Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Службова записка – призначення і приклад написання

За своїм призначенням, службова записка — це інформаційне повідомлення, адресоване співробітникам свого або інших відділів, керівництву відділів, фірми, підрозділів, філій. Список тем, що висвітлюватимуться в таких документах, досить широкий. У службових записках інформується про основні події в житті компанії, про виконання поточних робіт, що склалися нестандартних ситуаціях, містяться скарги і шляхи вирішення різноманітних виробничих проблем.

Основна мета такого роду спілкування — узгодження різних робочих питань в тих випадках, коли усне рішення неможливо з яких-небудь причин. Службова записка може використовуватися і керівництвом для складання розпоряджень, які, на відміну від наказів, мають більш неформальний характер.

Приклад службової записки

Бланк службового листа

Службові листи пишуть на фірмових бланках організації, спеціально розроблених для цього виду кореспонденції. Причому в держ. структурах їх форму розробляє і затверджує спеціальна служба, а в приватних і невеликих компаніях – діловод і стверджує директор.

В обов’язковому порядку на бланку службового листа покладається вказати наступні реквізити:

  • Назва компанії (організації, фірми),
  • Відділ, куди надсилається службовий лист,
  • Посаду виконуючого особи, його ПІБ,
  • Адреса одержувача,
  • Дата, вихідний номер листа, а якщо це лист-відповідь, то і номери та дати документів, на які пишуть відповідь,
  • Заголовок, написане однією фразою. Якщо ж лист короткий, то заголовок не вимагається.

Проставлені на службовому листі відмітки про виконання, резолюції, підписи керівництва також належать до числа реквізитів листа.

Реквізити «вихідний і вхідний номер документа» фіксуються у журналах вихідної і вхідної кореспонденції.

Як правило, бланком службового листа є лист формату А4 та реквізити розташовують у верхньому куті. Посередині бланка реквізити розташовують рідше, в основному, таку форму використовують держустанови. Для листів з невеликим обсягом тексту (не перевищує 8 рядків) допускається формат А5.

Відео: Службова записка приклад СЕД bb workspace

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення і з загальними вказівками з написання різного роду записок (докладний, службової, пояснювальній).

Читать еще:  Проводки по задолженности покупателей и поставщиков 2021

Ідеальний варіант — поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання і / або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких в значній мірі комп`ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступної по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Як пишеться службова записка

До того, як писати службову записку, необхідно визначитися, яке її призначення. Цей вид документів складається з наступними цілями:

  • щоб ініціювати прийняття будь-якого рішення адресатом;
  • повідомити інформацію, яка може входити в коло його службових та виробничих інтересів;
  • відзвітувати про здобуту раніше завданні, виконане доручення.

Тому текстовий зміст буде визначатися призначенням службової записки. У загальному випадку її структура може складатися з трьох логічно пов’язаних між собою смислових блоків.

Перший містить стислий виклад фактів і причин, що спонукали автора скласти службову записку. Другий – аналіз цих фактів і причин, тих наслідків, які вони можуть мати. Цей смисловий блок не відноситься до обов’язкових розділів і в деяких випадках його можна пропустити. Третій – конкретні висновки і пропозиції, прохання і спонукання до прийняття будь-яких дій, що ґрунтуються на розумінні сказаного вище.

Змістовна частина при оформленні службової записки пишеться від першої особи в однині. Текст повинен бути коротким і ємним, з використанням штампів і, при необхідності, спеціальних термінів. Виключено вживання привітань, побажань, запевнень в повазі та інших не мають безпосереднього відношення до суті смислових вставок. Завершальна, третя частина змісту повинна починатися словами: «Прошу Вас …», «Вважаю за необхідне (за доцільне) …», «На підставі вищесказаного пропоную …».

Як правильно оформити службову записку

Починається документ з найменування організації і даних людини, якій вона призначається, далі вказуються власні дані. Слова «Службова записка» пишуться посередині. Далі з нового рядка починається текст. Як було зазначено раніше, він пишеться в довільній формі. Наприкінці вказується дата і ставиться підпис з розшифровкою.

Читать еще:  Воинский учет стенд 2021 год

Якщо текст службової записки великий, його поділяють на кілька абзаців. У першому з них йде опис проблеми. У другому викладається сама прохання. У разі якщо прохання колективна, в третьому абзаці можна вказати відділ і прізвища тих працівників, які її написали. У цьому випадку підпис на службовій записці ставиться начальником відділу. Окремо можна прикласти листок з підписом всіх працівників.

Службова записка пишеться на аркуші формату А4, як і будь-яка заява. Підпис має бути власноручним, а не факсимільного. Також бажано службову записку оформити зі своїм порядковим номером і датою її складання. Її можна надрукувати і на комп`ютері, але навіть в цьому випадку підпис має бути особистою.

Призначення службової записки

Службова записка відноситься до інформаційно-довідкових документів, використовується для обміну інформацією між працівниками або структурними підрозділами великої компанії.

У документі може викладатися:

  • Прохання: «Прошу купити нову мікрохвильову піч, так як стара перестала працювати і ремонту не підлягає», «Прошу внести виправлення на офіційному сайті компанії, де невірно вказано склад працівників відділу постачання готової продукції. Клименко Ірина не працює в компанії з 2008 року ».
  • Повідомлення: «Повідомляємо, що з 05.12.2016 зразки всіх електронних документів компанії доступні на диску Е, в розділі« Бланки, форми, зразки »», «Так як в загальному відділі несправне МФУ, роздруківка всіх документів проводиться у відділі бухгалтерії».
  • Узгодження певних дій: «Вношу пропозицію: використовувати для роздруківки службових документів тільки офісний папір« Сніжинка »».

Інформація в службовій записці є тільки ознайомчої, в ній не викладаються накази і розпорядження. Документ є допоміжним і в дрібних організаціях (наприклад, що складаються з одного відділу) не використовується.

Не завжди усно передана інформація доходить до працівника, як приклад, можна розглянути таку ситуацію:

Читать еще:  Статья 48 ТК РФ Действие соглашения

На підприємстві ввели чіп-карти для оплати палива. Начальник відділу бухгалтерії усно повідомив начальника експрес-доставки про необхідність повідомити службовцям правила користування чіпами. Начальник експрес-доставки забув про це, в результаті один із співробітників використовував чіп-карту в особистих цілях, перевищив ліміт палива і приніс збиток компанії. Якби начальник бухгалтерії подав службову записку начальнику експрес-доставки, такій ситуації можна було б уникнути.

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади

Якщо перевірка на роботі виявила порушення, уникнути пояснень у письмовому вигляді не вдасться. А от залишитися безкарним можна, тільки в тому випадку, якщо такі порушення були виявлені вперше, а сам працівник користується довірою і повагою.

У будь-якому випадку, в пояснювальній потрібно покаятися і пообіцяти, що в майбутньому порушення будуть виправлені і більше ніколи не повторяться.

Однак якщо порушення були виявлені не вперше, сподіватися нема на що – заслужене покарання не змусить себе довго чекати, незалежно від того, що написано у записці.

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади

Написати пояснювальну записку зовсім не складно, тим більше, що якась особлива форма для неї не потрібно. Але достовірність і стислість тексту, щирість, акуратність листи і відсутність граматичних помилок можуть допомогти уникнути покарання або пом’якшити його.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector