиком. Поэтому первым делом выберете площадку под автобазу. Она должна быть в транспортной близости от основных маршрутов движения вашего автопарка, чтобы исключить лишние пробеги, затраты на топливо, потерю времени при осуществлении рейсов. А потом уже выбирайте место для офиса – оборудуйте офис либо на самой автобазе, либо в непосредственной близости от нее, — говорит Юрий Баранов.

    • Офис нужен на этапе становления бизнеса. Если позже удастся отстроить стабильную работу, то можно перевести часть сотрудников на удаленку.

  • Немаловажен грамотный выбор локации под автобазу. Придется подумать о логистике, путях подъезда, чтобы минимизировать расходы на топливо и аккумуляцию техники.
  • Читать еще:  Должностная инструкция и обязанности заведующего складом

    Заказ оборудования

    Главным капиталом при открытии бизнеса по грузоперевозкам, станут машины. Прежде стоит определить для своего дела сегмент, в котором хотите работать. После этого начинайте изучать предложения на рынке техники.

    — Изучайте все варианты любыми доступными способами – читайте отзывы в Интернете, задавайте вопросы в профессиональных блогах, спрашивайте рекомендации у знакомых из этой сферы. Говорите с водителями. Изучать вопрос нужно не только с точки зрения начальной цены, но и с точки зрения стоимости эксплуатации, сложности эксплуатации, надежности техники, ее долговечности, — отмечает эксперт.

    Если не брать в расчет покупку автомобилей на старте – то именно эксплуатационные расходы составляют львиную долю всех затрат предприятия. Это и расходы на плановое техобслуживание, и расходы на ремонты, и затраты на топливо, масла, расходники, замену колес и т.д.

    Но и сами грузовые авто стоят прилично. Если нет средств на покупку и оснащение целого автопарка, то самый верный в этом случае вариант – брать технику в лизинг.

    — Сейчас рынок лизинговых предложений развился достаточно широко, чтобы можно было подобрать оптимальный вариант. Лизинг предлагают большинство крупных банков или их дочерние структуры. В деле автодилеры. Запрашивайте просчет в разных местах, выбирайте оптимальное предложение. В этом случае достаточно будет иметь начальный капитал на первый взнос и стартовые лизинговые платежи, — рассказывает руководитель отдела транспортно-экспедиционного обслуживания ГК АРИВИСТ Юрий Баранов.

    Кроме того, по сравнению с другими вариантами, лизинг – это отличный и легальный способ снизить налогооблагаемую базу, получить налоговые вычеты по НДС. Что особенно актуально на этапе становления бизнеса, пока вы не вышли на планируемый и стабильный уровень доходов.

    Вне зависимости от способа получения средств на покупку оборудования – берите заемные средства в той валюте, в которой планируете получать доход. Если будете работать на рынке международных автоперевозок – то можно рассмотреть варианты и в иностранной валюте. Если оказывать услуги по перевозкам на внутрироссийском рынке – только рубли.

    • Самая большая трата при запуске бизнеса по грузоперевозкам — закупка автомобилей. Определитесь с сегментом и начинайте скрупулезный подбор моделей.

    Существенная часть расходов — эксплуатационные. Поэтому чем качественнее будет техника, тем выгоднее она отработает.

    Если стартовый капитал невелик — воспользуйтесь лизингом. С ним можно снизить налоги.

    Читать еще:  Реформация баланса новость от 15012015
  • Кредит на бизнес берите в той валюте, в которой будете получать доход.
  • Покупка расходных материалов

    У техники в сфере грузовых перевозок достаточно большие пробеги. Так что расходные материалы будут нужны регулярно. Это и лампочки, и «дворники» на стекла, и тормозные колодки, диски, фильтры, жидкость стеклоомывателя и многое другое.

