Шпаргалка делопроизводителя Положение об отделе

Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место отдела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).
Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
— общие положения — в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должна руководствоваться в своей деятельности;
— основные задачи — данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);
— структура и штат — в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);
— функции — должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;
— взаимоотношения с другими подразделениями — в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;
— обязанности — указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
— права — должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
— ответственность — в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом) после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.
После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй — в отделе кадров (службе управления персоналом).
В крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется положением об архиве организации, которое может выглядеть следующим образом.

Генеральный директор
ОАО «Протектор» П.М. Калугин
29 января 2007 г.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОАО «Протектор»

1. Общие положения

1.1. ОАО «Протектор» (далее — Предприятие) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.

1.2. Документы Предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся на Предприятии.

1.3. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации Предприятие несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.4. На Предприятии для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.5. В своей работе архив Предприятия руководствуется положением об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива Предприятия и настоящим положением.

1.6. Архив Предприятия работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

— законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и друих структурных подразделений Предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;

— служебные и ведомственные издания;

— научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива, который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архиве Предприятия. Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели (если описи дел сложны по структуре и содержанию, то к ним составляются указатели. Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел), исторические справки (в них содержится информация о создателе архива, о самом архиве и характеристики документов, хранящихся в архиве). Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

— комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

— учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

— подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Предприятия.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

— принимает (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений Предприятия;

— разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

— составляет и представляет (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Предприятия;

— осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

— создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

— организует использование документов (информирует руководство и сотрудников Предприятия о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера);

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

— проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

— участвует в работе ЭК Предприятия;

— контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

— участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства Предприятия;

— ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

— подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

— контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях Предприятия;

— запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Архив несет ответственность за:

— сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации;

— правильность оформления документации;

— своевременную передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

Зав. архивом Подпись М. С. Татищева

«Настольная книга кадровика» (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).

Консультация эксперта системы КонсультантПлюс

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Структура Положения

Вам также будет интересно:

Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:

1. Основные определения и термины, которые используются в документе.
2. Общие положения.
3. Принципы организации документооборота.
4. Потоки документов в организации.
5. Порядок организации документооборота (обычно включает в себя несколько подразделов, например, “Процедуры документооборота и стадии обработки информации”, “Прием и обработка документации”, “Регистрация входящей корреспонденции”, “Рассмотрение и исполнение документов” и другие).
6. Особенности работы с иностранной документацией.
7. Правила хранения документов.
8. Электронный документооборот.

Положение о кадровой службе

Положение является локальным нормативным актом. В положение о кадровой службе целесообразно включить следующие разделы:

• положения общего характера (цели создания отдела и др.);
• структура кадровой службы (должности, которые входят в отдел, кому подчиняются работники отдела и др.);
• основные задачи отдела кадров;
• функции, которые выполняет отдел кадров в организации;
• права и обязанности сотрудников отдела;
• ответственность кадровой службы.

Независимо от количества сотрудников, отдел кадров создается и ликвидируется приказом генерального директора (руководителя) компании. Он же назначает руководителя кадрового отдела, которому подчиняются работники подразделения. Как уже говорилось выше, количество специалистов, которое будет трудиться в отделе кадров, остается на усмотрение работодателя. Чем больше организация – тем больше объем работы у отдела кадров, следовательно, тем больше число сотрудников, которые трудятся в данном отделе.

Положение об отделе кадров (образецдокумента мы приведем в конце статьи) обязательно содержит задачи, которые поставлены перед кадровой службой, в т.ч.:

• Поиск, подбор квалифицированного персонала для работы в организации;
• Ведение кадрового делопроизводства (оформление сотрудников на работу, оформление отпусков, увольнений, ведение учета отработанного времени и т.д.);
• Организация и проведение аттестации работников;
• Разработка, реализация кадровой политики компании и др.

В процессе своей деятельности отдел кадров часто взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию кадровой службой предоставляются документы для начисления заработной платы, отпускных, премий и т.д. Служба безопасности организации может тесно взаимодействовать с отделом кадров при трудоустройстве сотрудников на определенные позиции в компании. Руководители других подразделений могут обращаться с вопросами о подборе сотрудников, учете рабочего времени и т.д. Информацию о взаимодействии кадрового отдела с другими структурными подразделениямитакже необходимо отразить в положении об отделе кадров.

Имеет ли какие-либо особенности положение об отделе кадров государственного бюджетного учреждения? В целом, документ будет включать те же разделы, что и положение об отделе кадров любой другой организации. Однако содержание документа может меняться в зависимости от специфики деятельности компании. Так, функции отдела кадров госуниверситета могут иметь особенности, отличные от функций отдела кадров аутсорсинговой фирмы или иной коммерческойорганизации.

Положение о кадровой службе (образец скачать)

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

главного специалиста по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

• законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• методическими материалами по соответствующим вопросам;
• уставом организации;
• приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
• правилами внутреннего распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

• правовое обеспечение деятельности компании;
• архивное дело;
• структуру и руководящий состав организации;
• единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

3. Права

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

ГОСТы по делопроизводству 2021

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Подводим итоги

• Наличие в организации положения об отделе кадров (отделе персонала, кадровой службы и т. д.) способствует структурированию, оптимальному распределению сил, обязанностей, взаимосвязей кадровых работников.
• На государственном уровне требований к содержимому и оформлению положения нет. При разработке проекта положения проконсультируйтесь с кадровиками, юристами, руководителем компании.
• Утвердите положение либо грифом «Утверждаю», либо изданием приказа об утверждении (введении) положения.
• Ознакомьте с положением кадровиков.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Оценка статьи:

Загрузка...