    — Самыми качественными будут запчасти официальных производителей техники, однако, они же будут и самыми дорогими. Изучайте варианты покупки запчастей у производителей аналогов, но предельно внимательно оцените качество такой продукции, чтобы экономия в закупочной цене не сказалась на надежности и эксплуатационной долговечности, — говорит наш эксперт.

    Старайтесь закупить наиболее востребованные запчасти заранее, чтобы они были у в наличии для максимально оперативной замены. Совершая оптовые закупки, можно договориться с поставщиком о скидке за объем, что также повысит рентабельность.

    Перед тем, как начать закупать расходники, нужно найти крупных поставщиков с репутацией добросовестных контрагентов. Фирма должна предоставить гарантию на товары, работать официально и принимать оплату безналом и предоставлять закрывающие документы.

    Собеседник советует отобрать двух-трех поставщиков для закупка расходных материалов на грузоперевозки. Так сможете сравнивать качество и надежность поставляемых деталей, а также отпускные цены и другие условия купли-продажи.

    Лучший поставщик сможет отпускать запчасти и другие расходные материалы без предоплаты – это позволит получать запчасти быстрее, а платить за них постфактум. Отдельно проработайте вариант оплаты в рассрочку или с отсрочкой – это также позволит сперва получить деньги с клиентов за оказанные услуги, а потом уже расплатиться с поставщиками запчастей и расходников.

    — Это важный момент, потому что в сфере грузоперевозок действует правило – сперва перевези, потом получи деньги за перевозку. То есть, сперва будете оказывать услугу и тратить средства на ее организацию, а уже потом получите заработанные деньги. Вопрос отсрочки платежей важен, если в наличии нет достаточных оборотных средств, — объясняет Юрий Баранов.

    • Главными расходниками станут детали для автотранспорта. Их предстоит закупить много и часто, поскольку техника постоянно работает. Лучше покупать официальные запчасти, однако, они стоят дорого.

    На складе должны храниться все необходимые детали для оперативной замены. Техника не должна простаивать.

    Выбирайте надежных поставщиков, которые работают открыто, с документами.

  • Договорить о постоплате и рассрочке. Это поможет решить проблему отсутствия оборотных средств.
  • Наем персонала

    Наиболее важная составляющая любого бизнеса. Грузоперевозки с нуля — не исключение. Компетентные, профессиональные, мотивированные сотрудники не только работают качественно, но зачастую могут нивелировать ошибки и огрехи в планировании. Такой специалист справится с непредвиденными вопросами и добьется цели вопреки всем обстоятельствам.

    — Если говорить про водителей – то, в первую очередь обращайте внимание на опыт. Как давно соискатель имеет водительское удостоверение соответствующей категории и работал ли он водителем в этой категории. Если опыт имеется – то обязательно нужно получить справки и рекомендации с предыдущих мест работы. Чем больше прежних работодателей опросите – тем шире и достовернее станет история соискателя. Из этих источников можете почерпнуть информация не только про профессионализм сотрудника, но и про его личностные качества – такие, как конфликтность, уживчивость в коллективе и другие важные характеристики, — советует Юрий Баранов.

    Зачастую лучшим сотрудником оказывается тот, кто имеет большой опыт управления именно такой техникой, на которую вы ищете водителя. В одной и той же категории автомашин — особенно если говорить про большегрузы – очень много разных типов техники. У каждого свои особенности управления и эксплуатации. Сотрудник, который много лет успешно и безаварийно водил автомобилевоз, может оказаться совершенно неподготовленным за рулем фуры-контейнеровоза или бензовоза в силу серьезных отличий при управлении техникой разной направленности.

    Подведём итоги

    В данной статье мы дали полезную информацию для детей, которые интересуются различными профессиональными направлениями, как для личного развития, так и ради выбора будущей деятельности. Теперь вам известно, делопроизводитель кто это такой, какова его роль в компании и чем занимается он там.

    А так же мы выделили основные плюсы и минусы специальности, изучив которые можно смело принимать решение «за» или «против».

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector